Правила официального общения на работе

Официальное общение играет важную роль в деловой сфере. От того, насколько хорошо вы владеете правилами такого общения, зависит ваш успех в карьере и репутация специалиста.

Понятие официального общения

Официальное общение - это взаимодействие между людьми в рамках выполнения ими служебных обязанностей и достижения общих целей.

Оно отличается от неофициального большей регламентацией и наличием определенных правил. Цель официального общения - решение рабочих вопросов и задач.

Официальное общение подчиняется системе общепринятых норм как в речевом, так и в поведенческом плане.

Ключевые характеристики официального общения:

• деловой и сдержанный стиль
• соблюдение субординации
• следование этикету и корпоративной культуре
• четкость и конкретность
• ориентация на результат

Виды официального общения

Вертикальное общение - это коммуникация между руководителями и подчиненными.

Оно включает отдачу распоряжений, объяснение задач, контроль исполнения и т.д. Нисходящее общение (сверху вниз) несет важную информацию для выполнения работы. Восходящее (снизу вверх) - позволяет руководству лучше понимать ситуацию на местах.

Горизонтальное общение происходит между коллегами одного уровня из разных подразделений.

Оно позволяет координировать совместную работу для достижения общих целей компании. Горизонтальное общение также важно для обмена опытом и идеями.

Например, маркетологи могут проконсультироваться с программистами относительно возможностей сайта перед запуском рекламной кампании.

Диагональное общение - это коммуникация между сотрудниками из разных подразделений и с разным должностным уровнем.

Оно позволяет решать вопросы, выходящие за рамки обычного вертикального взаимодействия внутри отделов. Например, руководитель отдела кадров может обсудить с рядовым менеджером по продажам вопрос повышения мотивации персонала.

Преимущества официального общения

К достоинствам официального общения можно отнести:

• повышение эффективности работы за счет четкого распределения обязанностей;
• возможность контроля и корректировки рабочего процесса;
• формирование единого информационного пространства в компании;
• укрепление корпоративной культуры.

Недостатки официального общения

В то же время официальному общению присущи и определенные недостатки:

• излишняя регламентация, мешающая творчеству;
• бюрократизация коммуникации;
• потеря индивидуальности;
• риск искажения информации.

Рекомендации по улучшению навыков официального общения

Чтобы повысить эффективность официального общения, рекомендуется:

1. Четко формулировать цели коммуникации
2. Использовать активное слушание
3. Задавать уточняющие вопросы

Особенности устного официального общения

К устным формам официального общения относятся деловые встречи, совещания, переговоры. При личном контакте важно:

• Соблюдать деловой стиль одежды и поведения
• Говорить четко, конкретно, по существу
• Демонстрировать заинтересованность и уважение к собеседнику

Особенности письменного официального общения

К письменным формам относится деловая переписка и работа с документацией. Письменное общение должно отличаться:

• лаконичностью
• аргументированностью
• грамотностью

Подготовка к деловой встрече или переговорам

Чтобы устное официальное общение прошло максимально продуктивно и результативно, к нему нужно тщательно готовиться:

1. Определить цели встречи
2. Составить повестку
3. Подготовить необходимые материалы
4. Продумать свою позицию и аргументацию
5. Спланировать возможные вопросы оппонентов

Правила поведения во время деловых переговоров

• Соблюдать регламент времени
• Высказываться четко по существу обсуждаемых вопросов
• Избегать многословности и пустых фраз
• Проявлять уважение к мнению участников
• Задавать уточняющие вопросы

Основные техники аргументации

В устной коммуникации для убеждения оппонентов часто применяют следующие приемы:

• Ссылка на факты и статистику
• Приведение экспертных мнений
• Использование ярких примеров
• Логическое обоснование позиции

Виды деловой переписки

Основными разновидностями официальных писем являются:

• Письма-запросы
• Письма-предложения
• Письма-подтверждения
• Гарантийные письма
• Сопроводительные письма

Правила оформления деловой документации

Работая с официальными документами, важно придерживаться определенных правил:

• Единый стиль оформления
• Четкая структура
• Корректные формулировки
• Проверка на наличие ошибок

Предварительная подготовка к деловым переговорам

Для того чтобы обсуждение во время переговоров прошло плодотворно, полезно заранее:

1. Узнать как можно больше о партнерах, с которыми предстоит вести переговоры
2. Составить профили участников: интересы, характер, стиль общения
3. Выявить возможные зоны конфликта или разногласия

Такая подготовка поможет лучше адаптировать свою позицию и аргументы под конкретную аудиторию.

Правила ведения деловых совещаний

Эффективное совещание должно:

• Иметь четкий регламент и соблюдать его
• Быть хорошо структурированным
• Предполагать обсуждение, а не монолог
• Завершаться принятием конкретных решений

Речевые формулы для аргументации

Во время обсуждения спорных вопросов полезно использовать такие выражения:

• По нашему мнению/анализу...
• Имеющиеся данные свидетельствуют о том, что...
• Это подтверждается следующими фактами...

Такие формулировки помогают выделить позицию компании и подкрепить ее убедительными доводами.

Требования к стилю делового письма

Стиль любого официального письма должен соответствовать ряду требований:

• Сдержанность и корректность формулировок
• Лаконичность
• Отсутствие эмоциональной окраски

Порядок составления и оформления документов

Работа с документами на предприятии ведется в соответствии с определенным регламентом:

1. Утвержденные бланки и формы
2. Правила структурирования текста
3. Проверка и визирование ответственными лицами