Для чего нужен счет-фактура? Новая форма счет-фактуры
Каждый контрагент по сделке имеет право получить от другой стороны счет-фактуру. Но зачем он нужен? Со счет-фактурой связано много тонкостей, которые стоит знать каждому предпринимателю. Давайте разберемся в нюансах оформления этого документа и в том, как его получить в новом формате.
1. Назначение счета-фактуры
Счет-фактура - это документ строго установленной формы, который выставляется продавцом покупателю и служит для подтверждения суммы НДС, предъявленной продавцом покупателю.
Основное назначение счета-фактуры - дать право покупателю принять к вычету сумму НДС, указанную продавцом в этом документе. Поэтому счет-фактура важен в первую очередь для покупателей-плательщиков НДС.
Счет-фактура - это документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Получив от поставщика правильно оформленный счет-фактуру, покупатель сможет включить сумму НДС в налоговый вычет при расчете налога к уплате. В противном случае, без счета-фактуры или при наличии ошибок в нем, принять НДС к вычету будет нельзя.
Для чего нужен счет фактура также продавцу? Этот документ служит основанием для отражения в учете суммы выручки с НДС от реализации товаров или услуг. Кроме того, на основании выставленных счетов-фактур продавец заполняет книгу продаж для декларирования НДС.
Обойтись без счета-фактуры можно, если обе стороны сделки не являются плательщиками НДС и не нуждаются в этом документе. В остальных случаях отказ от счета-фактуры чреват для покупателя потерей права на налоговый вычет.
2. Кто обязан выставлять счет-фактура
Согласно НК РФ, выставлять счета-фактуры обязаны все плательщики НДС при совершении операций, подлежащих налогообложению (п. 3 ст. 169 НК РФ). Это касается организаций и ИП на общей системе налогообложения.
Исключение составляют налогоплательщики, перешедшие на УСН, ЕНВД, ЕСХН, патентную систему налогообложения. Они освобождены от обязанности выставлять счета-фактуры.
Однако если налогоплательщик на спецрежиме совершает операции, облагаемые НДС, то по ним он обязан выставлять счета-фактуры с пометкой "Без НДС". Это необходимо в случае продажи товаров плательщикам НДС.
С покупателями, не являющимися плательщиками НДС, можно заключить соглашение о невыставлении счетов-фактуры (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ). Тогда для подтверждения расходов им будет достаточно платежных документов.
Однако на практике часто возникает ситуация, когда покупатель просит выставить счет-фактуру, даже если по закону в этом нет необходимости. В таком случае, чтобы не портить отношения с клиентом, лучше удовлетворить его просьбу.
3. Правила выставления счета-фактуры
Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуги.
Однако есть исключения, когда счет-фактуру можно выставлять реже, например раз в месяц:
- При поставке энергоресурсов
- Оказании услуг связи
- Реализации скоропортящихся продуктов
Это возможно, если такие условия прописаны в договоре (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Выставленные и полученные счета-фактуры регистрируются в специальных журналах - книгах покупок и продаж. Это необходимо для формирования декларации по НДС.
Для электронных счетов-фактур установлен особый порядок обмена через оператора электронного документооборота в формате, утвержденном ФНС.
4. Новый формат счета-фактуры
С 2021 года введена новая форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 02.04.2021 N 534.
По сравнению со старыми формами, в новом счете-фактуре появились дополнительные реквизиты:
- Код вида товара
- Страна происхождения товара
- Номер таможенной декларации
Эти данные нужно заполнять при экспортно-импортных операциях.
Порядок заполнения нового счета-фактуры:
- Указать реквизиты продавца и покупателя
- Внести информацию об отгруженных товарах/услугах
- Рассчитать сумму НДС
- Заполнить необходимые данные по импортным товарам
Если в счете-фактуре обнаружена ошибка, ее можно исправить с помощью корректировочного счета-фактуры.
В некоторых случаях вместо счета-фактуры может применяться универсальный передаточный документ.
5. Требования к заполнению счета-фактуры
При заполнении счета-фактуры нужно обратить внимание на следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Порядковый номер и дата выписки
- Реквизиты продавца и покупателя
- Перечень товаров/услуг и их стоимость
- Сумма НДС
Все эти данные должны быть заполнены корректно, иначе возникнут сложности с принятием НДС к вычету. Опционально можно указывать дополнительные сведения об отгрузке, транспортировке.
Типичные ошибки при заполнении счета-фактуры:
- Некорректные реквизиты продавца/покупателя
- Неправильное наименование товаров и услуг
- Ошибки в ценах или суммах
- Неверный расчет суммы НДС
Такие ошибки могут привести к отказу в возмещении НДС, штрафам, доначислению налогов. Поэтому важно тщательно проверять все данные перед выставлением счета-фактуры.
6. Счет-фактура при экспортно-импортных операциях
При осуществлении внешнеторговых операций в счете-фактуре дополнительно указывают:
- Страну происхождения товара
- Код вида товара по ТН ВЭД
- Номер и дату таможенной декларации
Эти данные необходимы для подтверждения обоснованности применения налоговых ставок 0% или 10% по НДС при экспорте/импорте.
Ошибки или неточности в этих сведениях могут привести к доначислению НДС, пеней, штрафов. Поэтому при работе с иностранными компаниями нужно уделять особое внимание корректности счетов-фактур.
7. Электронный документооборот счетов-фактур
С 2021 года можно использовать электронные счета-фактуры, которые имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
Для организации электронного документооборота счетов-фактур нужно:
- Заключить соглашение с контрагентом
- Подключить сервис электронного документооборота
- Настроить юридически значимый электронный документооборот
Электронные счета-фактуры должны храниться в электронном архиве организации в течение 5 лет.
8. Рекомендации по работе со счетами-фактурами
Для успешной работы со счетами-фактурами рекомендуется:
- Тщательно проверять реквизиты перед выставлением счета-фактуры
- Контролировать своевременное получение счетов-фактур от контрагентов
- Сверять полученные счета-фактуры с условиями договоров
- Хранить счета-фактуры в течение 4 лет с момента выставления
Соблюдение этих несложных правил поможет избежать ошибок и связанных с ними финансовых потерь при работе со счетами-фактурами.
9. Особенности счетов-фактур при продаже программного обеспечения
При реализации программного обеспечения и программных продуктов возникает вопрос, нужно ли выставлять счет-фактуру покупателю. Ведь само программное обеспечение не имеет материально-вещественной формы.
Тем не менее, согласно подпункту 26 пункта 2 статьи 149 НК РФ, операции по реализации программ для ЭВМ и баз данных относятся к объектам налогообложения НДС. Соответственно, продавец программного продукта обязан выставить покупателю счет-фактуру.
В счете-фактуре нужно подробно расписать наименование реализуемого программного продукта, его объем и стоимость. Это необходимо для того, чтобы покупатель смог воспользоваться правом на налоговый вычет по НДС.
10. Выставление счетов-фактур при оказании услуг
Многие компании занимаются оказанием услуг, которые также подлежат обложению НДС. В этом случае возникает необходимость выставления счетов-фактур.
При оказании услуг в счете-фактуре нужно максимально детально описать, какие именно услуги были оказаны в рамках договора. Указываются их объем и стоимость.
Счет-фактура при оказании услуг выставляется не позднее 5 дней с момента оказания услуги. Если услуги оказывались непрерывно, счет-фактура может выставляться 1 раз в месяц.
Получив счет-фактуру, заказчик услуги сможет принять к вычету сумму НДС, что является важным преимуществом.
11. Счет-фактура при упрощенной системе налогообложения
Компании на упрощенной системе налогообложения (УСН) освобождены от уплаты НДС, соответственно, не обязаны выставлять счета-фактуры.
Однако если компания на УСН осуществляет отдельные операции, облагаемые НДС, по ним нужно выставлять счет-фактуру с пометкой "Без НДС".
Это необходимо в случае продажи товаров или услуг плательщикам НДС. Тогда покупатель сможет принять НДС к вычету, что является его законным правом.
12. Штрафы за нарушения правил счетов-фактур
За нарушение правил заполнения и выставления счетов-фактур предусмотрена административная и налоговая ответственность.
К административным нарушениям относится выставление счета-фактуры с заведомо ложными сведениями. Штраф за это составляет 10-30 тыс. рублей (ст. 15.12 КоАП РФ).
К налоговым нарушениям относится невыставление счета-фактуры в установленные сроки. Это влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы НДС (п. 1 ст. 120 НК РФ).
Также возможно доначисление НДС, пеней, штрафов из-за ошибок в счетах-фактурах. Поэтому очень важно грамотно заполнять этот документ.