Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств
Инвентарный номер является обязательным идентификационным признаком основных средств организации. Он присваивается объекту в момент принятия к учету и сохраняется за ним на протяжении всего срока эксплуатации. Порядок присвоения инвентарных номеров регламентируется учетной политикой компании.
Какие объекты подлежат инвентаризации
Инвентаризационному учету подлежат основные средства со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 рублей. К ним относятся:
- Здания, сооружения, передаточные устройства
- Машины, оборудование, транспорт
- Производственный и хозяйственный инвентарь
- Земельные участки, объекты природопользования
Также инвентаризируются нематериальные активы, отвечающие критериям, установленным в ПБУ 14/2007. Объекты стоимостью менее 40 000 рублей учитываются в составе МПЗ.
Основные правила присвоения инвентарных номеров
Согласно методическим рекомендациям, действуют следующие правила присвоения инвентарных номеров:
- Номера должны быть уникальными, не повторяющимися
- Присваиваются объектам в хронологическом порядке поступления на учет
- Номер фиксируется в инвентарной карточке и наносится на объект
- Сохраняется за объектом при внутренних перемещениях
- Не может быть передан другому объекту в течение 5 лет после списания
Для компонентов сложного основного средства, имеющих разный срок полезного использования, открываются отдельные инвентарные карточки.
Структура инвентарного номера
В структуре инвентарного номера могут использоваться:
- Порядковый номер в пределах группы однородных основных средств
- Код синтетического счета бухучета основных средств
- Буквенно-цифровое обозначение подразделения
- Год постановки объекта на учет
Пример: 12-АДМ-0005-2018, где:
- 12 – счет учета основных средств
- АДМ – административное подразделение
- 0005 – порядковый номер
- 2018 – год постановки на учет
Способы нанесения инвентарных номеров
Для нанесения инвентарного номера могут использоваться:
- Металлические жетоны
- Краска
- Наклейки
- Гравировка
Нанесение должно быть контрастным, четким и обеспечивать сохранность номера на весь срок службы объекта учета.
Документальное оформление
Процесс присвоения инвентарных номеров должен быть задокументирован. Основные документы:
- Акт о приеме-передаче основных средств
- Инвентарная карточка учета основных средств
- Инвентарный список
- Журнал регистрации инвентарных номеров
В документах указываются все идентификационные данные объекта и присвоенный ему инвентарный номер. Правильное документальное оформление обеспечивает сохранность информации об основных средствах организации.
Таким образом, наличие уникальных инвентарных номеров является обязательным условием для осуществления контроля за основными средствами предприятия. Порядок присвоения инвентарных номеров должен соответствовать методическим рекомендациям и быть закреплен в учетной политике организации.
Требования к инвентарным номерам
Инвентарный номер должен соответствовать определенным требованиям, чтобы обеспечить эффективный учет и контроль основных средств. К основным требованиям относятся:
- Уникальность - инвентарные номера не должны повторяться, каждый номер может принадлежать только одному инвентарному объекту;
- Последовательность - номера присваиваются в хронологическом порядке поступления основных средств на баланс;
- Стабильность - номер сохраняется за основным средством на протяжении всего срока его нахождения на балансе организации;
- Информативность - в структуре номера желательно отразить информацию о местонахождении, виде и других характеристиках объекта.
Особенности инвентаризации отдельных видов основных средств
Существуют особенности присвоения инвентарных номеров для отдельных видов основных средств:
- Здания и сооружения - инвентарные номера присваиваются по каждому отдельному объекту, в том числе расположенных на одном земельном участке;
- Комплекс конструктивно-сочлененных предметов (линии электропередач, трубопроводы и др.) - инвентарный номер присваивается комплексу в целом, а не отдельным его частям;
- Библиотечный фонд - каждая книга получает отдельный инвентарный номер независимо от стоимости;
- Животные в зоопарках, цирках и т.п. - каждая особь получает свой инвентарный номер.
Корректировка инвентарных номеров
В некоторых случаях может возникнуть необходимость в корректировке уже присвоенных инвентарных номеров. К таким ситуациям относятся:
- Выявление дублирования номеров из-за ошибки;
- Изменение структуры номера в связи с реорганизацией компании;
- Передача объекта в другое структурное подразделение;
- Объединение или разделение основных средств.
Корректировка номера должна производиться комиссией с составлением акта и фиксацией изменений в инвентарной карточке объекта учета.
Автоматизация процесса инвентаризации
Для крупных предприятий с большим объемом основных средств целесообразно использовать системы автоматизированного учета и присвоения инвентарных номеров. Это позволяет:
- Сократить трудозатраты по инвентаризации в несколько раз;
- Минимизировать вероятность ошибок;
- Повысить оперативность учета;
- Облегчить формирование регламентной отчетности.
Таким образом, автоматизация инвентаризации с использованием современных IT-решений позволяет сделать этот процесс более эффективным.
Ответственность за учет и сохранность инвентарных номеров
Ответственность за правильное присвоение инвентарных номеров и их сохранность несут:
- Комиссия по поступлению и выбытию активов, осуществляющая первичную инвентаризацию;
- Сотрудники бухгалтерии, регистрирующие номера в учетных документах;
- Материально-ответственные лица в подразделениях, эксплуатирующих основные средства.
Контроль правильности учета инвентарных номеров осуществляют руководители подразделений и служба внутреннего аудита организации. За утрату или порчу инвентарных номеров предусмотрена дисциплинарная и материальная ответственность.