Акт на списание спецодежды: образец. Причины списания спецодежды
Акт на списание спецодежды является важным документом, оформляемым в строгом соответствии с установленными требованиями. В нем указываются наименования и количество единиц списываемой рабочей одежды, дата составления, причины списания, а также состав комиссии, проводящей списание. Акт составляется, когда спецодежда приходит в негодность и не может более использоваться по назначению из-за истечения сроков носки, поломок, неустранимых загрязнений и других причин. Он является первичным документом, служащим основанием для отражения списания спецодежды в бухучете организации. Правильное оформление акта на списание обеспечивает контроль за использованием и движением спецодежды.
Порядок оформления акта на списание спецодежды
Акт на списание спецодежды является одним из основных документов, необходимых для корректного списания спецодежды. Данный документ оформляется комиссией, в состав которой входят представители администрации организации, бухгалтерии, службы охраны труда и других подразделений.
Согласно приказ 997н, акт на списание спецодежды должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- название документа;
- дата составления;
- наименование организации;
- состав комиссии;
- основание для списания (приказ, распоряжение);
- перечень подлежащей списанию спецодежды с указанием количества;
- причины, по которым спецодежда списывается (например, по причине износа);
- подписи членов комиссии.
Важно, чтобы в акте были перечислены конкретные наименования и количество единиц спецодежды. Например: "Комбинезон хлопчатобумажный - 3 шт.", "Перчатки диэлектрические - 5 пар" и т.д.
Причины списания спецодежды
Существует несколько основных причин, по которым спецодежда может быть списана:
- Истечение сроков носки и эксплуатации
- Механические повреждения (разрывы, проколы, потеря формы и др.)
- Неустранимые загрязнения
- Потеря защитных и эксплуатационных свойств
- Изменение норм выдачи
- Смена форменной одежды
Как правило, основной причиной является истечение сроков носки, которые регламентируются отраслевыми нормами. Например, для хлопчатобумажного полукомбинезона рабочего этот срок может составлять 9-12 месяцев.
Порядок утилизации списанной спецодежды
Списанная спецодежда подлежит обязательной утилизации. Существуют следующие способы ее утилизации:
- Сжигание (при наличии соответствующего разрешения)
- Захоронение на полигоне
- Переработка во вторичное сырье
- Использование на хозяйственные нужды (ветошь, обтирочный материал)
Наиболее экологичным способом является переработка во вторичное сырье. Однако это возможно далеко не для всех видов спецодежды.
Утилизация должна производиться строго по акту, чтобы исключить возможность нецелевого использования списанной спецодежды.
Ответственность за нарушение порядка учета и списания спецодежды
Руководитель организации несет персональную ответственность за соблюдение порядка учета, выдачи, списания, хранения и утилизации спецодежды.
За нарушение требований по охране труда, в том числе связанных со спецодеждой, Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрен штраф:
- Для должностных лиц - от 2 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.
Кроме того, в случае необеспечения работников спецодеждой или ее несвоевременного списания, что повлекло за собой несчастный случай на производстве, возможно привлечение к уголовной ответственности по статье 143 УК РФ.
Пример оформления акта на списание спецодежды
Рассмотрим конкретный акт списания спецодежды пришедшей в негодность образец на примере списания 5 комплектов хлопчатобумажных полукомбинезонов:
АКТ No 12 на списание спецодежды, пришедшей в негодность
г. Москва "15" мая 2022 г.
Комиссия в составе:
Председатель комиссии - Иванов И.И.
Члены комиссии - Петров П.П. Сидоров С.С.составила настоящий акт на списание спецодежды:
No п/п Наименование Количество 1 Полукомбинезон хлопчатобумажный 5 шт. Основание: Приказ No 58 от 12.05.2022 г. "О списании спецодежды".
Причина списания: истечение сроков носки спецодежды.
Председатель комиссии: Иванов И.И.
Члены комиссии: Петров П.П. Сидоров С.С.
Данный акт утверждается руководителем организации и служит основанием для списания спецодежды с баланса организации.
Требования к оформлению акта на списание спецодежды
Акт на списание спецодежды оформляется на стандартных листах формата А4. Реквизиты акта заполняются разборчиво от руки или с использованием технических средств. Все поля и строки акта должны быть заполнены. Не допускаются подчистки и исправления. Акт подписывается всеми членами комиссии с расшифровкой подписей. Акт комплектуется приложениями, если требуется детализация сведений, указанных в акте. Например, может прилагаться реестр или ведомость списываемой спецодежды.
Порядок утверждения и регистрации акта на списание спецодежды
После составления акт на списание спецодежды подлежит утверждению руководителем организации. Утверждение оформляется подписью руководителя и печатью организации на титульном листе акта. Утвержденный акт регистрируется в журнале учета актов на списание. Присвоенный номер фиксируется на титульном листе акта. Акт является основанием для отражения операции по списанию спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете.
Сроки и порядок хранения акта на списание спецодежды
Акты на списание спецодежды относятся к первичным учетным документам и подлежат хранению в течение сроков, установленных в "приказе 997н". Как правило, акты хранятся в бухгалтерии организации в течение 5 лет с момента годовой отчетности, к которой они относятся. По истечении сроков хранения акты на списание спецодежды подлежат уничтожению в установленном в организации порядке.
Особенности оформления акта на списание спецодежды при аварии или ЧС
В случае гибели или повреждения спецодежды при аварии, стихийном бедствии или других чрезвычайных обстоятельствах, составляется акт особой формы. В акте указываются обстоятельства произошедшего (авария, пожар, наводнение и пр.), в результате которых произошла утрата или порча имущества. К акту может прилагаться фото- или видеофиксация поврежденного имущества. Акт подписывается представителями служб и ведомств, фиксировавших событие.
Налоговые последствия списания спецодежды
Стоимость спецодежды, списанной по акту, исключается из налоговой базы по налогу на прибыль. Также списание учитывается при расчете налога на имущество. Если списанная спецодежда была получена организацией безвозмездно или была бывшей в употреблении, то ее списание не влечет никаких налоговых последствий. НДС с первоначальной стоимости спецодежды, ранее принятый к вычету, подлежит восстановлению в бюджет.
Порядок внесения исправлений в акт на списание спецодежды
Если после составления акта на списание спецодежды были обнаружены ошибки или неточности, в него могут быть внесены исправления. Исправления вносятся путем составления нового акта за тем же номером и с полным перечислением спецодежды, а в графе "примечание" указывается, что данный акт составлен взамен предыдущего акта от указанной даты. Либо может быть составлена справка об изменении, которая регистрируется и прилагается к первоначальному акту.
Способы предупреждения ошибок при заполнении акта на списание спецодежды
Чтобы избежать ошибок при составлении акта на списание спецодежды, рекомендуется:
- Использовать утвержденные формы и образцы для заполнения акта;
- Тщательно проверять реквизиты перед подписанием акта;
- Сверять данные со складским учетом и первичными документами;
- Привлекать к составлению акта опытных сотрудников.
Контроль правильности заполнения актов позволит избежать ошибок и неточностей, которые могут привести к нарушениям в учете.
Особенности электронного документооборота актов на списание спецодежды
В условиях электронного документооборота акт на списание спецодежды может быть составлен и подписан в электронном виде. Для этого используются системы электронного документооборота, порталы госуслуг, усиленная квалифицированная электронная подпись. Электронные акты имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. При необходимости электронный акт можно распечатать на бумажном носителе.
Особенности списания импортной спецодежды
При списании спецодежды, закупленной за рубежом, в акте дополнительно указываются:
- Страна-производитель;
- Наименование и адрес иностранного поставщика;
- Таможенные реквизиты (номер декларации на товары, дата оформления).
К акту прикладываются копии грузовой таможенной декларации и паспорта сделки. Это необходимо для налогового учета.
Признание акта на списание спецодежды недействительным
Образец акта на списание спецодежды может быть признан недействительным, если:
- Акт составлен с нарушением установленных требований;
- Установлена недостоверность содержащихся в нем данных;
- Акт не был утвержден руководителем организации.
В случае признания акта недействительным составляется новый акт в соответствии с установленным порядком.