Что такое делегирование? Разбираемся в важном вопросе

Эффективное делегирование задач - критически важный навык для любого руководителя. От того, насколько умело менеджер распределяет полномочия в команде, зависит общий результат работы компании. К сожалению, многие управленцы сталкиваются с психологическими барьерами при попытке делегировать свои обязанности. Давайте разберемся, что представляет собой делегирование, зачем оно нужно и как его правильно осуществлять.

Почему так важно уметь эффективно делегировать задачи

Грамотное делегирование полномочий дает компании массу преимуществ:

• Повышает гибкость бизнеса, так как сотрудники могут подстраховать или полностью заменить руководителя в критической ситуации: при его болезни, во время отпуска или увольнении.
• Позволяет нарастить общий объем и качество выполняемой работы за счет оптимальной загрузки всех членов команды.
• Ускоряет рост и прибыльность компании. Как показало исследование Gallup, фирмы из списка Inc.500, чьи директора активно делегируют полномочия, в среднем зарабатывают на 33% больше конкурентов.

Средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, в 2013 году оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования.

Кроме того, делегируя все более ответственные задания подчиненным, менеджер стимулирует их профессиональный и карьерный рост. А это повышает вовлеченность персонала, снижает текучесть кадров, ускоряет внедрение инноваций.

Как выбрать подходящего сотрудника для делегирования

Прежде чем передать какую-либо задачу подчиненному, руководителю важно определить, насколько этот сотрудник подходит для ее выполнения. Нужно оценить:

• Есть ли у работника опыт решения схожих задач.
• Насколько он заинтересован в успешном результате.
• Может ли адекватно оценить сложность и трудоемкость работ.
• Достаточно ли у него профессиональных компетенций и ресурсов.

Лучше всего делегировать тем сотрудникам, которые глубоко погружены в текущие рабочие процессы и разбираются во всех их нюансах.

Риски неправильного выбора исполнителя при делегировании

Если допустить ошибку при выборе сотрудника для делегирования, это чревато следующими проблемами:

1. Отсутствие необходимого опыта и навыков у подчиненного, не позволяющее ему справиться с поставленной задачей.
2. Делегирование полномочий тому, у кого нет достаточных ресурсов для работы, приведет к их нехватке в других областях.
3. Перегруз одних сотрудников и недогруз других снизит общую результативность команды.

Как правильно сформулировать задачу при делегировании

Передавая задачу подчиненному, руководителю важно максимально четко сформулировать:

• Какой результат он ожидает: конкретный отчет, готовый продукт, подписанный договор и т.д.
• В какие сроки задача должна быть выполнена.
• Какие ресурсы выделяются на ее решение: бюджет, время других сотрудников, доступы и т.п.

Также важно донести до подчиненного суть поставленной задачи, ее цели и ожидаемую пользу для бизнеса. И конечно, учесть его текущую загрузку, чтобы новое поручение не привело к переработке.

Типичные ошибки при делегировании задач сотрудникам

Часто встречающиеся ошибки, из-за которых делегирование не приносит желаемых результатов:

1. Завышенные ожидания по срокам и сложности задачи.
2. Выбор для исполнения сотрудника, не имеющего достаточных компетенций или ресурсов.
3. Нечеткие инструкции и формулировки.
4. Отсутствие обратной связи и контроля со стороны руководителя.

Способы делегирования сверху вниз и снизу вверх

Существует два основных способа делегирования в организации:

1. Сверху вниз: руководитель распределяет задачи исходя из функционала, закрепленного в должностных инструкциях сотрудников.
2. Снизу вверх: в рамках общих целей и планов команда сама определяет исполнителей для конкретных задач. Менеджер может скорректировать распределение или подключить дополнительные ресурсы.

Как преодолеть психологические барьеры при делегировании

Многие руководители сталкиваются с внутренним сопротивлением при попытках снять с себя часть обязанностей. Причины этого могут быть такими:

• Боязнь потерять контроль над важными процессами.
• Нежелание тратить время на обучение других.
• Страх показаться некомпетентным, если результат окажется плохим.
• Привычка все держать "под собой".

Чтобы преодолеть эти ограничения, эксперты советуют:

Как повысить эффективность делегирования в команде

Чтобы извлечь максимум пользы из навыка делегирования, рекомендуется:

1. Начинающим руководителям - делегировать сначала небольшие и понятные задачи.
2. Со временем планомерно увеличивать масштаб и сложность делегируемых задач по мере роста опыта в команде.
3. Регулярно предоставлять сотрудникам обратную связь по результатам для повышения качества работы.
4. Корректировать подходы к делегированию в зависимости от эффективности.

Показатели эффективного делегирования

Как оценить результативность?

Ключевые показатели того, что менеджер успешно овладел этим важным навыком:

• Снижение собственных трудозатрат и уровня стресса.
• Увеличение доли стратегических задач.
• Рост вовлеченности и лояльности членов коллектива.
• Улучшение общих результатов работы команды и бизнеса.

Как избежать типичных ошибок при делегировании

Чтобы максимизировать эффективность делегирования в компании, важно научиться избегать распространенных ошибок, таких как:

1. Выбор для делегирования неподходящего сотрудника, не обладающего достаточным опытом или компетенциями.
2. Постановка перед исполнителем некорректных целей и сроков, не соответствующих его возможностям.
3. Нечеткие формулировки заданий, из-за чего подчиненные не до конца понимают суть требований и ожиданий.
4. Отсутствие или недостаток обратной связи со стороны менеджера в процессе работы.

Как правильно контролировать исполнение делегированных задач

Эффективный контроль при делегировании подразумевает:

1. Постановку четких и объективных критериев оценки результата работы.
2. Регулярный мониторинг статуса выполнения без вмешательства в процесс.
3. Своевременное выявление и решение возникающих у подчиненных трудностей.
4. Конструктивную обратную связь и корректировку подходов.

Как повысить личную эффективность делегирования

Чтобы стать эффективным в делегировании, менеджеру важно:

1. Выявить и проработать свои психологические барьеры, мешающие передаче задач.
2. Реалистично оценивать собственные компетенции и приоритеты.
3. Развивать навыки постановки целей, планирования, обучения, мотивации и контроля.

Как внедрить эффективное делегирование в компании

Для оптимизации процесса делегирования на уровне всей компании необходимо:

1. Формализовать механизмы распределения задач и полномочий.
2. Обучать руководителей навыкам эффективного делегирования.
3. Мотивировать сотрудников на расширение зоны ответственности.

Пошаговый алгоритм эффективного делегирования

Чтобы максимизировать результативность процесса делегирования задач подчиненным, рекомендуется придерживаться следующего пошагового алгоритма:

1. Определить цель и необходимый результат.
2. Выбрать подходящего исполнителя, учитывая его навыки, мотивацию и нагрузку.
3. Четко сформулировать требования, сроки и ключи для оценки.
4. Предоставить необходимые полномочия и ресурсы для выполнения работы.
5. Контролировать ход исполнения и оперативно отвечать на вопросы сотрудника.
6. Принять и оценить конечный результат, дать обратную связь сотруднику.
7. При необходимости скорректировать задачу или подход к конкретному сотруднику.

Как правильно формулировать задачи при делегировании

Формулируя задачу для делегирования подчиненному, важно:

1. Максимально конкретизировать желаемый результат работы.
2. Установить четкие, но реалистичные сроки исполнения.
3. Определить, какие ресурсы выделяются на выполнение задачи.
4. Описать критерии и ключи, по которым будет оцениваться результат.

Как мотивировать сотрудников на расширение полномочий

Чтобы сотрудники стремились брать на себя большую ответственность, необходимо:

1. Связывать расширение задач и полномочий с карьерным и материальным ростом в компании.
2. Регулярно и публично хвалить инициативных сотрудников.
3. Проводить обучение и тренинги по развитию необходимых профессиональных и управленческих навыков.

Как организовать контроль исполнения делегируемых заданий

Для организации эффективного контроля за исполнением делегируемых заданий необходимо:

1. Внедрить систему регулярной отчетности о статусе задач.
2. Использовать программное обеспечение для автоматизации контроля за ходом работ.
3. Своевременно реагировать в случае возникновения отклонений от плана.