Образцы заявлений на очередной отпуск - как правильно оформить и написать
Ежегодный оплачиваемый отпуск - это законное право каждого работника. Однако для того, чтобы им воспользоваться, нужно соблюсти определенные формальности и правильно оформить необходимые документы. Давайте разберемся, какие бывают заявления на отпуск и как их правильно написать.
Виды отпусков и заявлений на них
Существует несколько разновидностей отпусков, на каждый из которых требуется отдельное заявление:
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- Дополнительный отпуск для некоторых категорий работников;
- Отпуск без сохранения заработной платы;
- Отпуск по беременности и родам;
- Отпуск по уходу за ребенком.
Как написать заявление на очередной отпуск
Рассмотрим подробнее, каким должно быть заявление на обычный ежегодный оплачиваемый отпуск. Образцы заявлений на очередной отпуск можно найти на многих сайтах, однако лучше ориентироваться на требования своей компании.
Реквизиты заявления
Любое официальное заявление должно содержать:
- Дата написания;
- ФИО и должность работника;
- Наименование организации;
- ФИО и должность лица, которому адресовано заявление (как правило, это руководитель организации или начальник отдела кадров);
- Текст заявления;
- Подпись работника.
Текст заявления
Текст заявления на очередной оплачиваемый отпуск должен содержать:
- Просьбу предоставить отпуск;
- Период, на который работник хочет уйти в отпуск (дата начала и окончания);
- Количество календарных дней отпуска.
Например:
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01 июня 2023 года по 28 июня 2023 года продолжительностью 28 календарных дней.
При желании в заявление можно добавить слова благодарности.
Особенности отпускных заявлений
Кроме стандартного ежегодного отдыха существуют и другие виды отпусков. Рассмотрим, чем отличаются заявления на них.
Дополнительный отпуск
На заявление о предоставлении очередного отпуска с указанием дополнительных дней имеют право:
- Сотрудники вредных производств;
- Работники Крайнего Севера;
- Педагоги, врачи, ученые;
- Несовершеннолетние;
- Инвалиды.
В заявлении нужно указать основание для получения дополнительных дней и приложить подтверждающие документы.
Отпуск без сохранения зарплаты
Такой отпуск предоставляется по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. В заявлении обязательно указывается период и причина предоставления такого отпуска.
Оформление заявления на отпуск
При написании заявления на отпуск важно правильно его оформить, чтобы избежать отказа или задержки в предоставлении отдыха. Давайте разберем основные моменты.
На бланке или обычном листе
Заявление можно написать как на специальном бланке из типографии, так и на обычном листе формата А4. Главное, чтобы были указаны все необходимые реквизиты: наименование организации, ФИО и должность работника, дата написания, адресат и собственно текст.
От руки или машинопись
Текст заявления очередной оплачиваемый отпуск можно написать от руки или напечатать. Если заявление пишется от руки, постарайтесь, чтобы почерк был разборчивым. Напечатанный вариант выглядит аккуратнее.
Подпись заявителя
Образцы заявлений очередной отпуск обязательно должны содержать личную подпись работника, претендующего на отдых. Без подписи документ может быть не принят.
Как избежать отказа в предоставлении отпуска
Чтобы повысить шансы на положительное решение, при написании заявления на отпуск нужно учесть несколько моментов:
- Не ждать последнего момента. Подавать заявление лучше заблаговременно;
- Согласовать даты с руководством, чтобы они не конфликтовали с графиком работ;
- Приложить подтверждающие документы, если требуются дополнительные отпускные дни;
- Не допускать фактических ошибок, неточностей в датах;
- Следовать правилам оформления документов, принятым в организации.
Электронный документооборот
Все больше компаний переходят на электронный документооборот. Что это значит для оформления отпусков?
Электронные заявления на отпуск
В случае внедрения электронного документооборота процедура оформления отпусков упрощается. Работнику достаточно заполнить электронную форму с указанием всех необходимых данных, заверить ее электронной подписью и отправить в отдел кадров.
Обычно для этих целей существует внутренний портал или специальная программа. Как правило, электронные системы содержат в себе образцы заявлений очередной отпуск, которые нужно просто заполнить.
Предоставление онлайн-заявления на отпуск экономит время как работникам, так и кадровикам при работе с документами, их архивировании и т.д.
Резолюции, приказы и другие формальности
Рассмотрение заявления и резолюции
После подачи заявления требуется его официальное утверждение или отклонение ответственными лицами.
Согласовывающие резолюции проставляют руководитель подразделения и вышестоящие начальники. Работник может уточнить текущий статус своего документа, подойдя к соответствующему менеджеру.
Издание приказа о предоставлении отпуска
После окончательного согласования отпуска служба персонала издает соответствующий приказ с указанием наименования отпуска, ответственного лица и периода отдыха.
Работника обязаны ознакомить с таким приказом под подпись.