Внешние совместители входят в среднесписочную численность: понятие, особенности ведения учета и рекомендации специалистов

Внешние совместители являются важной частью кадрового состава многих организаций. Их труд помогает решать производственные задачи, достигать целей бизнеса. При этом возникает закономерный вопрос: должны ли внешние совместители учитываться в среднесписочной численности сотрудников? Рассмотрим подробнее этот нюанс трудовых отношений.

Понятие внешнего совместительства

Согласно Трудовому кодексу РФ, внешним является совместительство в свободное от основной работы время. При этом трудовой договор заключается с другим работодателем. То есть человек совмещает работу на полную ставку в одной фирме и работу по совместительству в другой организации.

Главное отличие внешнего совместительства от внутреннего в том, что оно осуществляется у разных работодателей. Во всем остальном правила те же: сокращенная продолжительность рабочего времени, отдельный трудовой договор, дополнительная оплата.

Особенности включения в среднесписочную численность

Среднесписочная численность показывает среднее количество работников за определенный период. В ее расчет включают как сотрудников списочного состава, так и внештатных работников.

Согласно методике Росстата, в среднесписочную численность входят внешние совместители. Их учитывают пропорционально отработанному времени. Например, если внешний совместитель проработал половину месяца, то в расчете среднесписочной численности он будет учтен как 0,5 человека.

Такой подход обеспечивает объективность этого показателя. Ведь фактически внешние совместители участвовали в деятельности организации наряду с остальным персоналом.

Особенности кадрового учета

Для включения внешних совместителей в среднесписочную численность кадровой службе необходимо:

• Вести табель учета рабочего времени внешних совместителей.
• Рассчитывать количество отработанных человеко-дней и человеко-часов.
• На основании этих данных определять коэффициент участия каждого работника в среднесписочной численности.

Коэффициент рассчитывается путем деления отработанного времени внешнего совместителя на полный месячный фонд рабочего времени согласно графику работы организации.

Рекомендации специалистов

Эксперты рекомендуют при подсчете среднесписочной численности учитывать следующие нюансы:

1. Не включать в расчет время, оплаченное внешнему совместителю, но фактически не отработанное.
2. Учитывать только рабочее время, непосредственно связанное с трудовой деятельностью. Например, не включать оплаченные отпуска и больничные листы.
3. При суммировании показателей по разным внешним совместителям округлять значения до четырех знаков после запятой.

Такой подход к расчетам обеспечит максимальную точность данных о среднесписочной численности в статотчетности.

Подводя итог, можно сказать, что внешние совместители обязательно включаются в среднесписочную численность персонала. Это логично, ведь они вносят реальный вклад в деятельность организации. Главное при подсчетах - максимально точно определить долю их участия, основываясь на отработанном времени.

Оформление трудовых отношений с внешними совместителями

Чтобы внешние совместители правильно входили в среднесписочную численность, необходимо грамотно оформить с ними трудовые отношения. Рассмотрим основные моменты.

Прежде всего, с внешним совместителем заключается срочный трудовой договор. В нем указывается, что это работа по совместительству в свободное от основной работы время.

Обязательно оговаривается сокращенная продолжительность рабочего времени. Для внешних совместителей она не может превышать 4 часа в день и 16 часов в неделю.

В трудовом договоре прописывается график работы внешнего совместителя. Это необходимо для правильного учета отработанного им времени при расчете среднесписочной численности.

Порядок оплаты труда внешних совместителей

Оплата труда внешних совместителей также имеет особенности.

Во-первых, им положены все гарантии и компенсации, установленные трудовым законодательством. Это касается оплаты сверхурочной работы, работы в праздники и ночное время.

Во-вторых, внешним совместителям предоставляются трудовые отпуска. При этом отпускные начисляются исходя из фактически отработанного времени.

В-третьих, больничные листы внешних совместителей также оплачиваются исходя из фактической занятости. Это необходимо учитывать при расчете среднесписочной численности.

Взаимодействие с основным местом работы внешнего совместителя

При приеме на работу внешнего совместителя работодатель обязан запросить сведения с основного места работы.

Это необходимо, чтобы избежать нарушения нормы продолжительности рабочего времени при совместительстве. Кроме того, такой запрос позволяет выявить возможное совпадение служебных обязанностей.

Работодателю по основному месту работы рекомендуется предоставлять информацию о режиме и графике работы внешнего совместителя. Это облегчит контроль соблюдения трудового законодательства.

Контроль соблюдения трудовой дисциплины

К внешним совместителям предъявляются те же требования трудовой дисциплины, что и к остальным работникам.

За нарушения трудовой дисциплины администрация вправе применить дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения. Порядок их применения такой же, как для штатных сотрудников.

В случае увольнения внешнего совместителя по инициативе администрации об этом необходимо уведомить работодателя по основному месту работы.

Прекращение трудовых отношений с внешними совместителями

Трудовой договор с внешним совместителем заключается на определенный срок. По окончании этого срока трудовые отношения прекращаются.

Досрочное расторжение возможно по инициативе любой из сторон. При этом должны быть соблюдены нормы Трудового кодекса о расторжении трудового договора.

Помимо этого, трудовой договор с внешним совместителем может быть расторгнут в случае его перехода на другую работу. Об этом совместитель обязан предупредить администрацию.

Особенности расчета страховых взносов для внешних совместителей

Поскольку внешние совместители входят в среднесписочную численность работников, на их заработную плату также начисляются страховые взносы.

База для начисления взносов определяется по каждому внешнему совместителю индивидуально, исходя из фактически начисленного ему вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей.

При этом сумма взносов для внешних совместителей ограничивается верхним пределом базы для начислений. В 2023 году это предельная величина составляет 912 000 рублей нарастающим итогом с начала года.

Отражение сведений о внешних совместителях в отчетности

Данные о внешних совместителях отражаются в следующих формах отчетности:

• Расчет по страховым взносам.
• Сведения о застрахованных лицах.
• Отчет о среднесписочной численности работников.
• Форма федерального статистического наблюдения П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников".

В отчетах внешние совместители показываются отдельной строкой. Это позволяет отделить их от штатных сотрудников.

Анализ эффективности использования труда внешних совместителей

Чтобы оценить целесообразность привлечения внешних совместителей, рекомендуется проводить анализ эффективности их труда.

Для этого сопоставляются затраты на оплату труда внешних совместителей и результаты их работы. Анализируются такие показатели, как объем выполненных работ, уровень качества, влияние на конечные результаты деятельности организации.

При неэффективном использовании труда внешних совместителей принимается решение об оптимизации их численности или полном отказе от привлечения внештатных работников.

Взаимодействие внешних совместителей и штатных сотрудников

Для успешной реализации трудового потенциала внешних совместителей важно наладить их взаимодействие с постоянными сотрудниками.

Рекомендуется закрепить за каждым внешним совместителем наставника из числа опытных штатных работников. Это позволит быстрее ввести в курс дела и избежать ошибок.

Полезно проводить совместные планерки и обучающие мероприятия с участием как штатного персонала, так и внештатных работников. Это сплотит коллектив.

Мотивация и стимулирование внешних совместителей

Для внешних совместителей также важны меры мотивации и стимулирования их труда.

Помимо достойной оплаты, можно применять и нематериальные способы. Например, поощрять лучших внешних совместителей грамотами, объявлять им благодарности.

Полезно проводить конкурсы профмастерства среди внештатных работников с вручением памятных подарков победителям. Это поднимет престиж внешнего совместительства в коллективе.

Порядок оформления и оплаты отпусков внешних совместителей

Внешние совместители, так же как и штатные сотрудники, имеют право на оплачиваемый отпуск. Рассмотрим особенности его предоставления.

Продолжительность отпуска для совместителей рассчитывается пропорционально отработанному ими времени. Например, если внешний совместитель проработал 6 месяцев, то продолжительность его отпуска составит половину от положенного по закону.

О времени начала отпуска работодатель должен предупредить внешнего совместителя не позднее, чем за 2 недели. При этом желательно учитывать пожелания работника.

Оплата отпуска внешним совместителям производится также пропорционально отработанному времени исходя из их среднего заработка.

Ведение кадрового делопроизводства по внешним совместителям

На каждого принимаемого на работу внешнего совместителя заводится личное дело. В него входят те же документы, что и на штатных сотрудников:

• Трудовой договор.
• Копии документов об образовании и квалификации.
• Личная карточка работника (форма Т-2).
• Заявление о приеме на работу.
• Другие необходимые документы.

Личные дела внешних совместителей хранятся вместе со всеми кадровыми документами организации.

Особенности оформления трудовых книжек внешних совместителей

С 2021 года ведение трудовых книжек стало по желанию работника. Однако если внешний совместитель изъявил желание продолжить ведение трудовой книжки, в нее вносятся общие сведения о работе по совместительству.

В трудовую книжку записывается дата приема на работу, подразделение, должность, дата и основание увольнения. При этом указывается, что работа выполнялась по совместительству.

Контроль соблюдения трудового законодательства

Использование труда внешних совместителей требует особого контроля соблюдения трудового законодательства.

Необходимо следить, чтобы общее рабочее время с учетом работы по совместительству не превышало нормы продолжительности рабочей недели.

Также важно контролировать предоставление трудовых гарантий и компенсаций внешним совместителям в полном объеме.

Автоматизация кадрового учета внешних совместителей

Для оптимизации работы с внешними совместителями эффективно использовать системы электронного кадрового документооборота.

Это позволяет автоматизировать формирование и хранение личных дел, учет рабочего времени, расчет заработной платы внештатных работников.

Кроме того, такие системы обеспечивают оперативный доступ к кадровым данным и удобство формирования отчетности.

Использование аутстаффинга внешних совместителей

Еще одним вариантом привлечения внешних совместителей является аутстаффинг персонала. При этом работники юридически оформляются в штате аутсорсинговой компании.

Это снимает с организации-заказчика кадровое администрирование, однако позволяет гибко использовать труд внештатных специалистов по мере производственной необходимости.