Опись документов для налоговой (образец составления)

Налоговый контроль требует от компаний предоставления обосновывающих документов. Чтобы избежать штрафов, важно грамотно оформить опись бумаг для инспекции. Как составить верный перечень и не упустить важные детали?

1. Назначение и виды описей документов

Опись документов составляется с целью зафиксировать факт и параметры передачи определенного комплекта бумаг от одного лица другому. Основные задачи описи:

• Указать точный состав передаваемых документов
• Подтвердить объем переданных бумаг (количество листов)
• Зафиксировать количество экземпляров каждого документа

Опись обычно применяют в таких ситуациях:

1. При предоставлении документов по запросу налоговых органов
2. При сдаче дел в архив организации
3. Перед уничтожением документов с истекшими сроками хранения
4. При отправке важных бумаг по почте
5. При передаче документации контрагентам по договору

Существуют унифицированные формы описей, утвержденные законодательством или организациями. Например, форма No 107 применяется при почтовых отправлениях. В остальных случаях компании обычно разрабатывают опись документов в свободной форме.

В условиях электронного документооборота передача бумаг фиксируется в системе автоматически, поэтому составление отдельного документа-описи, как правило, не требуется.

2. Требования к реквизитам описи

Любая опись должна содержать следующие обязательные сведения о каждом передаваемом документе:

• Наименование (вид) документа
• Количество листов
• Количество экземпляров

При необходимости в опись можно включить дополнительную информацию:

• Дату и номер документа
• Сведения об общем количестве листов
• Основание передачи бумаг
• Реквизиты участников процесса

Документы в описи рекомендуется располагать по степени важности. Например, договоры и акты указываются раньше переписки и приложений.

Если опись занимает несколько листов, их нужно пронумеровать и сделать отметку на каждом (Лист 1, Лист 2 и т.д.). Итоговые суммарные показатели по количеству документов и листов указываются на последнем листе описи.

Опись должна содержать подпись ответственного лица и печать организации (если используется). Это придает документу юридическую силу и фиксирует ответственность составителя.

3. Опись для налоговой инспекции

Опись документов для налоговой – важный сопроводительный документ, позволяющий избежать штрафов за непредставление информации. Рассмотрим особенности ее оформления.

Налогоплательщик обязан предоставлять запрошенные ФНС документы в течение 10 рабочих дней (п. 1 ст. 93 НК РФ). Отдельные виды бумаг по требованиям в рамках налоговых проверок предоставляются в более сжатые сроки:

Документы в налоговую можно передавать:

• Лично
• Почтой с описью вложения
• В электронном виде через ТКС или личный кабинет

Рассмотрим требования к бумажному варианту.

Опись для ИФНС должна содержать:

• Номер и дату требования налогового органа
• Период, за который предоставляются документы
• Наименование налога/сбора

Кроме того, в описи перечисляют собственно сами документы и их параметры.

Опись можно оформить как отдельный документ или в составе сопроводительного письма в ИФНС. В последнем случае в текст письма включают формулировку: «Направляем следующие документы» и далее перечисляют бумаги.

За непредставление документов по запросу налоговиков организации грозит штраф:

• Для компании - 10 000 рублей
• Для ИП - 5000 рублей

Таким образом, опись документов при взаимодействии с налоговыми органами – гарантия полноты предоставления информации и защита от штрафных санкций.

4. Порядок передачи документов в архив

По истечении сроков хранения документы организации передаются в архив. Процедура регламентирована особым порядком.

Согласно приказу Минкультуры России от 31.03.2015 No 526 при сдаче дел в архив составляется опись документов для архива . Она заполняется по специальной форме.

В описи указываются:

• Порядковый номер документа
• Индекс документа
• Дата документа
• Заголовок документа
• Номера листов дела

Раскрывать конкретное содержание документов не требуется.

В конце описи делается итоговая запись с указанием количества документов и листов цифрами и прописью. Опись подписывает ответственный составитель.

Порядок передачи документов в архив:

1. Составление описи дел и документов
2. Согласование описи с экспертной комиссией
3. Подготовка и передача дел в архив
4. Прием документов архивом

Таким образом, опись для архива – обязательный сопроводительный документ, позволяющий зафиксировать состав переданных материалов.

5. Опись при уничтожении документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения также производится на основании описи.

Согласно Федеральному закону No 125-ФЗ уничтожение документов допускается в двух случаях:

1. Истечение установленного срока хранения
2. В связи с физическим износом и повреждениями

Порядок списания документов включает:

1. Составление описи документов к уничтожению
2. Согласование с экспертной комиссией организации
3. Оформление акта о выделении документов к уничтожению
4. Уничтожение документов

В описи указываются те же данные, что и при передаче бумаг в архив: дата, индекс, заголовок документа, номера листов.

Таким образом, уничтожение любых документов без надлежащего оформления не допускается.

Опись для списания и акт о выделении документов к уничтожению – гарантия законности процедуры.

6. Передача бумаг контрагентам

При взаимодействии с другими организациями в рамках хозяйственных связей часто возникает необходимость обмена документацией. Для фиксации передачи бумаг контрагенту также составляется опись.

Унифицированной формы описи для этих целей не предусмотрено. Поэтому опись составляют в произвольном виде, но с обязательным указанием сведений о документах.

Пример описи при передаче документов ИП:

Индивидуальный предприниматель Петров П.П.

Опись документов, передаваемых по договору No 378 от 05.05.2018:

1. Договор поставки, 2 экз., 5 листов
2. Спецификация, 1 экз., 2 листа
3. Счет на оплату No 112, 1 экз., 1 лист

Всего 3 документа на 8 листах.

Дата, подпись

Аналогичную опись составляют при передаче документов организациям с указанием ее полного наименования и реквизитов.

Таким образом, оформление описи гарантирует фиксацию передачи документов сторонним организациям.

7. Опись при почтовом отправлении

Отправка важных документов почтой требует особого оформления описи вложения.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи для данной цели используется унифицированная форма No 107 .

В описи вложения почтового отправления указывают:

• Наименование каждого документа
документе
• Стоимость каждого документа в рублях (условная оценка)

Каждый документу присваивается минимальная стоимость в 1 рубль.

В конце описи указываются итоговые суммы:

• Общее количество листов
• Общая стоимость вложения

Опись составляется в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается отправителем.

При получении почтового отправления работник почты проверяет соответствие вложения описи, проставляет дату и штамп на обоих экземплярах. Один остается в отделении, второй вкладывается в конверт.

Таким образом, форма 107 - обязательный документ для отправки ценной корреспонденции, подтверждающий ее содержимое.

На сайте Почты России можно заполнить и распечатать готовую форму описи вложения для почтового отправления.

Опись при работе с почтой - важная мера защиты и подтверждения передаваемых документов.

8. Особенности описи для больших объемов документов

При необходимости передать контрагенту или контролирующему органу большой массив документации важно правильно составить опись, чтобы обеспечить полноту информации.

В случае если одна опись не вмещает все документы, составляется несколько листов описи с порядковой нумерацией каждого из них и соответствующими пометками типа «Лист 1», «Лист 2» и т.д.

На каждом листе описи приводится собственная подпись ответственного лица и печать организации. Итоговые суммарные показатели по количеству документов и листов приводятся только на последнем листе многостраничной описи.

При больших объемах целесообразно сгруппировать документы по видам или хронологии, указав соответствующие разделы или периоды. Это облегчит поиск конкретных бумаг.

9. Контроль корректности составления описи

Чтобы свести к минимуму риск ошибок при составлении описи документов, рекомендуется организовать контроль корректности ее заполнения.

Эффективные способы контроля:

• Проверка описи составителем перед подписанием
• Дополнительная проверка руководителем подразделения
• Сверка описи с фактическим составом документов
• Сохранение копии описи в документообороте организации

Контроль особенно важен при заполнении унифицированных форм описей, где любая ошибка может повлечь нарушение законодательства.

10. Хранение описи документов

Опись документов рекомендуется хранить вместе с комплектом бумаг, переданных по этой описи. Это позволит оперативно найти нужный документ или подтвердить факт передачи.

Срок хранения описи должен соответствовать сроку хранения самих документов согласно номенклатуре дел организации.

Хранение описи целесообразно организовать следующим образом:

• В бумажном виде - вместе с документами
• В электронном виде - в общей базе данных документооборота

Наличие описи при хранении документов значительно повышает оперативность поиска информации в архивах организации.

11. Обучение сотрудников правилам составления описи

Для исключения типовых ошибок при заполнении описи документов рекомендуется организовать обучение ответственных сотрудников.

Обучение должно включать:

• Изучение нормативных требований по составлению описей
• Разбор типовых ошибок на примерах
• Практические упражнения по заполнению описей

Полезно предоставить сотрудникам утвержденные в организации шаблоны и образцы описей.

Регулярное обновление знаний позволит обеспечить соответствие оформляемых описей документов актуальным правилам.

12. Типичные ошибки при заполнении описи документов

Чтобы избежать распространенных ошибок при составлении описи, важно знать и учитывать типовые проблемные моменты.

К типичным ошибкам относятся:

• Неполное указание обязательных реквизитов документов
• Неверные данные о количестве листов и экземпляров
• Нарушение хронологии документов в описи
• Отсутствие подписей ответственных лиц

Особого внимания требует заполнение унифицированных форм описей для налоговых и почтовых целей.

13. Проверка соответствия описи фактическому составу документов

Важный этап работы с описью документов - сверка ее данных с фактическим составом бумаг.

Такая сверка позволяет выявить:

• Неточности в данных об объеме и количестве документов
• Несоответствие наименований документов в описи их фактическому виду
• Отсутствие отдельных документов из описи в комплекте бумаг

Рекомендуется привлекать к проверке соответствия независимое контрольное лицо, не участвовавшее в составлении описи.

14. Контроль получения описи адресатом при передаче документов

После передачи комплекта документов важно получить подтверждение факта получения описи от адресата.

Для этого можно использовать:

• Отметку на втором экземпляре описи
• Отдельную расписку о получении
• Иные способы регистрации факта получения

Наличие такого подтверждения позволит при необходимости доказать передачу документов по описи контрагенту или контролирующему органу.

15. Актуализация перечня документов и сроков их хранения

Для повышения качества составления описи важно поддерживать в актуальном состоянии номенклатуру дел и сроки хранения документов.

Рекомендуется регулярно обновлять:

• Перечень документов организации
• Сроки их хранения
• Ответственных за документооборот и архив

Актуальная номенклатура позволит точно определять состав и параметры документов при составлении описи.

16. Внедрение электронного документооборота

Эффективным направлением для оптимизации работы с описями документов является внедрение систем электронного документооборота.

Преимущества электронного документооборота:

• Автоматический учет и регистрация документов
• Ускорение поиска и обработки информации
• Снижение трудозатрат на заполнение описей
• Минимизация ошибок при составлении описи

При электронном взаимодействии с госорганами отпадает необходимость в бумажных описях документов.

17. Использование шаблонов описи документов

Для ускорения процесса составления описи и исключения ошибок рекомендуется использовать шаблоны - образцы с предзаполненными реквизитами.

Шаблоны могут содержать:

• Формулировки и поля по умолчанию
• Автозаполнение повторяющихся сведений
• Подсказки по заполнению

Шаблоны удобно применять для регулярно повторяющихся видов описей.

18. Регламентация процесса подготовки описи документов

Для формализации и контроля процесса составления описей следует разработать соответствующий регламент или стандарт организации.

В регламенте определяются:

• Ответственные исполнители
• Сроки и этапы подготовки описи
• Контрольные процедуры
• Формы описей

Наличие регламента позволяет обеспечить своевременность и качество составления описей документов в организации.

19. Автоматизация процессов документооборота и формирования описей

Автоматизация документооборота и процессов составления описей с помощью IT-решений повышает эффективность работы с документами.

Можно использовать:

• Электронный документооборот с встроенным модулем формирования описей
• Специализированные программы для создания описей
• Функции для автоматического извлечения данных о документах

Автоматизация существенно сокращает трудозатраты на подготовку описей и снижает риск ошибок.