Основные признаки официального документа и его свойства

Документ - это основной инструмент для фиксации, хранения и передачи информации. У любого документа есть ряд общих признаков и свойств, которые позволяют отличить его от других объектов.

Признак документа — это показатель (параметр, атрибут), по которому можно определить тот или иной предмет как документ.

Признаки документа подразделяют на внешние и внутренние. Внешние признаки отображают форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (реквизиты). К внутренним признакам документа относятся его язык, стиль, юридическая и управляющая силы.

Признаки официального или нормативного документа являются важнейшими характеристиками, позволяющими идентифицировать объект как документ. Рассмотрим основные из них:

1. Наличие информации

Любой документ в обязательном порядке содержит некую информацию. Это может быть текст, изображение, схема, чертеж, таблица данных и т.д. Без информационного наполнения объект не может считаться документом.

2. Материальный носитель

Документ всегда имеет какой-либо материальный носитель, на котором информация зафиксирована. Это может быть бумага, фотопленка, магнитный диск, оптический диск и другие цифровые и аналоговые носители. Документ не может существовать в виде абстрактного понятия без материальной основы.

3. Структурированность информации

Информация в документе структурирована определенным образом в соответствии с назначением и форматом документа. Могут использоваться заголовки, разделы, абзацы, списки, таблицы, графики и другие способы структуризации. Хаотичное скопление данных документом не является.

4. Признаки юридической значимости

Признаки юридических документов включают в себя такие характеристики, как подписи, печати, штампы, регистрационные номера и другие реквизиты. Они придают документу официальный статус и юридическую силу. Не все документы обладают такими признаками.

5. Способность к воспроизведению

Документ должен позволять воспроизвести зафиксированную в нем информацию с помощью определенных технических средств. Например, текст можно прочитать, изображение рассмотреть, аудиофайл прослушать. Если информацию невозможно воспроизвести, объект теряет свойства документа.

Помимо общих признаков, существуют и специфические свойства, характерные для отдельных видов документов по признакам. Рассмотрим некоторые из них:

Признаки официального документа:

• Наличие установленной формы
• Стандартизированное содержание
• Оформление на бланке организации
• Наличие обязательных реквизитов (номер, дата, подпись и т.д.)

Признаки нормативного документа:

• Закрепление общеобязательных правил, норм
• Утверждение компетентным органом
• Опубликование и обнародование
• Юридическая сила на подведомственной территории или для определенного круга лиц

Признаки подделки документов:

• Несоответствие формы установленному образцу
• Отсутствие отдельных обязательных реквизитов
• Несоответствие шрифтов, форматирования
• Орфографические и грамматические ошибки
• Неправильное сканирование или копирование подлинника
• Исправления, подчистки, следы вмешательства

Таким образом, наличие общих и специальных признаков позволяет отличить документ от других объектов, определить его вид и назначение. Признаки документа являются ключом к пониманию его сущности и свойств. Знание этих признаков важно как для создателей документов, так и для лиц, работающих с ними.

Типы документов

Помимо общих признаков, документы можно классифицировать на типы в зависимости от ряда критериев. Рассмотрим основные из них.

По способу документирования информации:

• Текстовые
• Графические
• Видео
• Аудио
• Мультимедийные

По степени стандартизации:

• Стандартные
• Нестандартные

Классификации документов по степени сложности:

• Простые
• Сложные
• Особо сложные

По месту создания:

• Внутренние
• Входящие
• Исходящие

По юридической силе:

• Нормативные
• Распорядительные
• Информационно-справочные

По срокам хранения:

• Постоянного хранения
• Долговременного хранения (свыше 10 лет)
• Временного хранения (до 10 лет)

Данные критерии позволяют классифицировать документы на типы и виды в зависимости от их особенностей и назначения. Это важно для организации работы с ними, их учета и хранения.

Создание документа

Процесс создания документа включает в себя ряд этапов, начиная с определения цели и заканчивая оформлением.

Определение цели документа

На этом этапе определяется, для чего создается документ, какую информацию он должен содержать, кому и для чего он предназначен.

Сбор необходимой информации

Собираются факты, данные, сведения, которые будут использованы при создании документа. Проводится анализ и обработка информации.

Подготовка черновика

Составляется предварительный вариант текста, схем, таблиц и других элементов документа на черновике.

Редактирование

Черновик дорабатывается: исправляются ошибки, уточняется информация, оптимизируется структура.

Оформление

Документу придается окончательный вид в соответствии со стандартами: добавляются необходимые реквизиты, элементы оформления.

Соблюдение перечисленных этапов позволяет создать качественный документ, соответствующий его целям и назначению.

Хранение документов

Хранение документов - важный процесс, обеспечивающий их сохранность и доступность.

Систематизация документов

Документы группируются по определенным признакам: автор, дата, вид, тема и т.д. Это облегчает их поиск.

Размещение документов

Документы размещаются на стеллажах, в папках, коробках в соответствии с принятой системой хранения.

Обеспечение физической сохранности

Создаются оптимальные условия хранения: температурный и влажностный режимы, защита от повреждений.

Контроль состояния документов

Периодически проверяется физическое состояние документов и условия их хранения.

Соблюдение сроков хранения

Документы хранятся в соответствии с установленными сроками, по истечении которых принимается решение об их уничтожении или передаче на архивное хранение.

Правильная организация хранения обеспечивает оперативный доступ к документам и сохранность информации.

Уничтожение документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения - важная часть документооборота.

Подготовка к уничтожению

Составляются списки документов, подлежащих уничтожению. Проводится экспертиза их ценности. Оформляется необходимая документация.

Методы уничтожения

Используются методы, исключающие возможность восстановления информации: измельчение, сжигание, химическое разложение.

Сроки уничтожения

Документы уничтожаются только по истечении установленных сроков хранения в соответствии с перечнями документов.

Оформление факта уничтожения

Составляются акты о выделении документов к уничтожению и об их фактическом уничтожении.

Утилизация носителей

Утилизируются освободившиеся материальные носители информации.

Грамотно организованное уничтожение документов позволяет оптимизировать объемы хранения при обеспечении правовых и этических норм.

Электронный документооборот

Внедрение информационных технологий привело к переходу на электронный документооборот.

Создание электронных документов

Документы изначально создаются в электронном виде с использованием компьютеров и других цифровых устройств.

Электронный обмен документами

Документы передаются между участниками процесса в электронном виде по сетям связи.

Электронное хранение

Документы размещаются в электронных архивах на жестких дисках, лентах, оптических дисках.

Электронная обработка

Документы обрабатываются в автоматизированных системах: регистрация, поиск, анализ.

Информационная безопасность

Внедряются средства защиты электронных документов от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот повышает эффективность работы с документами на всех этапах.

Работа с документами

Эффективная работа с документами требует соблюдения определенных правил на всех этапах.

Подготовка документов

Документ готовится в соответствии с установленными требованиями к его реквизитам и форме.

Согласование и утверждение

Документ проходит согласование и утверждение в установленном порядке.

Регистрация

Документ регистрируется в системе документооборота с присвоением реквизитов.

Контроль исполнения

Осуществляется контроль прохождения документа на всех этапах работы с ним.

Обработка и хранение

По завершении работы документ проходит обработку и помещается на хранение.

Следование регламенту на каждом этапе позволяет оптимизировать работу с документами.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности - важнейший этап работы с документами.

Определение ценности документа

Устанавливается историческая, научная, практическая, культурная и другая ценность документа.

Критерии оценки

Ценность определяется на основе таких критериев как содержание, уникальность, вид документа, степень сохранности.

Экспертная комиссия

Экспертизу проводят специалисты соответствующей квалификации, обладающие необходимыми знаниями.

Порядок проведения экспертизы

Работа осуществляется в соответствии с установленным регламентом и методиками.

Итоговое заключение

По результатам экспертизы принимается решение о сроках хранения документа.

Качественная экспертиза позволяет оптимизировать состав документального фонда организации.

Делопроизводство

Делопроизводство - комплекс работ по документированию и организации работы с документами.

Документирование

Фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Организация движения документов

Управление потоками документов на всех этапах работы.

Контроль исполнения

Обеспечение своевременного исполнения документов.

Оперативное хранение

Хранение документов в процессе работы с ними.

Справочно-информационная работа

Предоставление документной информации по запросам.

Качественное делопроизводство - основа эффективной работы с документами.

Юридическая сила документа

Некоторые документы обладают юридической силой.

Нормативные акты

Законы, подзаконные акты регулируют общественные отношения.

Правоустанавливающие документы

Документы, фиксирующие возникновение, изменение или прекращение прав.

Правоподтверждающие документы

Документы, служащие доказательством наличия и объема прав.

Документы правоприменения

Документы, санкционирующие реализацию норм права.

Процессуальные документы

Документы, оформляющие юридический процесс.

Юридическая сила обеспечивает правовые последствия создания и использования документов.