Загрузка данных из табличного документа: выбор настройки, пошаговая инструкция выполнения загрузки с примерами и советы специалистов

Загрузка данных из табличных документов - процесс, с которым приходится сталкиваться многим пользователям 1С. От эффективности этого процесса зависит дальнейшая работа с системой. Давайте разберемся, как правильно выполнить загрузку, чтобы избежать типичных ошибок.

Подготовка к загрузке данных в 1С

Перед тем как приступить непосредственно к загрузке данных, нужно выполнить ряд подготовительных операций:

1. Подготовить табличный документ с данными для загрузки в нужном формате (.xls, .xlsx, .csv и т.д.).
2. Определить объект загрузки в 1С (справочник, документ, регистр сведений).
3. Выбрать или разработать обработку для загрузки (встроенную или стороннюю).
4. Настроить права доступа пользователя для работы с обработками.

Давайте посмотрим на каждый из этих пунктов поподробнее.

Формирование файла с данными для загрузки

Загрузка данных из табличного документа подразумевает, что у нас уже есть некий файл с данными для импорта в 1С. Это может быть:

• XLS или XLSX файл, экспортированный из другой учетной системы;
• CSV файл, сформированный вручную или скриптом;
• DBF файл, полученный из внешней базы данных;
• Иной табличный документ с разделителями или без.

Файл должен содержать данные, соответствующие объекту для загрузки в 1С.

Например, если мы загружаем номенклатуру, в файле должны быть колонки с кодом, наименованием, артикулом, ценой и другими атрибутами товаров. Чем полнее будут данные, тем меньше придется донастраивать вручную.

Расположение данных также имеет значение. Лучше, если атрибуты номенклатуры из примера будут идти строго в алфавитном порядке в соответствии со справочником в 1С. Это упростит сопоставление колонок при загрузке.

Загрузка данных из табличного документа в 1С

После подготовки данных можно непосредственно приступать к загрузке в 1С. Давайте рассмотрим пошаговую инструкцию.

1. Запускаем 1С в режиме предприятия под нужным пользователем.
2. Выбираем в меню Файл - Открыть и ищем обработку.
3. В открывшейся обработке выбираем необходимый объект для загрузки и загружаем наш табличный документ на вкладку «Табличный документ».
4. На вкладке «Настройка» сопоставляем колонки из табличного документа с реквизитами объекта назначения.
5. Проверяем правильность настроек и нажимаем «Загрузить».

На этом процесс загрузки данных в общих чертах завершен. Далее уже можно приступать к работе с загруженными данными в 1С.

Однако на практике часто возникают некоторые сложности, о которых мы и поговорим далее.

Рекомендации по загрузке данных в 1С

Рассмотрим несколько советов от опытных пользователей 1С, которые помогут избежать типичных ошибок при загрузке данных из табличных документов:

• Перед загрузкой в рабочую базу 1С настоятельно рекомендуется провести тестовую загрузку на копии базы. Это позволит проверить корректность настроек и избежать потери рабочих данных.
• Старайтесь загружать данные в справочники с минимальным количеством уровней вложенности. Например, для номенклатуры лучше использовать плоскую иерархию без групп, разделов и категорий. Это упростит процесс.

При загрузке данных из табличного документа полезно предварительно настроить шаблоны и бизнес-процессы в 1С для автоматического заполнения реквизитов.

Например, для документа «Поступление товаров» можно задать склад-получатель по умолчанию, чтобы он подставлялся автоматически.

Вспомогательная информация, такая как должности, подразделения, виды деятельности и прочее также лучше загружать один раз отдельными справочниками, а не дублировать многократно в основных документах.

Способы повышения скорости загрузки данных

Большие объемы данных могут загружаться в 1С достаточно долго. Давайте рассмотрим несколько способов, как можно ускорить загрузку данных из табличного документа.

Использование внешней обработки

Если загрузка выполняется через типовую обработку конфигурации, имеет смысл попробовать более производительные сторонние решения. Например, обработку универсальной загрузки данных из таблицы.

В ней реализован многопоточный режим загрузки данных, что позволяет значительно ускорить процесс. Особенно это заметно на больших объемах.

Загрузка данных табличного документа по частям

Еще один способ ускорить импорт - разбить входной файл на несколько частей и загружать их по отдельности. Например, можно разделить данные по первой букве наименования номенклатуры.

Сначала импортируем все товары, начинающиеся на букву А. Затем отдельно товары на букву Б и так далее. Финальным этапом объединяем данные в 1С.

Очистка файла перед загрузкой данных табличного документа 1с 8 3

Лишние данные в табличном документе также могут тормозить процесс импорта. Перед загрузкой рекомендуется убрать ненужные колонки, промежуточные итоги, заголовки, подписи.

Настройка производительности 1С

В некоторых случаях имеет смысл дополнительно оптимизировать конфигурацию 1С для более быстрой работы. В том числе для ускорения операций чтения и записи данных.

Можно настроить автоочистку журнала регистрации, отключить избыточные отладочные сообщения, перенести базу 1С на более производительный сервер и т.д.

Загрузка данных табличного документа управляемые формы

Для конфигураций на управляемых формах существуют более эффективные решения по импорту данных. Они лучше оптимизированы и проще в использовании.

В частности, для загрузки данных табличного документа 1с 8 2 можно воспользоваться обработкой и загрузкой данных из табличного документы для УФ. Она работает быстрее типовой обработки.

Обработка загрузка данных табличного документа 8 3

Для платформы 1С версии 8 3 предназначена специальная обработка и загрузка данных из табличного документа для УФ В3.Она еще более производительная и удобная за счет дополнительных возможностей.

В частности, есть оптимизация под многопоточную загрузку больших объемов данных. А также расширенные опции настройки и отладки.

Резервное копирование данных перед загрузкой

Перед началом загрузки больших объемов данных крайне желательно выполнить резервное копирование информационной базы 1С. Это позволит избежать потери рабочих данных при возникновении ошибок.

Создание архивной копии базы 1С

Для резервирования рекомендуется использовать встроенные механизмы самой платформы 1С. Это гарантирует создание корректного и рабочего архива.

В управляемых приложениях резервное копирование выполняется командой меню "Администрирование -> Создать архивную копию". В результате будет создан файл архива базы.

Выбор места хранения архива

Лучше всего хранить архив информационной базы 1С на другом физическом диске или сервере. Это исключит одновременную потерю как рабочей базы, так и ее резервной копии.

Также имеет смысл делать архив не только перед загрузкой данных, но и на регулярной основе в рамках общей политики резервного копирования.

Автоматизация процесса архивации

Для минимизации риска потери данных можно воспользоваться встроенным планировщиком заданий и настроить периодическое автоматическое резервное копирование базы 1С.

Например, создание архива раз в неделю по ночам или ежедневно после закрытия рабочего дня при завершении сеанса 1С предприятия.

Резервное копирование файлов конфигурации

Помимо данных, имеет смысл также резервировать файлы самой конфигурации 1С (.cf). В случае их повреждения или удаления также может потребоваться восстановление.

Файлы конфигурации лучше хранить в системе контроля версий, такой как Git. Это позволит при необходимости откатиться к любой предыдущей версии.

Проверка корректности загруженных данных

После завершения загрузки данных в 1С важно убедиться, что информация загрузилась корректно и без ошибок. Давайте рассмотрим способы проверки.

Визуальная проверка данных

Самый простой способ - визуальное сравнение загруженных данных с исходными. Достаточно выборочно открыть несколько элементов в 1С и сверить со значениями из табличного документа.

Однако при больших объемах такой способ не подходит. Потребуются более формализованные методы.

Сверка числа загруженных элементов

Можно сравнить общее количество загруженных объектов в 1С с исходными данными. Например, если нужно было импортировать 1000 наименований номенклатуры, проверяем эти значения.

Проверка контрольных сумм

Более надежный вариант - сверка контрольных сумм до и после загрузки. Например, можно посчитать суммарную стоимость или количество номенклатуры в Excel и в 1С и сравнить результаты.

Сличение отчетов

Также удобно формировать итоговые отчеты по загруженным данным как до, так и после импорта. И визуально сверять промежуточные суммы, количества, средние значения на соответствие.

Анализ журнала регистрации

Самый надежный способ проверки - анализ журнала регистрации 1С на наличие ошибок. В нем должны отсутствовать сообщения об ошибках при загрузке данных.

При обнаружении проблем их необходимо оперативно исправлять в исходном файле данных и повторять загрузку до полного отсутствия ошибок.

Устранение типичных ошибок при загрузке данных

Даже при тщательной подготовке к загрузке на практике случаются различные ошибки. Давайте разберем типичные проблемы и способы их решения.

Дублирование данных

Одна из распространенных проблем - повторная загрузка уже имеющихся в 1С данных. В результате происходит дублирование информации.

Для предотвращения нужно в настройках загрузки указать поиск дублей по уникальным идентификаторам. Например, по артикулу или коду для номенклатуры.

Отсутствие обязательных реквизитов

Иногда загруженные данные не содержат всех обязательных для заполнения атрибутов. Это приводит к ошибкам.

В таких случаях недостающую информацию можно дозаполнить уже после импорта непосредственно в 1С значениями по умолчанию.

Некорректная кодировка данных

При экспорте-импорте между разными системами могут возникать проблемы с кодировкой. В итоге в 1С отображаются "кракозябры".

Решается путем приведения данных табличного документа к кодировке информационной базы 1С перед загрузкой.

Несоответствие форматов данных

Например, в файлах Excel даты могут иметь текстовый формат. При импорте в 1С, где даты хранятся в специальном формате, происходит ошибка.

В таком случае формат данных необходимо предварительно привести к виду, ожидаемому в 1С.

Некорректные значения в колонках

Иногда в ячейках таблиц могут содержаться данные не соответствующие ограничениям, накладываемым 1С. К примеру, отрицательные остатки или дата вне диапазона.