Как оплачивается командировка, если она приходится на выходной день

Командировки в нерабочие и праздничные дни - распространенная ситуация для многих компаний. Но не все знают, как правильно рассчитать оплату для сотрудника и учесть такую командировку в бухгалтерии. В нашей статье мы разберем все тонкости и нюансы, чтобы вы могли легко разобраться в этом непростом вопросе.

Основные правила оплаты командировок в нерабочие дни

Что касается оплаты командировок, приходящихся на выходные и праздничные дни, то здесь действуют общие нормы трудового законодательства:

• Трудовой кодекс РФ;
• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

В этих документах прописаны правила о том, как начислять суточные, нужно ли платить средний заработок за командировку в нерабочее время и т.д.

Расчет суточных

Согласно п.11 Положения о командировках, суточные выплачиваются за каждый день нахождения сотрудника в командировке. При этом не имеет значения, выходной это, рабочий день или праздник. То есть суточные начисляются за все календарные дни с момента отбытия из пункта постоянной работы и до прибытия обратно.

В их число входят:

• дни нахождения в пути;
• дни вынужденных остановок;
• непосредственно дни пребывания в месте командировки.

Размер суточных при этом не зависит от того, рабочий это день или выходной. Обычно он является фиксированной величиной, устанавливаемой в организации.

Формула расчета такая:

Суточные = Количество календарных дней командировки * Размер установленных суточных

Выплата среднего заработка

В Положении о командировках нет прямого указания о том, полагается ли средний заработок за дни командировки, выпадающие на выходные/праздники.

Есть лишь общая норма: если сотрудника все же привлекли к работе в выходной день во время командировки, то оплата производится согласно нормам ТК РФ о работе в выходные и праздники.

Однако трактовка этой нормы неоднозначна. Рассмотрим два подхода.

Подход 1. Выплата среднего заработка

Статья 153 ТК РФ гласит, что при совпадении командировки с выходным или праздничным днем, оплата должна производиться не менее чем в двойном размере.

Исходя из этого, некоторые работодатели начисляют средний заработок за выходные дни, проведенные в командировке, по аналогии с оплатой за работу в праздник.

Подход 2. Оплата по установленной системе

Однако есть и другой подход. Согласно разъяснениям Минтруда, выходные и праздники во время командировки все же следует оплачивать исходя из действующей в организации системы оплаты труда (оклад, тариф, сдельные и т.п.).

То есть фактически как обычный рабочий день, но с повышающим коэффициентом.

Данная позиция подтверждается и судебной практикой (см. решение Верховного Суда РФ от 20.06.2002 No ГКПИ 2002-663).

Такой подход выглядит более логичным, ведь в месте командировки сотрудник фактически не работал в выходной день. Поэтому начислять средний заработок некорректно.

Оформление документов по командировке в нерабочие дни

При оформлении командировки в выходные и праздники особое внимание нужно уделить заполнению следующих документов:

1. Приказ о направлении в командировку;
2. Табель учета рабочего времени;
3. Авансовый отчет по командировке.

Приказ о командировке

В приказе о направлении сотрудника в командировку обязательно указываются даты ее начала и окончания с учетом дней нахождения в пути.

Если командировка выпадает на выходной или праздник, это не должно как-то отражаться в приказе. Указываются фактические календарные дни.

Заполнение табеля учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени дни командировки отмечаются специальным кодом «К», независимо от того, рабочие они или выходные:

Если в командировке сотрудник работал в выходной день, дополнительно проставляется код «РВ». И указывается количество отработанных часов, если есть соответствующее распоряжение работодателя.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет.

В отчет включаются документы, подтверждающие все произведенные расходы в командировке. Например, чеки от отеля или транспортные билеты.

Особенностей составления отчета по командировке в выходные дни нет. Он заполняется по общим правилам.

Особенности расчета НДФЛ и страховых взносов при командировках в нерабочие дни

При выплате компенсаций сотрудникам, командированным в выходные и праздничные дни, возникает вопрос: как учесть такие суммы в расчете НДФЛ и страховых взносов?

НДФЛ при оплате командировки выходной день

Согласно разъяснениям Минфина и ФНС, выплаты работникам в связи с командировкой в нерабочее время учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ).

Соответственно, с них также нужно начислить НДФЛ по общей ставке 13% как с заработной платы.

Страховые взносы при командировке в праздники и выходные

Что касается страховых взносов, то здесь все зависит от способа оплаты такой командировки.

• Если оплачивается командировка выходной день по среднему заработку – взносы начисляются в полном объеме;
• Если оплачивается исходя из оклада/тарифа – только взносы на травматизм.

Варианты оплаты командировок в нерабочие дни: за и против

Как видно из предыдущего раздела, подходы к оплате командировок в выходные и праздники могут различаться.

Рассмотрим подробнее возможные варианты, их плюсы и минусы.

Выплата в двойном размере согласно ТК РФ

За: полностью соответствует нормам трудового законодательства о работе в выходные и праздники.

Против: не вполне логично приравнивать нахождение в командировке к работе. К тому же такой расход труднее обосновать при расчете налогов.

Предоставление дополнительного дня отдыха

За: простой и понятный способ компенсации выходного дня.

Против: не всегда есть возможность предоставить отгул сотруднику сразу по возвращении.

Выплата среднего заработка

За: в некоторых случаях это может быть оправданно и выгодно для работника.

Против: не соответствует реально отработанному времени; вызывает вопросы при расчете налогов и взносов.

Рекомендации по оплате командировок в нерабочие дни

Итак, какой же из вариантов все-таки выбрать, чтобы оплатить командировку в выходной или праздник?

Лучше всего придерживаться таких рекомендаций:

1. Старайтесь заранее планировать командировки на рабочие дни;
2. Тщательно изучите нормы ТК РФ и ведомственных разъяснений по этому вопросу;
3. Выберите способ оплаты, который однозначно соответствует законодательству и устраивает обе стороны.

Это поможет избежать ошибок, нарушений и конфликтных ситуаций при оплате командировок в нерабочие дни.