Заполнить счет-фактуру: образец бланка, графы обязательные к заполнению, советы

Счет-фактура - это один из основных документов, подтверждающих факт купли-продажи товаров или услуг между поставщиком и покупателем. Правильное оформление счета-фактуры имеет большое значение, поскольку на основании данного документа продавец может применить налоговый вычет по НДС, а покупатель - налоговый кредит. Рассмотрим подробно, как заполнить счет-фактуру по новым правилам.

1. Требования к бланку счета-фактуры

Счет-фактура заполняется на специальном бланке установленной формы. С 1 октября 2020 года вступил в силу новый образец бланка счета-фактуры. Основные отличия нового бланка:

• Изменен порядок заполнения разделов;
• Добавлены новые графы;
• Увеличен шрифт;
• Изменена нумерация граф.

Бланк счета-фактуры должен содержать обязательные реквизиты: наименование документа, порядковый номер, дату составления, наименование продавца и покупателя, их ИНН, адреса, номера счетов и другую информацию.

2. Порядок заполнения счета-фактуры

Рассмотрим последовательность заполнения основных граф счета-фактуры:

1. Указываем наименование документа - "Счет-фактура".
2. Присваиваем порядковый номер счета-фактуры. Нумерация сквозная по всем счетам-фактурам, выставленным в текущем году.
3. Указываем дату составления счета-фактуры - это дата его подписания.
4. Указываем наименование, адрес, ИНН продавца.
5. Указываем наименование, адрес, ИНН покупателя.
6. Перечисляем наименования, артикул, цену и количество поставляемых товаров.
7. Рассчитываем сумму без налога, ставку НДС, сумму налога.
8. Считаем общую сумму счета как сумму позиций плюс НДС.
9. Ставим подписи ответственных лиц и печать.

Особое внимание стоит уделить правильности реквизитов продавца и покупателя, а также точности расчетов по налогам.

3. Обязательные реквизиты счета-фактуры

Помимо стандартных реквизитов, счет-фактура должен содержать:

• Код вида товара по ОКПД2;
• Код вида продукции по ТН ВЭД (при экспорте);
• Единицы измерения товаров;
• Цены без НДС и с НДС;
• Ставки НДС;
• Применяемые налоговые льготы.

При составлении счета-фактуры для иностранных контрагентов реквизиты указываются на русском и английском языках.

4. Особенности заполнения отдельных разделов

Раздел 1. Данные продавца и покупателя

В разделе 1 указываются полные наименования продавца и покупателя, адреса местонахождения, ИНН. Для иностранного лица указывается наименование и адрес на английском языке. Также указываются номера телефонов, e-mail и сайт организаций.

Раздел 2. Данные об отгрузке и получении

В разделе 2 указывается информация о том, куда и кому отгружен товар, дата отгрузки, номер товарной накладной. Также указывается дата получения покупателем товара и форма расчетов.

Раздел 3. Информация о товаре

В разделе 3 подробно указываются характеристики отгруженного товара: наименование, артикул, код ОКПД2, единица измерения, цена, количество, ставка НДС, суммы без НДС и НДС.

5. Образец заполнения счета-фактуры

Рассмотрим на примере, как правильно заполнить счет-фактуру с учетом всех обязательных требований.

Как видно из примера, счет-фактура содержит всю необходимую информацию о продавце, покупателе, отгруженных товарах, ценах, налогах. Образец поможет избежать ошибок при заполнении собственного счета-фактуры.

Подводя итог, отметим, что правильное составление и заполнение счета-фактуры - важная обязанность как продавца, так и покупателя. Аккуратность и внимание к деталям при оформлении этого документа позволят избежать налоговых рисков в будущем.

6. Ошибки при заполнении счета-фактуры

Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении счета-фактуры часто допускаются различные ошибки. Рассмотрим наиболее типичные из них.

Неполное заполнение обязательных реквизитов

Иногда по невнимательности пропускают указание обязательных данных, таких как ИНН, номер телефона, банковские реквизиты и другие. Неполное заполнение реквизитов может привести к отказу в вычете НДС.

Неверный расчет сумм

При подсчете сумм без НДС, сумм налогов, общих сумм нередки арифметические ошибки. Это ведет к искажению отчетности и налоговых деклараций.

Ошибки в ставках НДС

Ставки НДС могут изменяться, поэтому в счетах-фактурах часто указывают устаревшие ставки. Это нарушение требований налогового законодательства.

Нарушение порядка нумерации

Все счета-фактуры должны иметь сквозную нумерацию в пределах календарного года. Нарушение порядка нумерации влечет штрафы.

7. Электронный документооборот счетов-фактур

С 1 июля 2021 года счета-фактуры обязательно составляются в электронном виде и подписываются электронной подписью. Это значительно упрощает процесс создания и обмена счетами-фактурами.

Для автоматизации процесса выставления и получения электронных счетов-фактур используют специальные онлайн-сервисы. Такие сервисы позволяют быстро заполнять счета-фактуры по установленному образцу, избегая ошибок, а также обмениваться ими.

8. Вывод электронного счета-фактуры на печать

Несмотря на переход к электронному документообороту, иногда требуется распечатать счет-фактуру на бумаге - для архива документов, предоставления контрагентам и т.д.

Электронный счет-фактуру можно легко вывести на печать напрямую из программы для выставления электронных счетов-фактур. Также можно распечатать уже полученный электронный счет-фактуру из входящих документов.

Распечатанный на бумаге электронный счет-фактура имеет ту же юридическую силу, что и его электронный оригинал, заверенный ЭЦП.

9. Счет-фактура при получении аванса

Если покупатель вносит предоплату, продавец обязан выставить счет-фактуру на сумму полученного аванса. Такая счет-фактура заполняется по общим правилам с указанием вида платежа "аванс".

Счет-фактуру на аванс можно выставлять до момента отгрузки товаров покупателю. Это позволяет покупателю заявить к вычету НДС с аванса до получения товаров.

10. Особенности счетов-фактур для ИП

Индивидуальные предприниматели заполняют счета-фактуры по общим правилам с указанием своих реквизитов. Обязательно указывается статус "ИП".

Счета-фактуры ИП не нумеруются, в графе номер ставится прочерк. Подписывает счет-фактуру сам ИП без печати.

11. Корректировочный счет-фактура

Если после выставления счета-фактуры произошло изменение стоимости товаров, объема поставки, ставок налогов, выставляется корректировочный счет-фактура.

В корректировочном счете-фактуре заполняются реквизиты первоначального счета-фактуры и вносятся исправления в части измененных данных.

12. Срок хранения счетов-фактур

Счета-фактуры хранятся в бухгалтерии организации в течение 5 лет с года, следующего за отчетным. Затем передаются в архив, где хранятся еще 5 лет.

Электронные счета-фактуры хранятся в электронном архиве организации с электронной подписью и шифрованием данных.

13. Штрафы за нарушение правил заполнения счета-фактуры

За нарушение порядка заполнения и выставления счетов-фактур предусмотрены следующие штрафные санкции:

• Неполное или неправильное заполнение граф счета-фактуры - штраф до 5000 рублей;
• Нарушение сроков выставления счета-фактуры - до 20% от суммы счета;
• Нарушение порядка нумерации счетов-фактур - 10 000 рублей.

Повторное нарушение в течение года влечет штрафы в двойном размере. Кроме того, налоговики могут отказать в вычете НДС из-за ошибок в счете-фактуре.

14. Акт сверки счетов-фактур

Для согласования данных по счетам-фактурам между продавцом и покупателем составляется акт сверки. В нем указываются все счета-фактуры за период и выявляются расхождения.

Акт сверки позволяет выявить ошибки или неточности при заполнении счетов-фактур одной из сторон. На основании акта сверки вносятся исправления в учет.

15. Учет счетов-фактур в 1С

Для автоматизации учета в программе 1С предусмотрен специальный документ "Счет-фактура выданный" и "Счет-фактура полученный". Это позволяет быстро и правильно заполнить счет-фактуру прямо в 1С.

В 1С реализованы контроли правильности заполнения реквизитов, нумерации, расчета сумм. Это исключает возможность ошибок при заполнении счетов-фактур.

16. Онлайн-сервисы для выставления счетов-фактур

Для упрощения процесса создания и выставления электронных счетов-фактур существуют специальные онлайн-сервисы.

Такие сервисы предоставляют готовые шаблоны счетов-фактуры, которые нужно просто заполнить. Все реквизиты заполняются в электронном виде, что исключает ошибки.

Преимущества онлайн-сервисов:

• Быстрое создание счетов-фактур;
• Проверка корректности заполнения;
• Автоматическая нумерация;
• Отправка контрагенту и интеграция с 1С.

17. Мобильные приложения для работы со счетами-фактурами

Для удобства работы со счетами-фактурами с мобильных устройств используются специальные приложения.

Такие приложения позволяют:

• Заполнить счет-фактуру на смартфоне или планшете;
• Отправить счет-фактуру на подпись;
• Получить и оплатить входящий счет-фактуру;
• Отслеживать статусы документов.

Мобильные приложения упрощают работу со счетами-фактурами в командировках или разъездах.

18. Облачные сервисы для обмена счетами-фактурами

Для удобного и безопасного обмена электронными счетами-фактурами используются облачные сервисы.

Облачные сервисы предоставляют:

• Хранение счетов-фактур;
• Обмен счетами между контрагентами;
• Электронную подпись;
• Поиск и сортировку документов.

Использование облака избавляет от необходимости настраивать собственный документооборот.

19. Автоматическая проверка корректности счетов-фактур

Чтобы избежать ошибок при заполнении, счета-фактуры можно проверять автоматически с помощью специальных сервисов.

Такая проверка включает:

• Контроль обязательных реквизитов;
• Проверку корректности расчетов;
• Соответствие ставок НДС;
• Корректность нумерации.

После автоматической проверки счет-фактуру можно без опаски отправлять контрагенту или напечатать для архива.

20. Исправление ошибок в счете-фактуре

Если в уже отправленном контрагенту счете-фактуре обнаружена ошибка, ее можно исправить с помощью корректировочного счета-фактуры.

В корректировочном счете указывается правильное значение взамен ошибочного. Контрагент обязан учесть исправления в своем учете.

21. Юридическая значимость счета-фактуры

Счет-фактура является первичным документом и имеет важное юридическое значение. На основании счета-фактуры:

• Продавец получает право на вычет НДС;
• Покупатель получает право на налоговый кредит.

Поэтому очень важна достоверность данных в счете-фактуре.

22. Электронный архив счетов-фактур

Все выставленные и полученные счета-фактуры подлежат хранению. Срок хранения составляет 5 лет с момента выставления.

Для удобного хранения используется электронный архив счетов-фактур. Это позволяет оперативно найти любой документ по запросу.

23. Риски при работе с бумажными счетами-фактурами

Работа с бумажными счетами-фактурами несет определенные риски:

• Возможность потери или порчи документа;
• Сложность оперативного поиска в архиве;
• Риск подделки бумажного документа.

Поэтому бумажные счета-фактуры постепенно уходят в прошлое, уступая место электронным документам.

24. Электронная подпись счета-фактуры

Для придания юридической силы электронный счет-фактура должен быть подписан электронной подписью.

Подписание производится с помощью:

• Квалифицированной электронной подписи;
• Усиленной квалифицированной подписи.

Подписанный ЭЦП счет-фактура имеет такую же силу, что и бумажный документ с собственноручной подписью.

25. Интеграция 1С и сервиса электронных счетов-фактур

Для автоматизации процесса выставления электронных счетов-фактур используется интеграция 1С и онлайн-сервисов.

Такая интеграция позволяет:

• Формировать счета-фактуры на основе данных из 1С;
• Передавать счета-фактуры из 1С в онлайн-сервис;
• Загружать в 1С входящие электронные счета-фактуры.

Это минимизирует ручной труд по заполнению и обработке счетов-фактур.

26. Учет счетов-фактур в бухгалтерском и налоговом учете

Полученные и выставленные счета-фактуры подлежат отражению как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

В бухучете счета-фактуры регистрируются для расчетов с контрагентами и формирования финансовой отчетности.

В налоговом учете данные счетов-фактур нужны для исчисления НДС, расчета налоговой базы по налогу на прибыль.

27. Счет-фактура как первичный учетный документ

По своей сути счет-фактура является первичным учетным документом, на основании которого отражаются хозяйственные операции в бухучете.

Счет-фактура подтверждает факт купли-продажи и является основанием для принятия товаров к учету, списания денежных средств и т.д.

28. Налоговые риски, связанные с ошибками в счетах-фактурах

Ошибки и неточности при заполнении счетов-фактур могут привести к серьезным налоговым рискам:

• Отказ в вычете НДС;
• Доначисление НДС и пеней;
• Штрафы за нарушение заполнения счетов-фактур.

Поэтому очень важно внимательно контролировать корректность составления счетов-фактур. Лучше всего использовать образец правильно заполненной счет-фактуры.