Принципы эффективного контроля в современном менеджменте

Контроль - неотъемлемая часть управления. Без четких принципов он превращается в формальность. Какие принципы помогут сделать контроль по-настоящему результативным?

Стратегическая направленность

Первый важный принцип - контроль должен соответствовать стратегии компании. Он должен быть сфокусирован на ключевых областях бизнеса и приоритетах развития.

Например, если компания ставит цель увеличить долю на внешнем рынке, то именно экспортные операции должны находиться в фокусе контроля. А второстепенные направления проверять подробно нецелесообразно.

Ориентация на конечный результат

Второй важный принцип - контроль должен быть ориентирован на достижение конкретных, измеримых результатов.

Контроль ради контроля теряет всякий смысл.

Поэтому стандарты и критерии контроля должны напрямую соотноситься с целями компании - ростом продаж, повышением рентабельности, сокращением издержек и т.д.

Принципы контроля в менеджменте: системность и взаимосвязь контроля

Третий важный принцип - контроль должен носить системный характер. Все его элементы должны быть взаимосвязаны. Например, изменения в стандартах контроля должны влечь корректировку средств и методов его проведения. И наоборот.

• Контроль встроен во все функции управления
• Меняются цели компании - меняются цели и критерии контроля
• Изменились методы работы - нужны новые инструменты контроля

Принципы контроля в менеджменте: гибкость и адаптивность

Четвертый принцип - контроль должен быть гибким и адаптивным. Он должен оперативно реагировать на изменения внешней и внутренней среды.

1. Меняется рыночная конъюнктура - корректируются приоритеты контроля
2. Вводится новая ИТ-система - нужны другие способы сбора данных
3. Появляются новые подразделения - расширяются границы контроля

Так контроль помогает компании быстрее адаптироваться к меняющимся реалиям бизнеса.

Оптимальность объема контроля

Следующий принцип - контроль должен быть оптимальным по объему, не избыточным и не недостаточным.

Чрезмерный контроль отвлекает ресурсы и раздражает персонал. Недостаточный контроль ведет к рискам и убыткам.

Поэтому важно выделить ключевые зоны контроля и сфокусировать усилия именно на них. А второстепенные области проверять выборочно.

Экономическая эффективность

Следующий важный принцип - контроль должен быть экономически эффективен, то есть доходы и выгоды от него должны превышать затраты на его проведение. Это достигается за счет:

• Оптимизации издержек на сбор, обработку, хранение информации
• Автоматизации рутинных контрольных процедур
• Сокращения контроля в неприоритетных областях

Если же контроль приносит одни убытки и не дает полезного эффекта для бизнеса - то он теряет всякий смысл.

А также:

• Учет человеческого фактора. Еще один важный принцип контроля - учет человеческого фактора, особенностей поведения людей. Контроль направлен не на наказание сотрудников, а на повышение эффективности работы компании. Поэтому он должен строиться на доверии, уважении и понимании.
• Конкретность и своевременность. Следующий принцип - контроль должен быть конкретным и своевременным. Нужно четко определить его цели, объекты, критерии оценки. Контроль нужно проводить в нужное время, не раньше и не позже. Например, предварительный контроль до начала работ, текущий в процессе, итоговый после завершения. Такой правильно спланированный контроль позволяет своевременно реагировать на возникающие проблемы или отклонения.
• Обратная связь по результатам. Контроль должен замыкаться на обратную связь с проверяемыми подразделениями и сотрудниками. Это позволяет своевременно корректировать их работу, исправлять допущенные ошибки, повышать ответственность персонала за результат.
• Мотивация на самоконтроль. Эффективный контроль должен стимулировать сотрудников к самоконтролю и самодисциплине. Люди, которые регулярно анализируют свою работу, сами находят и устраняют недочеты. Это снимает необходимость в избыточном внешнем контроле.
• Развитие культуры контроля. Успешные компании внедряют и поддерживают культуру постоянного контроля и улучшений. В такой культуре контроль воспринимается не как "полицейская мера", а как инструмент повышения эффективности и качества работы.

Кроме того:

• Регулярное обновление. И последний важный принцип - контроль нужно регулярно обновлять и совершенствовать. Появляются новые технологии, меняются бизнес-процессы, приходят новые сотрудники. Все это требует корректировки системы контроля. Только так она сможет оставаться эффективной и отвечать потребностям развивающейся компании.
• Роль руководителя в контроле. Эффективность контроля во многом зависит от руководителя и его личного примера. Руководитель должен регулярно анализировать информацию о работе компании, своевременно принимать корректирующие решения, поощрять инициативных сотрудников. Если же начальник игнорирует контроль, это демотивирует персонал и разрушает всю систему управления.
• Автоматизация контрольных процедур. Современные информационные системы позволяют частично автоматизировать контроль. Это снижает трудозатраты и повышает оперативность контроля. Например, система может автоматически отслеживать отклонения фактических показателей от плановых и оповещать об этом.
• Сочетание внешнего и внутреннего контроля. Эффективная система контроля включает как внешний независимый аудит, так и регулярный внутренний контроль самой компании. Внешние аудиторы анализируют деятельность со стороны и дают объективную оценку. Внутренний контроль позволяет регулярно отслеживать текущее состояние дел.
• Непрерывное совершенствование. Контроль должен рассматриваться как инструмент непрерывного совершенствования бизнеса. Выявленные в ходе контроля недостатки анализируются, на их основе разрабатываются корректирующие мероприятия, процессы оптимизируются.

Так постепенно повышается эффективность всей компании.