Устав проекта: пример разработки ключевого документа
Устав проекта - это ключевой документ, определяющий цели, задачи, ожидаемые результаты и основные параметры проекта. Без грамотно составленного устава сложно рассчитывать на успешное выполнение проекта в рамках бюджета и в установленные сроки.
Понятие устава проекта
Итак, давайте разберемся, что же такое устав проекта.
Устав проекта - это документ, в котором формализованы основные данные о проекте, включая цели, задачи, требования к результатам, ограничения, риски и другие ключевые характеристики проекта.
Устав проекта определяет содержание и границы проекта, а также формально авторизует существование проекта
Основные функции устава проекта:
- Формализация соглашения между заказчиком и исполнителем о содержании проекта
- Четкое определение целей и результатов проекта
- Определение ролей и зон ответственности участников проекта
- Фиксация бюджета и сроков проекта
Устав проекта разрабатывается обычно в самом начале проекта, после его инициации и принятия решения о запуске. В разработке устава участвуют:
- Заказчик проекта
- Спонсор проекта
- Руководитель проекта
- Команда проекта
- Ключевые стейкхолдеры
Устав проекта обычно содержит следующие разделы:
- Общие сведения о проекте
- Цели и результаты проекта
- Требования к результатам проекта
- Ограничения проекта
- Структура управления проектом
- Бюджет проекта
- Сроки проекта
- Риски проекта
Требования к уставу проекта
Чтобы устав проекта выполнял свои функции, к нему предъявляется ряд требований.
Во-первых, устав проекта должен быть согласован и утвержден заказчиком. Это придает уставу юридическую силу.
Во-вторых, устав должен четко определять устав проекта пример цели и задачи проекта по принципу SMART - specific, measurable, achievable, relevant, time-bound.
В-третьих, в уставе должны быть определены критерии успеха проекта, то есть измеримые показатели достижения целей.
Помимо этого, хороший устав проекта должен:
- Быть кратким, емким и лаконичным
- Не содержать неоднозначных формулировок
- Быть понятным всем вовлеченным сторонам
- Содержать описание продукта или услуги проекта
- Оговаривать порядок утверждения изменений в проекте
Пример плохого устава проекта
Давайте рассмотрим пример того, каким быть не должен устав проекта.
- Цели проекта сформулированы неконкретно и размыто
- Отсутствуют измеримые критерии успеха проекта
- Не определен состав продукта или услуги проекта
- Не указано, как будут утверждаться изменения в проекте
- Слишком много внимания уделено техническим деталям реализации
Такой устав не даст ясного понимания целей и задач проекта, что негативно скажется на всем дальнейшем выполнении работ.
Пример хорошего устава проекта
Хороший устав проекта обычно имеет следующие характеристики:
- Четко сформулированные цели по принципу SMART
- Понятные и измеримые критерии успеха
- Подробное описание продукта, услуг или результатов
- Указан состав рабочих групп и зоны ответственности
- Оговорены процедуры изменения требований и утверждения изменений
Такой устав позволяет в дальнейшем эффективно выполнять работы по проекту в соответствии с изначально заявленными целями и требованиями.
Процесс разработки устава проекта
Давайте теперь разберем, как именно нужно разрабатывать устав проекта.
Процесс разработки устава обычно включает следующие этапы:
- Сбор и анализ исходных данных о проекте
- Формирование рабочей группы по разработке устава
- Разработка структуры и содержания устава
- Написание первой версии устава
- Согласование устава с ключевыми стейкхолдерами
- Доработка устава по результатам согласований
- Утверждение устава
Рассмотрим подробнее каждый из этих этапов.
Сбор и анализ исходных данных
Перед началом разработки устава необходимо собрать максимум информации о проекте:
- Бизнес-цели и задачи проекта
- Требования заинтересованных сторон
- Имеющиеся ограничения (бюджет, сроки)
- Предварительные риски
Эти данные могут поступить из бизнес-плана, технического задания, маркетинговых исследований, экспертных оценок.
Формирование рабочей группы
Для разработки устава формируется рабочая группа, в которую входят:
- Руководитель проекта
- Ключевые члены проектной команды
- Представители заказчика
- Эксперты предметной области
Эта группа будет устава проекта.
Определение состава рабочей группы имеет принципиальное значение, поскольку в группу должны войти компетентные в вопросах проекта специалисты, способные качественно проработать устав.
Определение структуры и содержания устава
Следующий шаг – определить, из каких разделов будет состоять устав и что именно будет в него включено. Рекомендуется использовать типовую структуру устава проекта.
Например:
- Введение
- Цели и задачи проекта
- Критерии успеха
- Требования к результатам
- Организационная структура и роли
- Бюджет и график проекта
- Ограничения и допущения
- Ключевые риски
Содержание разделов должно соответствовать специфике конкретного проекта.
Написание первой версии устава
На этом этапе рабочая группа готовит первую версию документа на основе собранных данных и определенной структуры.
Черновик устава должен максимально полно отражать текущее понимание проекта. Это позволит получить обратную связь от стейкхолдеров и скорректировать устав.
При написании черновика важно придерживаться рекомендаций по разработке качественного устава.
Например, цели проекта должны соответствовать критериям SMART, а функциональные и нефункциональные требования четко определены.
Согласование устава
После написания первой версии устав проекта рассылают на согласование всем ключевым стейкхолдерам – спонсору, заказчику, инвесторам.
Заинтересованные лица анализируют устав и присылают свои замечания и предложения по доработке.
На этом этапе могут быть выявлены некорректно сформулированные требования, неучтенные риски, разногласия в понимании целей проекта.
Доработка устава
После получения обратной связи рабочая группа дорабатывает устав с учетом поступивших комментариев и предложений.
На этом этапе важно урегулировать все имеющиеся разногласия между стейкхолдерами и учесть их пожелания в той мере, в которой это целесообразно и выполнимо.
Результатом данного этапа должна стать новая версия устава проекта, максимально отвечающая интересам всех сторон.
Утверждение устава проекта
После доработки устав проходит стадию финального утверждения.
Документ подписывается заказчиком, спонсором и другими ключевыми лицами, что придает ему официальный статус.
Подписанный устав служит основанием для начала работ по проекту в соответствии с заявленными параметрами.
Устав проекта pmbok (примеры)
Рассмотрим требования к уставу проекта в соответствии со стандартом PMBOK.
PMBOK определяет следующие обязательные элементы устава проекта:
- Цели и задачи проекта
- Требования к результатам проекта
- Основные вехи проекта
- Бюджет проекта
- Ключевые риски
- Организационная структура проекта
Давайте рассмотрим пример устава ИТ-проекта по внедрению CRM-системы, разработанный на основе рекомендаций PMBOK.
Помимо стандарта PMBOK, при разработке устава имеет смысл опираться на типовые шаблоны и образец устава.
Это позволяет сэкономить время и силы на создание документа и сосредоточиться на его наполнении конкретным содержанием.
Рассмотрим пример универсального шаблона устава проекта, применимого для большинства проектов:
Содержание типового устава проекта
Рассмотрим типичное содержание разделов универсального устава проекта:
- Цели и задачи проекта
- Обоснование и потребность в проекте
- Заинтересованные стороны
- Требования к результатам
- Критерии успеха
- Ограничения проекта
Конкретные формулировки заполняются в соответствии со спецификой проекта.
Применение типового устава
Преимущества использования типового устава:
- Экономия времени на разработку структуры и содержания
- Учет передового опыта и лучших практик
- Возможность сосредоточиться на ключевых особенностях конкретного проекта
Однако типовой устав необходимо адаптировать под специфику проекта с учетом отрасли, масштаба, уровня сложности.
Адаптация типового устава
При использовании типового шаблона устава проекта необходимо:
- Добавить специфичные для данного проекта разделы
- Исключить неактуальные разделы
- Скорректировать содержание разделов
Например, для строительного проекта может потребоваться более подробное описание требований к результатам, чем в типовом документе.
Устав проекта и команда проекта
Устав проекта служит основным руководством для команды проекта на протяжении всего жизненного цикла.
В уставе зафиксированы ключевые требования и ожидания, определяющие работу команды.