Пошаговое руководство: как перейти на электронную трудовую книжку
Электронные трудовые книжки - новшество, которое коснется каждого работающего россиянина. Как грамотно перейти на цифровой формат и не потерять ни дня трудового стажа? В этой статье мы подробно разберем все нюансы и дадим пошаговую инструкцию. Читайте и узнавайте, как безболезненно перевести бумажную книжку в электронную.
Общие сведения об электронных трудовых книжках
История вопроса: от бумажных к электронным ТК. До недавнего времени все российские работники имели бумажные трудовые книжки. Этот документ хранился у работодателя и в него вносились записи о трудовом стаже и другие кадровые данные. С 2020 года начался постепенный переход на электронный формат трудовых книжек. Теперь вместо бумаги все сведения о работнике фиксируются в цифровом виде.
Что изменилось и почему. Главное отличие электронной трудовой книжки (ЭТК) от бумажной в том, что теперь все данные о трудовом стаже хранятся централизованно в базе Пенсионного фонда РФ. Работодатель просто передает туда информацию, а сам работник может в любой момент получить из ПФР выписку со всеми сведениями о своей трудовой деятельности. Для государства такой централизованный учет удобнее, надежнее и позволяет избежать ошибок при подсчете трудового стажа.
Ключевые даты перехода:
- 1 января 2020 г. - вступил в силу закон о поэтапном переходе на ЭТК
- 1 января 2021 г. - работодатели обязаны подавать сведения о кадровых операциях в ПФР
- 31 декабря 2020 г. - срок, до которого работники могли подать заявление о сохранении бумажной ТК
Преимущества нового формата:
- Удобство хранения данных в цифровом виде
- Прозрачность информации о трудовой деятельности
- Доступ к сведениям через личный кабинет на сайте ПФР
- Снижение бюрократической нагрузки на работодателя
Статистика перехода организаций и сотрудников. По данным Пенсионного фонда, на конец 2020 года на электронный формат трудовой книжки перешли более 5 миллионов работников и 300 тысяч организаций. Это более 30% от общего числа трудоспособного населения России. Ожидается, что к 2022 году переход завершит большинство граждан и компаний.
Новые обязанности работодателя
Отчетность в ПФР: форма СЗВ-ТД. Для ведения электронных трудовых книжек работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд ежемесячный отчет по установленной форме СЗВ-ТД. В него включаются такие сведения, как:
- данные о приеме и увольнении сотрудников
- переводы на другую работу
- изменение фамилии, должности
- предоставление отпусков
Сроки и порядок сдачи отчетности СЗВ-ТД определены в правилах, утвержденных Постановлением Правительства No 730п. Например, сведения о приеме на работу передаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме. За нарушение сроков сдачи отчетности для должностных лиц работодателя предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.
Выдача сведений по форме СТД-Р. Еще одна новая обязанность работодателя - предоставлять по запросу сотрудника сведения о его трудовой деятельности по специальной форме СТД-Р. Этот документ заменяет выписку из бумажной трудовой книжки.
Изменение локальных актов организации. Чтобы все кадровые процедуры соответствовали новому формату трудовых книжек, работодателю нужно скорректировать внутренние документы: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале.
Право работника на выбор формата ТК
Кому положен выбор формата. Важно, что переход на электронную трудовую книжку пока не является обязательным для всех работников. Право выбора есть у тех, кто:
- уже имел трудовую книжку по состоянию на 31 декабря 2020 г.
- состоял в трудовых отношениях после 1 января 2020 г.
Такие сотрудники могут сохранить бумажную книжку, подав об этом заявление работодателю. Или перейти на электронную трудовую - тоже по желанию.
Как выбрать электронную книжку. Чтобы отказаться от бумажной трудовой в пользу электронной, работник пишет соответствующее заявление на имя работодателя. После этого работодатель:
- Делает отметку в бумажной ТК о подаче заявления
- Выдает бумажную книжку сотруднику на руки
- Начинает формировать электронную ТК в системе ПФР
Как вернуться к бумажной ТК. Если работник передумал и решил оставить себе все же бумажную трудовую книжку, он также пишет об этом заявление. После чего работодатель начинает вести оба варианта ТК - и бумажный, и электронный одновременно.
Как получить сведения о трудовой деятельности. Работник, который перешел на электронную ТК, в любой момент может получить из ПФР выписку со всеми данными о своем трудовом стаже. Для этого достаточно заказать справку через личный кабинет на сайте ПФР или обратиться в клиентскую службу фонда.
Пошаговая инструкция перехода на ЭТК
Шаг 1. Выбор формата ТК работником. Сотрудник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку и передает его работодателю. Другой вариант - заявление о сохранении бумажной ТК.
Шаг 2. Уведомление работодателя. Работодатель получает заявление работника и регистрирует его в установленном порядке.
Шаг 3. Внесение записи в бумажную ТК. Работодатель делает запись в бумажной трудовой книжке о подаче работником соответствующего заявления.
Шаг 4. Выдача бумажной ТК работнику. Если работник выбрал электронную ТК, работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку на руки.
Шаг 5. Начало ведения ЭТК. После получения заявления работодатель начинает формировать электронную трудовую книжку работника в системе ПФР.
Таким образом, процесс перехода на электронные трудовые книжки не сложен. Главное - своевременно и правильно оформить все документы. А дальше электронный формат позволит и работникам, и работодателям сократить рутинные операции с бумагами.
Типичные ошибки перехода на ЭТК
Одна из распространенных ошибок при переходе на электронные трудовые книжки - это непредставление работодателем сведений о кадровых мероприятиях в Пенсионный фонд в установленные сроки. К сожалению, некоторые компании игнорируют требования законодательства и не сдают отчетность по форме СЗВ-ТД или делают это с нарушением сроков.
Еще один типичный случай - некорректное заполнение форм отчетности в ПФР. Например, вносятся неполные данные, допускаются разного рода опечатки и неточности. Это может привести к искажению информации об электронной трудовой книжке работника.
Особенности для ИП и малого бизнеса
Для индивидуальных предпринимателей и небольших организаций до 25 сотрудников установлен упрощенный порядок отчетности в ПФР. Они могут представлять сведения о кадровых мероприятиях не ежемесячно, а ежеквартально.
Кроме того, ИП и малый бизнес имеют право выбирать бумажную или электронную форму сдачи отчетности по переходу на электронные трудовые книжки. Для всех остальных работодателей электронная отчетность является обязательной.
Вопросы и ответы по теме
Вопрос: Могу ли я после перехода на электронную трудовую книжку вернуться обратно к бумажной?
Ответ: Нет, после того как работник написал заявление о переходе на ЭТК, возврат к бумажной ТК уже невозможен. Но до момента подачи такого заявления сотрудник может сохранить бумажную книжку.
Вопрос: Что делать, если в электронной трудовой книжке обнаружилась ошибка?
Ответ: В таком случае работник должен обратиться к работодателю, чтобы тот внес исправления в отчет СЗВ-ТД и передал актуальные данные в ПФР. Самостоятельно исправить ошибку в ЭТК нельзя.
Полезные советы по переходу на ЭТК
Для успешного и безболезненного перехода на электронные трудовые книжки рекомендуется:
- Заблаговременно информировать сотрудников о предстоящих изменениях
- Проверять правильность данных в бумажных ТК перед переходом
- Обучить ответственных специалистов работе с новыми формами отчетности
- Настроить электронный документооборот для отправки отчетов в ПФР
Следование этим простым рекомендациям поможет компании без сбоев осуществить переход на новый цифровой формат трудовых книжек.
Примеры из практики
Рассмотрим реальный кейс перехода небольшой компании из сферы розничной торговли на электронные трудовые книжки. В организации работало 18 сотрудников, все они ранее имели бумажные ТК.
В начале 2020 года руководство проинформировало коллектив о грядущих изменениях и предоставило право выбора формата трудовой книжки. Из 18 человек 12 написали заявления о переходе на ЭТК, а остальные решили пока оставить бумажные книжки.
Так как в компании менее 25 работников, отчетность в ПФР по ЭТК сдается ими ежеквартально в бумажном виде. Переход на электронные трудовые позволил сократить издержки на бланки трудовых книжек и время на ведение кадрового делопроизводства.
Риски и сложности перехода на ЭТК
Несмотря на очевидные преимущества, переход на электронные трудовые книжки несет в себе и определенные риски, о которых стоит помнить.
Одна из главных опасностей - сбои в работе информационной системы ПФР, что может привести к потере данных об ЭТК. Чтобы минимизировать этот риск, Пенсионный фонд использует надежные каналы связи и сервера.
Еще один подводный камень - недостаточный уровень цифровой грамотности некоторых сотрудников. Для работы с электронными услугами ПФР требуются базовые навыки использования интернета и компьютера.
Перспективы развития системы ЭТК
В перспективе возможно введение полного запрета на использование бумажных трудовых книжек. Это позволит перевести всю систему учета трудового стажа в цифровой формат.
Также предполагается интеграция ЭТК с Единой государственной информационной системой социального обеспечения (ЕГИССО). Это объединит в единое цифровое пространство данные о трудовой деятельности и полученных социальных выплатах.
Оформление трудовых отношений с ЭТК
При заключении трудового договора работник, имеющий электронную трудовую книжку, должен предъявить работодателю выписку из электронной книжки СТД-ПФР. Это позволит ознакомиться с его предыдущим трудовым стажем.
В случае перехода сотрудника на ЭТК в процессе работы у данного работодателя процедура оформления аналогична - подается заявление и делается запись в бумажную ТК до ее выдачи работнику.
Подведение итогов о переходе
Переход российских организаций и граждан на электронные трудовые книжки - важнейший шаг на пути к цифровизации системы трудовых отношений. Несмотря на некоторые сложности, можно с уверенностью сказать, что преимущества нового формата значительно перевешивают возможные риски.
Главным итогом реформы станет повышение прозрачности данных о трудовом стаже и упрощение их использования для работников и госорганов. А в дальнейшем электронные трудовые книжки позволят перейти к принципиально новому уровню кадрового делопроизводства.