Расходная накладная: бланк, правила заполнения и оформления

Расходная накладная - важный документ, от правильного оформления которого зависит отражение операций в бухучете. Ошибки грозят штрафами и разбирательствами. Разберем виды бланков, порядок заполнения и выдачи расходной накладной. Узнаете правила и советы от экспертов.

Что такое расходная накладная и зачем она нужна

Расходная накладная (РН) - это первичный учетный документ, подтверждающий отпуск товарно-материальных ценностей (ТМЦ) со склада или отгрузку продукции. В РН фиксируется фактическое движение товаров, материалов, готовой продукции как внутри организации, так и при отгрузке контрагентам.

Основное предназначение РН:

• документальное оформление отпуска ТМЦ;
• подтверждение передачи права собственности на ТМЦ;
• отражение операции в бухучете и составление отчетности.

Расходные накладные применяются:

• при отпуске со склада материалов, комплектующих, запчастей;
• при отгрузке готовой продукции;
• при передаче ТМЦ между структурными подразделениями;
• при возврате поставщику.

Расходная накладная имеет юридическое значение. Она может служить доказательством передачи ТМЦ в суде. Поэтому к ее заполнению нужно подходить ответственно.

Виды и формы расходных накладных

С 2013 года утвержденных унифицированных форм первички нет. Но чаще всего используют:

• РН по форме ТОРГ-12;
• РН по форме ТОРГ-13;
• РН по форме ТОРГ-14.

Эти бланки утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 N 132. Они содержат всю необходимую информацию, удобны и понятны контролирующим органам.

ТОРГ-12 применяют для отпуска товаров и готовой продукции. ТОРГ-13 - для материалов. ТОРГ-14 используют для возврата ТМЦ.

Организации могут разрабатывать и применять собственные формы РН. Главное, чтобы документ содержал обязательные реквизиты.

Порядок заполнения расходной накладной

Расходная накладная заполняется при отпуске ТМЦ. Обязательные реквизиты:

1. наименование документа;
2. дата составления;
3. наименование и реквизиты организаций-участников;
4. содержание операции;
5. единицы измерения;
6. количество отпущенных ТМЦ;
7. цена;
8. сумма;
9. подписи.

В РН указывают полное наименование организаций, адреса, ИНН. Реквизиты берутся из ЕГРЮЛ. При отпуске физлицу пишут ФИО и паспортные данные.

В графе "основание" указывают договор, счет на оплату. Если РН выписана для возврата - ссылка на претензию.

В табличной форме перечисляют отпущенные позиции с указанием количества, цены, суммы. Итоговые данные проставляют внизу. Пример заполненной РН:

РН подписывается ответственными лицами обеих сторон. Без подписей документ считается недействительным.

Правила оформления и порядок выдачи расходной накладной

Расходная накладная составляется в двух экземплярах: один для отпускающей стороны, второй - для получателя. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую юридическую силу.

РН можно составить в бумажном виде или в электронном формате с ЭЦП. Главное, чтобы были подписи обеих сторон.

Документ заполняют синими или черными чернилами. Не допускаются исправления, подчистки, помарки. Если нужно исправить опечатку, то зачеркивают неправильные данные и ставят правильные.

Внесение заведомо ложных данных в РН влечет административную ответственность по статье 15.11 КоАП. Штраф для должностных лиц - от 2000 до 3000 руб.

Передача экземпляров РН осуществляется по акту приема-передачи или накладной. Это необходимо для подтверждения факта получения.

Порядок хранения расходной накладной:

• в бухгалтерии - 5 лет;
• у отправителя и получателя - 4 года.

По истечении сроков РН подлежит списанию в соответствии с актом о выделении документов к уничтожению.

Расходная накладная при УСН, ЕНВД, патенте

На упрощенной системе налогообложения в расходной накладной не отражают НДС. В графе "Ставка НДС" пишут "Без НДС".

Индивидуальные предприниматели на ЕНВД могут применять упрощенную РН или выдавать покупателю товарный чек.

Патентники вообще освобождены от заполнения первичных документов по розничной торговле. Достаточно выдать кассовый чек.

По мнению ФНС, нарушение порядка заполнения и выдачи расходной накладной при УСН может стать основанием для перехода на общий режим налогообложения.

Хранение и списание расходных накладных

Расходные накладные хранят:

• в бухгалтерии - 5 лет;
• у отправителя и получателя - 4 года.

Срок исчисляют с начала года, следующего за отчетным. Хранить можно как на бумажных носителях, так и в электронном виде при соблюдении условий.

По истечении сроков хранения РН подлежат уничтожению. На основании акта списываются в макулатуру или удаляются с электронных носителей.

Ответственность за нарушения в расходных накладных

За нарушения при работе с расходными накладными предусмотрены следующие виды ответственности:

• административные штрафы за неправильное оформление;
• штрафы за отсутствие РН, занижение объемов реализации;
• уголовная ответственность за подделку;
• переход на общий режим налогообложения при нарушениях в РН по УСН;
• отказ в вычете НДС при нарушении порядка выдачи РН;
• доначисление налогов по результатам налоговых проверок.

Таким образом, расходная накладная - ответственный документ, от которого зависит отражение хозяйственных операций в бухучете и налоговом учете организации.