Образец заполнения служебного задания: определение, виды, классификация, порядок действий и образец заполнения бланков
Служебное задание - это документ, который оформляется для направления сотрудника в служебную командировку или для выполнения им определенного задания. Образец заполнения служебного задания помогает правильно составить его в соответствии с установленными требованиями.
Существует несколько видов служебных заданий:
- Задание на командировку - для направления сотрудника в служебную командировку;
- Задание по основной деятельности - для выполнения сотрудником определенной работы;
- Задание на выполнение государственных обязанностей - для исполнения общественных или государственных обязанностей.
Классификация служебных заданий:
- По виду выполняемой работы;
- По срокам - разовые, периодические, долгосрочные;
- По месту выполнения - внутри организации, вне организации;
- По количеству исполнителей - индивидуальные, коллективные.
Порядок заполнения служебного задания:
- Указываются данные работника: ФИО, должность, подразделение;
- Указывается вид задания;
- Формулируется содержание задания, его цели и основания;
- Устанавливаются сроки выполнения;
- Указываются условия и порядок отчетности по заданию;
- Служебное задание подписывается руководителем.
образец заполнения служебного задания обычно включает:
- Наименование организации;
- Наименование вида документа;
- Данные исполнителя задания;
- Содержание задания;
- Сроки выполнения;
- Указание об отчетности;
- Дата составления;
- Подпись руководителя.
Пример заполнения бланка служебного задания на командировку:
| Наименование организации | ООО "Рога и копыта" |
|---|---|
| Вид документа | Служебное задание на командировку |
| ФИО, должность исполнителя | Иванов Иван Иванович, менеджер отдела продаж |
| Содержание задания | Участие в переговорах с ЗАО "Копыта" о поставках продукции |
| Срок командировки | с 12.05.2022 по 15.05.2022 (4 дня) |
| Требования по отчетности | Предоставить отчет о результатах в течение 3 дней по окончании |
| Дата составления задания | 10.05.2022 |
| Подпись руководителя | Иванов И.И. |
Таким образом, правильное заполнение служебного задания в соответствии с образцом позволяет четко определить содержание поручения, сроки его выполнения и порядок отчетности. Это важно для эффективной организации работы и контроля за выполнением заданий.
Рассмотрим более подробно процедуру заполнения различных разделов служебного задания.
Указание вида служебного задания
В служебном задании обязательно должен быть указан конкретный вид задания в соответствии с принятой в организации классификацией. Например: "служебное задание на командировку", "служебное задание на выполнение работы по подготовке отчета" и т.д. Это позволяет определить характер поручения.
Формулирование содержания задания
Содержание задания должно быть четко сформулировано, с обозначением конкретных мероприятий, работ, целей. Формулировки должны быть максимально конкретными, не допускающими двойного толкования. Например: "подготовить предложения по оптимизации бизнес-процессов в отделе продаж".
Установление сроков выполнения
В служебном задании указываются конкретные сроки выполнения поручения либо продолжительность. Может быть указана как календарная дата, так и период времени. Например: "в период с 01.05.2022 по 20.05.2022".
Требования по отчетности
Важный раздел, определяющий форму и сроки предоставления отчета о выполнении служебного задания. Может предусматриваться устный или письменный отчет, его согласование с другими лицами. Например: "предоставить отчет о проделанной работе в письменной форме в течение 5 дней после завершения работы".
Порядок утверждения служебного задания
Служебное задание в обязательном порядке должно быть утверждено уполномоченным должностным лицом, как правило, руководителем организации или подразделения. Утверждение оформляется подписью этого лица на бланке задания.
Таким образом, правильное заполнение всех обязательных разделов и реквизитов в соответствии с установленной формой позволяет составить корректное и юридически значимое служебное задание.
Помимо стандартных реквизитов, в служебное задание могут включаться дополнительные элементы.
Согласование служебного задания
Если выполнение задания затрагивает интересы нескольких структурных подразделений, то служебное задание может быть согласовано с их руководителями. Образец согласования: Визы согласования - Иванов И.И., начальник отдела кадров; Петров П.П., главный бухгалтер.
Указание источника финансирования
Если для выполнения служебного задания требуется финансирование, в документе указывается код соответствующей статьи бюджета или иного источника средств.
Образец отчета о выполнении
К служебному заданию может прилагаться образец отчета, который должен быть представлен по результатам. Это позволяет установить требования к содержанию и форме отчетности.
Особые указания по выполнению
В случае необходимости в задании приводятся дополнительные требования и указания, например, соблюдение конфиденциальности информации, получение допусков и разрешений.
Ответственность за выполнение задания
Может быть установлена персональная ответственность исполнителя за качественное и своевременное выполнение служебного задания.
Таким образом, в зависимости от специфики и условий выполнения в служебное задание включаются необходимые дополнительные сведения.
Особенности оформления служебных заданий в различных организациях
Несмотря на существование типовых образцов, оформление служебных заданий может иметь свои особенности в разных организациях.
Государственные учреждения, как правило, придерживаются унифицированных форм заданий, утвержденных нормативными актами. В коммерческих организациях формы могут разрабатываться на основе типовых, но с учетом специфики деятельности.
Электронный документооборот служебных заданий
Современные информационные технологии позволяют перевести работу со служебными заданиями в электронный формат с использованием ЭЦП и систем электронного документооборота.
Автоматизация подготовки служебных заданий
Для упрощения процесса составления служебных заданий могут применяться специализированные программные продукты, позволяющие формировать задания на основе шаблонов.
Хранение и архивация служебных заданий
Выполненные служебные задания с отчетами рекомендуется хранить в течение сроков, установленных номенклатурой дел организации, с последующей передачей в архив.
Контроль исполнения служебных заданий
Для обеспечения своевременного и качественного исполнения в организациях может быть налажен мониторинг и контроль процесса выполнения служебных заданий.
Порядок внесения изменений в служебное задание
В процессе работы над служебным заданием могут возникнуть объективные обстоятельства, требующие корректировки задания.
Любые изменения содержания задания, сроков, условий выполнения должны вноситься в установленном порядке.
Основания для изменения служебного задания
Основаниями для изменения служебного задания могут быть:
- Изменение условий или параметров выполняемой работы;
- Производственная необходимость;
- Невозможность выполнения задания в установленные сроки.
Порядок согласования изменений
Любые изменения служебного задания должны быть согласованы с лицом, его подписавшим, или вышестоящим руководителем.
Документальное оформление изменений
Изменения к служебному заданию оформляются дополнительным документом, который становится неотъемлемой частью задания.
Информирование исполнителя об изменениях
Исполнитель должен быть письменно уведомлен о внесенных в служебное задание изменениях с указанием оснований их внесения.