Как связать разные таблицы в программе Access

Базы данных часто содержат множество таблиц. Для эффективной работы с данными необходимо устанавливать связи между таблицами. В этой статье мы подробно разберем, как в программе Access связать таблицы между собой, чтобы избежать дублирования данных и обеспечить целостность информации.

Подготовка таблиц к связыванию

Прежде чем связать таблицы в Access, необходимо правильно подготовить их:

• Определить первичные и внешние ключи
• Установить одинаковые типы и форматы данных для связываемых полей
• При необходимости создать дополнительные стыковочные таблицы

Рассмотрим каждый пункт подробнее.

Определение ключей

Первичный ключ однозначно идентифицирует каждую запись в таблице. Это может быть поле типа Счетчик или текстовое/числовое поле с уникальным значением для каждой строки.

Внешний ключ ссылается на первичный ключ связанной таблицы. Сопоставление значений внешнего и первичного ключа и устанавливает связь между записями из разных таблиц.

Например, в таблице Продукты поле КодПродукта является первичным ключом, а в таблице Заказы это же поле присутствует как внешний ключ.

Установка форматов данных

как связать таблицы в access, связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных. Исключением является только ситуация, когда одно из полей имеет тип Авточисло (Счетчик).

Кроме того, для числовых и валютных полей важно, чтобы разрядность совпадала. Например, нельзя связать поле Число длиной 10 знаков и поле Число длиной 3 знака.

Стыковочные таблицы

Иногда возникает необходимость реализовать связь "многие ко многим" между таблицами. В таком случае создается дополнительная таблица, в которой объединяются внешние ключи из связываемых таблиц.

Теперь, когда таблицы подготовлены, можно связать таблицы в Access непосредственно.

Создание связи "один ко многим"

Наиболее распространенный тип связи "один ко многим" связывает 1 запись из одной таблицы с несколькими связанными записями из другой таблицы.

Реализовать такую связь в Access можно следующим образом.

Инструкция:

1. Закройте связываемые таблицы
2. В меню "Сервис" выберите "Схема данных"
3. Отметьте галочками нужные таблицы и нажмите "Добавить"
4. Перетащите мышью общее поле (ключ) из одной таблицы в другую
5. В появившемся окне настройте параметры связи и нажмите "Создать"

Настройка параметров связи

При создании связи "один ко многим" в Access, важно включить следующие параметры:

• Обеспечение целостности данных
• Каскадное обновление связанных полей
• Каскадное удаление связанных записей

Обеспечение целостности данных

Этот параметр не позволит добавить или изменить запись в подчиненной таблице, если не существует соответствующей связанной записи в главной таблице.

Каскадное обновление и удаление

Если включены эти опции, то при обновлении или удалении записи в главной таблице, соответствующие изменения автоматически применятся и к подчиненным таблицам.

Связь "один к одному"

Тип связи "один к одному" подразумевает, что 1 запись первой таблицы связана не более чем с 1 записью второй таблицы.

Пример, когда может потребоваться такая связь:

• Таблица сотрудников и таблица с контактной информацией

Чтобы связать две таблицы в Access по типу "один к одному":

1. Первичные ключи таблиц должны быть уникальными
2. Свяжите поля как при связи "один ко многим"

Связь "многие ко многим"

Если нужно, чтобы запись из 1 таблицы связывалась с несколькими записями другой таблицы, используйте связь "многие ко многим".

Для этого потребуется дополнительная таблица-посредник.

Например, чтобы связать таблицы в Access 2007 "Авторы" и "Книги", создается таблица "АвторыКниг":

Это позволит автору быть связанным с несколькими книгами.

Редактирование существующих связей

Чтобы изменить уже созданную связь в Access, нужно:

1. Открыть Схему данных
2. Щелкнуть по связи правой кнопкой мыши
3. Выбрать "Изменить связи"

Здесь можно скорректировать настойки или вовсе связать таблицы в Access 2010.

Запросы к связанным таблицам

Одно из основных преимуществ связанных таблиц - возможность гибко извлекать данные с помощью запросов. Рассмотрим пример.

Есть таблицы "Клиенты" и "Заказы". Поле "ID клиента" в таблице "Заказы" является внешним ключом, который связывает заказ с данными из таблицы "Клиенты".

Чтобы получить отчет со списком всех заказов с указанием данных заказчика, можно использовать запрос с соединением двух таблиц:

SELECT Заказы.Номер, Заказы.Дата, Клиенты.Имя, Клиенты.Город FROM Заказы INNER JOIN Клиенты ON Заказы.ID_клиента = Клиенты.ID_клиента

Создание отчетов

Связанные таблицы позволяют генерировать многостраничные отчеты с различными уровнями группировки данных.

Например, отчет по продажам может содержать:

• Группировку по месяцам
• Группировку по товарам
• Данные о количестве и сумме продаж

Создание форм

Другим преимуществом является возможность создавать формы с полями из нескольких связанных таблиц.

Это позволяет, например, при вводе нового заказа автоматически подтягивать данные о клиенте, не дублируя их вручную.

Разрешение проблем со связями

Иногда при попытке установить связь возникают ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные случаи.

Несовпадение типов данных

Убедитесь, что типы связываемых полей совпадают. Либо скорректируйте их в таблицах, либо при создании связи укажите необходимое преобразование.

Нарушение целостности данных

Если связь уже установлена, удалите ее и заново добавьте, убедившись, что включен параметр целостности данных.