Литерные номера листов: что это такое, основы делопроизводства, понятие, подшивка, нумерация и сдача в архив под опись
Литерные номера листов это - важная часть документооборота любой организации. Литерные номера позволяют однозначно идентифицировать каждый документ в деле. Рассмотрим подробнее, что такое литерные номера и как они используются в делопроизводстве.
Назначение литерных номеров
Литерный номер - это порядковый номер страницы документа. Он проставляется в правом верхнем углу листа. Литерные номера нужны для:
- учета количества листов в деле;
- контроля за сохранностью документов;
- оперативного поиска нужного документа.
Благодаря литерным номерам сотрудники архива всегда знают, сколько листов должно быть в конкретном деле. Это позволяет контролировать комплектность документов и своевременно обнаруживать потерю листов.
Правила присвоения литерных номеров
Литерные номера присваиваются документам по определенным правилам:
- Нумерация начинается с цифры "1" на первом листе дела.
- Каждый последующий лист получает порядковый номер, на 1 больше предыдущего.
- Нумерация идет по всему делу от начала до конца подряд.
- Литерный номер проставляется в правом верхнем углу обеих сторон листа.
- На листе заверителе делается запись о количестве пронумерованных листов.
Такой порядок нумерации позволяет однозначно определить место каждого документа в деле. Это важно для быстрого поиска нужных бумаг.
Проставление литерных номеров
Литерные номера проставляются вручную или автоматически принтером. Ручная нумерация выполняется простым карандашом. Это дает возможность исправить ошибки в нумерации. Автоматическая печать упрощает работу, но не позволяет вносить корректировки.
Нумеровать документы рекомендуется по мере их создания или поступления в дело. Это позволяет избежать накопления большого объема ненумерованных бумаг.
Проверка литерных номеров
Перед передачей дела в архив обязательно проводится проверка литерных номеров. Контролируются:
- наличие номеров на всех листах;
- последовательность нумерации;
- соответствие фактического и записанного количества листов.
Такая проверка позволяет вовремя обнаружить и устранить ошибки нумерации, не допустить утраты документов.
Таким образом, литерные номера - это важный инструмент учета и контроля документов в делопроизводстве. Их грамотное использование обеспечивает сохранность документации и оперативный поиск нужных бумаг.
Формирование дел
Документы, которым присвоены литерные номера, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела с литерно-нумерованными документами комплектуются по определенным правилам.
В начало дела помещаются документы, определяющие содержание последующих бумаг. Например, это могут быть положения, инструкции, приказы по основной деятельности. Затем располагаются остальные документы в хронологическом или логическом порядке.
Оформление обложки дела
На обложке дела указываются реквизиты, позволяющие идентифицировать документы внутри. Это наименование организации, структурного подразделения, название дела, номер дела, количество листов, срок хранения.
Запись о количестве листов должна соответствовать фактической нумерации бумаг в деле. Это позволяет контролировать комплектность документов по номерам.
Составление описей дел
Опись - важный этап работы с документацией. Опись представляет собой реестр или перечень дел с указанием их реквизитов. Описи используются для учета и поиска дел.
Составление описи производится по установленной форме. Указываются название организации, номер дела, заголовок дела, количество листов, срок хранения, примечания.
Описи дел составляются в структурных подразделениях и службе делопроизводства. Они позволяют оперативно найти нужное дело и проверить его комплектность.
Передача дел в архив
Сформированные и оформленные в соответствии с правилами дела передаются в архив организации. Передача осуществляется по описям дел.
В архиве проводится сверка фактического наличия дел с данными в описях. Проверяется соответствие названий дел, номеров дел, количества листов в соответствии с записями в описи.
На основании описей архив организации принимает документы на хранение под подпись ответственного лица. Таким образом обеспечивается сохранность дел и возможность оперативного поиска документов.
Номенклатура дел
Приказы руководителя организации утверждают номенклатуру дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел определяет типовой состав документации, образующейся в деятельности организации. Наличие номенклатуры позволяет правильно формировать и оформлять дела.
Утвержденная номенклатура дел является основой для систематизации и учета документов, обеспечивает их сохранность и доступность.
Особенности нумерации отдельных видов документов
Литерные номера присваиваются всем документам в деле. Однако для некоторых типов бумаг существуют особенности нумерации.
Например, листы большого формата, которые сильно выступают за края дела, нумеруются отдельно. Это позволяет избежать порчи номеров при хранении.
Документы с собственной нумерацией листов (например, книги, журналы) могут не нумероваться архивом. В этом случае все листы такого документа при учете считаются за один.
Особенности нумерации листов в электронном документообороте
При работе с электронными документами литерные номера также присваиваются каждой странице. Однако нумерация начинается заново для каждого документа.
Это связано с тем, что электронные документы хранятся не в делах, а отдельными файлами. Поэтому нумеровать их подряд по всему массиву нет необходимости.
Исправление ошибок в литерных номерах
В случае обнаружения ошибок в нумерации листов их исправление производится следующим образом:
- Неправильный номер зачеркивается одной наклонной линией.
- Рядом ставится новый порядковый номер.
- На место добавленных листов присваиваются номера с добавлением букв (12а, 56б).
- В конце делается запись об исправлениях и их причинах.
Такая методика позволяет избежать путаницы и потери документов при обнаружении ошибок нумерации.
Особенности хранения дел с литерными номерами
Хранение дел с пронумерованными литерами осуществляется в специально оборудованных помещениях архива. Должны соблюдаться определенные условия.
В архивохранилище поддерживается постоянная температура воздуха от +18 до +20 °С и влажность 50-55%. Обеспечивается охрана и защита от пыли.
Дела располагаются на стеллажах вертикально, корешками наружу. Использование подвязанных пачек документов исключает потерю листов.
Соблюдение правил хранения обеспечивает сохранность литерных номеров и документов в целом.
Выдача дел из архивохранилища
При необходимости работы с архивными документами дела выдаются на основании запроса и регистрируются в журнале. После работы проводится сверка наличия всех номерованных листов.
Выданные дела возвращаются на место в архиве. Так контролируется их сохранность и целостность литерной нумерации.
Таким образом, соблюдение всех правил работы с литерными номерами позволяет обеспечить учет, поиск и сохранность архивных документов.
Систематизация документов с литерными номерами
Литерные номера позволяют не только учитывать, но и систематизировать документы. Благодаря порядковым номерам можно группировать бумаги по различным признакам.
Например, документы одной тематики или вида с одинаковыми индексами можно физически разместить в деле по порядку номеров. Это упрощает их поиск.
Кроме того, систематизация по номерам позволяет быстро выявлять утраченные документы в случае обнаружения пропусков.
Преимущества литерной нумерации
Использование литерных номеров имеет ряд важных преимуществ:
- обеспечивает учет и контроль документов в деле;
- позволяет быстро найти нужный документ;
- предотвращает утрату отдельных листов;
- упрощает проверку комплектности дел;
- дает возможность систематизации бумаг.
Литерная нумерация является важным инструментом организации работы с документами.
Автоматизация присвоения литерных номеров
В условиях электронного документооборота нумерация листов часто осуществляется в автоматическом режиме. Используются специальные программные модули и настройки принтеров.
Автоматическая нумерация повышает скорость и удобство работы с документами. При этом сохраняется главное назначение литерных номеров - однозначная идентификация каждого листа.
Литерная нумерация в государственных архивах
В государственных архивах действуют специальные правила присвоения литерных номеров принимаемым на хранение документам.
Как правило, сохраняется имеющаяся нумерация листов дела. В отдельных случаях проводится перенумерация - при сильном повреждении номеров, неправильной или неполной нумерации.
Литерная нумерация на практике
На практике порядок работы с литерными номерами зависит от особенностей делопроизводства в конкретной организации. Однако основные принципы остаются универсальными.
Грамотное использование литерных номеров - залог эффективного документооборота и сохранности документов.
Литерная нумерация и номенклатура дел
Литерные номера тесно связаны с номенклатурой дел - систематизированным списком наименований дел с указанием сроков хранения.
Номенклатура определяет виды документов, которые формируются в дела. А литерные номера позволяют учитывать и однозначно идентифицировать каждый лист внутри дела.
Таким образом, номенклатура и литерная нумерация дополняют друг друга, обеспечивая упорядоченное формирование и учет документов.
Роль литерных номеров в поиске документов
Литерные номера существенно облегчают поиск документов. Чтобы найти нужный лист, достаточно знать номер дела и литерный номер в нем.
Поиск осуществляется значительно быстрее, чем при последовательном просмотре всех бумаг в деле. Это экономит рабочее время сотрудников.
Литерная нумерация и экспертиза ценности документов
Литерные номера учитываются при проведении экспертизы ценности документов. Эксперты определяют сроки хранения дел, исходя из видов документов и их реквизитов.
Литерная нумерация позволяет точно указывать количество листов в деле, подлежащем хранению или уничтожению по итогам экспертизы.
Перспективы развития литерной нумерации
С развитием электронного документооборота роль традиционных литерных номеров постепенно снижается. Однако они сохраняют значение для учета и поиска бумажных документов.
Возможно, в будущем появятся новые способы упорядочивания электронных документов, которые дополнят или заменят литерную нумерацию.
Опыт литерной нумерации в других странах
В зарубежных странах также применяется литерная нумерация документов в делопроизводстве. Однако существуют национальные различия в правилах.
Например, в некоторых странах номера проставляются не только на лицевой, но и на оборотной стороне листов документа. В ряде случаев используется сквозная нумерация по всем делам архива.
Альтернативы литерной нумерации
Существуют и другие способы учета документов, альтернативные литерным номерам. Например, штрихкодирование, нумерация файлов в электронном архиве.
Однако литерная нумерация, основанная на простом порядковом номере страницы в деле, остается удобным и надежным инструментом учета документов.