Образец служебной записки на командировку на личном автомобиле

Направление сотрудника в командировку на личном автомобиле - распространенная практика для многих организаций. Но как правильно оформить такую поездку, чтобы избежать претензий налоговой? Давайте разберемся.

Нормативное регулирование командировок на личном транспорте

Основные нормативные акты, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки на личном транспорте:

• Трудовой кодекс РФ
• Налоговый кодекс РФ
• Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
• Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Согласно этим документам, использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях допускается, если это экономически обоснованно или вызвано производственной необходимостью.

При этом работодатель обязан возмещать расходы на горюче-смазочные материалы в соответствии с нормами, либо по фактическим затратам (при наличии подтверждающих документов).

Образец служебной записки при командировке на личной машине

Образец служебной записки на командировку пишется сотрудником по возвращении из поездки в целях подтверждения сроков пребывания в командировке и произведенных расходов.

Записка должна содержать:

• ФИО и должность сотрудника
• Место и сроки командировки
• Цели поездки
• Маршрут следования
• Модель и госномер автомобиля
• Количество израсходованного топлива
• Общую сумму расходов

К записке необходимо приложить все первичные документы, подтверждающие затраты - чеки АЗС, квитанции по оплате парковки и т.д.

Подтверждение расходов и сроков командирования

Отсутствие проездных документов при поездке на личном автомобиле - распространенная ситуация. В таком случае факт нахождения в командировке можно подтвердить несколькими способами:

Можно ли подтвердить расходы электронными документами? Ответ дали эксперты КонсультантПлюс.

1. Служебной запиской самого сотрудника
2. Справкой от принимающей стороны с датами пребывания в командировке
3. Проживанием в гостинице (по квитанциям)

Для индивидуальных предпринимателей и руководителей организаций также рекомендуется составлять записки о поездках по работе с целью подтверждения расходов.

Расчет суточных при использовании личного автомобиля

При направлении сотрудника в командировку на личной машине ему полагаются суточные в размере 700 рублей за каждый день нахождения в поездке.

Для водителей предусмотрены повышенные нормы суточных. Например, для поездок по России они составляют:

• 900 рублей в сутки - при отсутствии ночных переездов
• 1500 рублей в сутки - при наличии ночных переездов

Возмещение расходов на топливо по нормам или фактически

Работодатель может компенсировать расходы на топливо двумя способами:

1. По фактическим затратам (при наличии подтверждающих чеков)
2. В соответствии с установленными нормами расхода топлива на 100 км пробега

Второй вариант проще в применении, однако фактические суммы могут отличаться от нормативных. Поэтому выбор способа зависит от политики и возможностей организации.

Оформление служебных поездок в 1С и бухучете

Образец проводок в 1С при служебной командировке на личном авто:

Аналогичным образом отражаются другие виды затрат в командировках - проживание, транспорт и пр.

Налоговые риски при командировках на личном транспорте

Наиболее распространенные нарушения, выявляемые налоговой инспекцией при проверке командировочных расходов:

• Завышение суточных расходов
• Включение необоснованных транспортных расходов
• Отсутствие первичных документов по расходам

В результате компания может быть оштрафована, а неправомерно возмещенные суммы взысканы в бюджет.

Способы минимизации рисков

Чтобы снизить вероятность доначисления налогов по командировочным расходам, рекомендуется:

1. Вести раздельный учет по всем видам расходов
2. Требовать от сотрудников документальное подтверждение всех затрат
3. Соблюдать лимиты по суточным

Аргументы для споров в суде

Если налоговая оспаривает обоснованность произведенных расходов на командировку, то в судебном споре можно ссылаться на следующие доводы:

• Экономическая целесообразность использования личного транспорта в служебных целях
• Надлежащее документальное оформление командировки
• Сложившаяся хозяйственная практика компании

Полезные образцы документов

Воспользуйтесь готовыми шаблонами, которые помогут грамотно оформить командировку сотрудника на личном автомобиле:

• Форма служебной записки о направлении в командировку
• Бланк приказа на командировку
• Образец служебной записки по возвращении из командировки

Правильность оформления служебной записки на командировку

Проверить, все ли правильно отражено в служебной записке, помогут следующие вопросы:

1. Указаны ли полные ФИО и должность командированного работника?
2. Верны ли место и сроки командировки?
3. Перечислены ли цели и задачи поездки?
4. Указаны ли маршрут следования, модель и госномер транспорта?
5. Приведены ли количество израсходованного топлива и суммы затрат?
6. Имеются ли копии подтверждающих документов?

Универсальный образец служебной записки

Если у вас нет формы служебной записки во внутренних документах компании, можно воспользоваться универсальным образцом, отразив в нем обязательные сведения:

• Сроки и цели командировки
• Адреса выезда и прибытия
• ФИО сотрудника
• Должность сотрудника
• Основание командирования

Дополнительно можно отразить используемый транспорт, маршрут, расходы.

Рекомендации к оформлению комплекта документов

Служебная записка при командировке на личном авто - лишь один из комплекта документов, необходимых для обоснования расходов.

Кроме нее, потребуются:

• Приказ о направлении в командировку
• Первичные документы по проезду, проживанию, иным расходам
• Авансовый отчет

Правильное оформление всего пакета бумаг - залог успешного возмещения расходов.

Особенности заполнения служебной записки водителем

Если в командировку на личном автомобиле направляется водитель, то в его служебной записке должны быть отражены некоторые дополнительные сведения:

• Наличие права на управление транспортным средством соответствующей категории
• Разрешение работодателя на использование личного автомобиля в служебных целях
• Технические характеристики транспортного средства

Кроме того, для водителей предусмотрен особый порядок расчета суточных и возмещения расходов на топливо.