Образец заполнения авансового отчета в 2023 году: инструкция пошагово

Авансовый отчет - неотъемлемая часть документооборота любой компании. Но даже опытные бухгалтеры и руководители часто допускают ошибки при его заполнении. А малейшее отклонение от правил может обернуться крупным штрафом и непризнанием расходов. Давайте разберемся, как правильно заполнить авансовый отчет в 2023 году.

Общие требования к авансовому отчету в 2023 году

Авансовый отчет - это документ, в котором подотчетное лицо отчитывается перед работодателем в израсходовании полученных под отчет денежных средств. Главная цель авансового отчета - подтвердить целевое использование выданного аванса.

Составлять авансовый отчет должны:

• Работники организации, получившие денежные средства под отчет на хозяйственные или командировочные расходы.
• Лица, работающие по гражданско-правовому договору с организацией или ИП.

После получения аванса у подотчетника есть 3 рабочих дня на составление и сдачу отчета в бухгалтерию. Исключение - возвращение из командировки. В этом случае срок отчета - 3 дня после приезда.

Унифицированная форма авансового отчета АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 No 55. Но компания может разработать и свою форму. Главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.
2. Дата составления.
3. Наименование организации.
4. Содержание хозяйственной операции.
5. Подписи ответственных лиц.

Перед применением самостоятельно разработанную форму надо утвердить приказом руководителя.

Порядок заполнения авансового отчета

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре. Он состоит из лицевой стороны, оборотной стороны и отрывной части - расписки о получении отчета на проверку.

На лицевой стороне подотчетное лицо указывает:

• Свои данные: ФИО, должность, структурное подразделение.
• Цель получения аванса.
• Информацию о полученных и израсходованных суммах, остатке или перерасходе.

На обороте подотчетник перечисляет документы, подтверждающие расходы, и соответствующие суммы. После проверки бухгалтер:

1. Ставит номер и дату на отчет.
2. Заполняет расписку и отдает ее подотчетнику.
3. Указывает суммы расходов к учету и проводки по ним.

Проверенный отчет утверждает руководитель. На основании отчета подотчетнику выдают компенсацию перерасхода или он возвращает остаток в кассу.

Подтверждающие документы к авансовому отчету

К авансовому отчету обязательно прилагаются оправдательные документы: кассовые чеки, товарные накладные, проездные билеты и др. Они должны содержать все реквизиты и подтверждать целевое использование средств. Если подотчетник утерял чеки, расходы не учитываются, а выданные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если сотрудник снимал полученные наличными с карты, достаточно приложить к отчету кассовые чеки. Выписка из банкомата не нужна.

Сроки представления и хранения

Подотчетное лицо обязано сдать авансовый отчет:

• В течение 3 дней после получения аванса.
• В течение 3 дней после возвращения из командировки.

За нарушение сроков отчетности работника могут привлечь к материальной ответственности.

Хранить авансовые отчеты нужно 5 лет согласно перечню типовых документов.

Особенности заполнения при разных ситуациях

• Работник организации заполняет все реквизиты отчета и сдает его в бухгалтерию.
• Сотрудник по гражданско-правовому договору также заполняет стандартный отчет. Организация удерживает НДФЛ и налог на доходы.
• Работник, израсходовавший личные средства, пишет заявление на возмещение. Авансовый отчет не нужен.
• При получении аванса на карту к отчету надо приложить только кассовые чеки. Выписка из банкомата не требуется.

6. Типичные ошибки при заполнении

Частые ошибки в авансовых отчетах:

• Несоответствие сумм данным бухучета.
• Отсутствие чеков и других подтверждающих документов.
• Нарушение сроков представления отчета в бухгалтерию.
• Некорректное отражение аванса в учете.

Это может привести к доначислению налогов, штрафам, непризнанию расходов в налоговом учете.

Авансовый отчет: образец заполнения в 2023 году

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета на условном примере.

ООО "Ромашка" 15.01.2023 выдало менеджеру Иванову П.С. аванс в сумме 25000 руб. на приобретение канцтоваров. В тот же день Иванов П.С. купил канцтовары за 24850 руб. Авансовый отчет менеджер представил 16.01.2023.

Заполним реквизиты лицевой стороны отчета:

И так далее по всем реквизитам с указанием конкретных данных. Дополняем перечнем подтверждающих документов и сумм на оборотной стороне. В итоге получаем полностью заполненный образец авансового отчета.

Таким образом, для правильного заполнения авансового отчета в 2023 году важно:

• Указать все обязательные реквизиты и данные.
• Приложить подтверждающие документы о расходах.
• Соблюсти сроки представления отчета в бухгалтерию.
• Следить за совпадением сумм с данными бухучета.

Это позволит избежать ошибок и использовать отчет для подтверждения расходов организации.