Личная карточка СИЗ: правила ведения и хранения

Личная карточка СИЗ является одним из важнейших документов, регламентирующих порядок учета и контроля за выдачей средств индивидуальной защиты на предприятии. Правильное заполнение и ведение личной карточки СИЗ позволяет обеспечить соблюдение норм выдачи СИЗ, гарантировать безопасные условия труда работников и избежать нарушений трудового законодательства.

Рассмотрим основные правила по ведению и хранению личных карточек учета выдачи СИЗ.

Порядок заполнения личной карточки СИЗ

Личная карточка СИЗ заполняется ответственным специалистом по охране труда или лицом, ответственным за учет и выдачу СИЗ. Информация в карточку вносится на основании приказа о назначении средств индивидуальной защиты и с учетом результатов специальной оценки условий труда.

В личной карточке указываются:

• ФИО работника;
• Его должность;
• Наименование структурного подразделения;
• Дата поступления на работу;
• Дата проведения вводного инструктажа по охране труда;
• Результаты проведения медосмотра.

Далее в карточке перечисляются положенные работнику СИЗ с указанием сроков носки. Регистрируются даты фактической выдачи СИЗ работнику и даты сдачи им пришедших в негодность СИЗ.

Порядок ведения личных карточек СИЗ

Личные карточки выдачи СИЗ должны вестись ответственными лицами на каждого работника организации. Карточки заполняются своевременно, при выдаче очередной партии СИЗ.

В конце календарного года в карточках подводятся итоги по количеству фактически полученных работником СИЗ. При обнаружении расхождений с нормами выдачи проводится служебное расследование.

Требования к хранению личных карточек СИЗ

Заполненные личные карточки СИЗ должны храниться в специально отведенном месте под ответственность специалиста по охране труда или иного лица, на которое возложены эти обязанности.

Доступ к личным карточкам должны иметь только лица, имеющие непосредственное отношение к их заполнению и обработке. Не допускается передача карточек третьим лицам.

Срок хранения заполненных личных карточек устанавливается в соответствии с номенклатурой дел организации, но не менее 3 лет.

Ответственность за нарушение правил ведения и хранения личных карточек СИЗ

Нарушение порядка заполнения, ведения и хранения личных карточек СИЗ может повлечь административную ответственность для должностных лиц в виде штрафа.

Кроме того, ненадлежащее ведение учета выдачи СИЗ способно привести к необеспеченности работников необходимыми средствами защиты и повышенному травматизму.

Таким образом, правильное оформление личных карточек СИЗ и контроль за их ведением является важной задачей в сфере обеспечения безопасных условий труда на предприятии.

Рекомендации по оформлению личных карточек СИЗ

Личные карточки учета выдачи СИЗ рекомендуется оформлять в виде таблицы. Это позволяет четко структурировать информацию и обеспечить удобство заполнения.

В шапке таблицы указываются наименование организации, подразделения, ФИО и должность работника. Далее рекомендуется предусмотреть следующие графы:

• Наименование СИЗ
• Единица измерения (шт, пара и т.д.)
• Норма выдачи на год
• Срок носки
• Количество выданных СИЗ
• Дата фактической выдачи
• Дата сдачи пришедших в негодность СИЗ
• Подпись получившего СИЗ

Такая форма позволяет систематизировать информацию для удобства ее последующей обработки и анализа.

Автоматизация учета выдачи СИЗ

Для упрощения процессов учета выдачи СИЗ целесообразно использовать специализированные программные продукты. Это позволяет минимизировать ручной труд, повысить оперативность обработки данных и снизить вероятность ошибок.

Программы для автоматизации учета СИЗ должны предусматривать ведение баз данных работников, номенклатуры и норм выдачи СИЗ, формирование отчетов. Желательна интеграция с 1С, кадровыми программами.

Особенности учета выданных дежурных СИЗ

Наряду с индивидуальными СИЗ, закрепленными за конкретными работниками, на предприятии могут использоваться дежурные СИЗ коллективного пользования.

Для таких СИЗ целесообразно завести отдельные карточки учета, в которых будут фиксироваться даты выдачи СИЗ и их возврата после завершения работ.

Ревизия наличия личных карточек СИЗ

Для контроля за ведением личных карточек СИЗ рекомендуется периодически проводить их ревизию.

В ходе ревизии проверяется наличие личных карточек на каждого работника организации, правильность и своевременность их заполнения. По результатам составляется акт.

Отчетность по учету и выдаче СИЗ

На основании данных личных карточек СИЗ формируется отчетность о выдаче средств защиты, которая предоставляется руководству организации и контролирующим органам.

В отчете анализируются объемы выданных СИЗ, динамика по сравнению с предыдущими периодами, расхождения с установленными нормами. По результатам разрабатываются корректирующие мероприятия.

Обучение ответственных за учет и выдачу СИЗ

Для исключения ошибок при заполнении личных карточек СИЗ необходимо проводить обучение ответственных за их ведение сотрудников.

Обучение должно охватывать изучение требований нормативных документов в сфере учета и выдачи СИЗ, порядка заполнения учетных форм, особенностей документооборота.

Эффективной формой обучения являются семинары, в ходе которых отрабатываются практические навыки работы с личными карточками СИЗ.

Внесение изменений в личные карточки СИЗ

При изменении условий труда работников, а также установленных норм выдачи СИЗ в личные карточки должны своевременно вноситься соответствующие корректировки.

Все изменения в ранее заполненные карточки производятся на основании соответствующих приказов, актов специальной оценки условий труда.

Учет профессиональных заболеваний при выдаче СИЗ

При выдаче СИЗ необходимо учитывать наличие у работников профессиональных заболеваний.

Для таких работников могут устанавливаться повышенные нормы обеспечения средствами защиты или особые требования к их параметрам.

Контроль правильности применения СИЗ работниками

Наряду с учетом выдачи СИЗ, необходим контроль за правильностью их применения работниками непосредственно на рабочих местах.

Такой контроль позволяет выявить случаи неиспользования выданных СИЗ и принять меры по повышению трудовой дисциплины.

Отчет о выполнении мероприятий по улучшению учета СИЗ

По результатам анализа процессов учета и выдачи СИЗ разрабатывается перечень мероприятий по их улучшению.

Выполнение этих мероприятий также необходимо контролировать. Информация о ходе выполнения включается в итоговый отчет.

Порядок списания и утилизации пришедших в негодность СИЗ

СИЗ, пришедшие в негодность, подлежат списанию и уничтожению в установленном порядке.

Для оформления списания работник должен сдать непригодные к использованию СИЗ в соответствующую службу, получив подтверждение в личной карточке.

Списанные СИЗ включаются в акт о списании основных средств. Далее проводится их уничтожение с соблюдением экологических норм и правил.