Заполнение табеля учета рабочего времени: основные правила и рекомендации

Правила заполнения табеля учета рабочего времени довольно подробно регламентированы трудовым законодательством. Казалось бы, проще некуда — так почему же на практике у работодателей все равно возникают вопросы? Давайте разберемся.

1. Нормативное регулирование табеля учета рабочего времени

Основными нормативными актами, регулирующими порядок ведения табеля учета рабочего времени, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст.91)
• Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1
• Приказ Минфина от 30.03.2015 N 52н (для бюджетных организаций)

В соответствии со статьей 91 ТК РФ обязанность вести учет рабочего времени каждого работника возлагается на работодателя. Для этого может быть назначен специальный работник - в его трудовом договоре прописывают соответствующие должностные обязанности.

Если работодатель не ведет учет рабочего времени в виде табеля, то это является нарушением трудового законодательства. За такое нарушение КоАП РФ предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ч.1 ст.5.27 КоАП).

2. Формы табеля учета рабочего времени

Для коммерческих организаций предусмотрены две типовые формы табеля учета рабочего времени:

• Форма No Т-12
• Форма No Т-13

Обе формы утверждены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1. Основное отличие между ними заключается в том, что в форме НоТ-13 отсутствует раздел, посвященный расчетам по оплате труда.

Поэтому выбор конкретной формы зависит от того, как в организации организован учет труда и его оплаты:

• Если учет труда объединен с расчетом зарплаты, то используют форму НоТ-12;
• Если учет рабочего времени ведется отдельно от расчетов с персоналом, можно применять любую форму.

При заполнении табелей можно использовать два метода:

1. Метод сплошной регистрации явок и неявок.
2. Метод регистрации только отклонений от нормального рабочего времени.

Сегодня в условиях широкого распространения учетных программ чаще применяют первый метод, поскольку он позволяет полностью автоматизировать обработку табеля.

3. Общие требования к заполнению табеля

При заполнении табеля нужно следовать следующим основным правилам:

1. Указывать в шапке табеля полное название организации, подразделения, отчетный период, присвоенные коды.
2. Для каждого сотрудника заполнять отдельную строку с указанием всех необходимых данных (ФИО, табельный номер, должность).
3. Ежедневно отмечать в табеле явки и неявки работников.
4. Использовать установленные коды для обозначения разных видов работы и оплат.
5. Указывать время неявок и соответствующие им коды причин.
6. Отпуска отражать с помощью специальных кодов без указания количества часов.

Рассмотрим некоторые моменты более подробно.

Явки обычно обозначаются кодом "Я" или цифровым кодом "01". В соответствующей строке указывается количество отработанных часов.

Неявки могут обозначаться как буквенными кодами (Н, ОТ, У), так и цифровыми (04, 09, 11). При необходимости указывается количество часов, но для отпусков эта графа не заполняется.

Отпуска и больничные отмечаются без указания количества часов. Для этого используются коды ОТ, ОД, У, Р, ОЖ.

Сверхурочная работа обозначается дополнительным кодом "С" или "04". В этом случае в строке указывается суммарное количество отработанных часов (нормальная продолжительность рабочего дня + сверхурочно отработанное время).

Правильное отражение в табеле всех случаев отклонений от нормального рабочего времени очень важно, поскольку на основании этих данных в дальнейшем рассчитывается заработная плата, пособия и т.д.

4. Подписание и хранение табеля учета рабочего времени

После завершения месяца заполненный табель учета рабочего времени подписывают три лица:

• Работник, ответственный за ведение табеля;
• Руководитель подразделения;
• Представитель кадровой службы.

Подписи служат подтверждением достоверности данных, внесенных в табель.

Срок хранения табелей составляет 5 лет. Обычно их сшивают в единую книгу за календарный год и сдают в архив организации либо на внешнее хранение.

В течение года заполненные табели можно хранить в отделе кадров, бухгалтерии или у руководителя.

5. Ошибки при заполнении табеля учета рабочего времени

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при заполнении табеля учета рабочего времени:

• Неправильное указание явок и неявок. Например, отсутствие работника по больничному отмечается как отпуск.
• Некорректное отражение отпусков и больничных листов - неправильный код или не заполнены даты.
• Ошибки в кодах видов работы и оплат. К примеру, сверхурочная работа указана кодом командировки.
• Неверное указание ФИО, табельного номера, должности работника.

Подобные ошибки влекут искажение данных о фактически отработанном времени сотрудников. Это приводит к нарушениям в расчете заработной платы, пособий, выплат компенсаций и т.д.

6. Автоматизация процесса заполнения табеля

Сегодня автоматизация учета рабочего времени посредством специализированных программ имеет ряд преимуществ:

• Снижение трудозатрат на заполнение табеля вручную
• Уменьшение количества ошибок при ручном вводе данных
• Автоматический расчет заработной платы, отпускных и пособий на основе данных табеля
• Возможность оперативно получать различные отчеты по учету рабочего времени

Для автоматизации учета рабочего времени можно использовать как универсальные бухгалтерские системы (1С, Galaktika и др.), так и специализированные кадровые программы (БОСС-Кадровик, Зарплата и управление персоналом, Deus Ex и др.).

7. Контроль правильности ведения табеля

Проверяющие органы уделяют большое внимание порядку ведения табеля учета рабочего времени в организациях. Чаще всего выявляются такие нарушения:

• Отсутствие табеля как такового
• Несоответствие данных в табеле фактически отработанному времени
• Неправильное применение кодов неявок и видов работ
• Несвоевременное или неполное заполнение табеля

Ответственность за нарушения в табеле несет работодатель как юридическое или физическое лицо. Меры ответственности: предупреждения, штрафы, приостановление деятельности.

8. Рекомендации по ведению табеля

Чтобы избежать ошибок при заполнении табеля учета рабочего времени, рекомендуется:

• Четко определить ответственного за ведение табеля сотрудника
• Использовать удобную форму табеля (Т-12 или Т-13)
• Ежедневно аккуратно вносить данные в табель
• Регулярно проверять правильность заполнения
• Сверять данные табеля с первичными документами (заявления об отпусках, больничные листы и т.д.)

Соблюдение этих несложных рекомендаций позволит вести табель учета рабочего времени без ошибок и с минимальными трудозатратами.

9. Пример заполнения табеля

Рассмотрим заполнение табеля на конкретном условном примере. В отделе 5 сотрудников, у которых в июле были следующие отклонения от нормального рабочего времени:

• Иванов - с 3 по 5 июля в командировке
• Петров - с 17 по 19 июля отпуск
• Сидоров - 13 июля больничный
• Козлова - 15 июля работала сверхурочно 2 часа
• Гурьев - весь июль в ежегодном отпуске

Ниже приведен фрагмент табеля июля, заполненного на основе этих данных:

Как видно из примера, различные отклонения от нормального рабочего времени отражаются соответствующими кодами и данными.

10. Часто задаваемые вопросы по табелю учета рабочего времени

Рассмотрим наиболее частые вопросы, возникающие у работодателей в связи с заполнением табеля учета рабочего времени:

1. Можно ли не заполнять табель, если в организации менее 20 сотрудников? Нет, ведение табеля обязательно вне зависимости от численности персонала.
2. Нужно ли ставить печать организации на табеле учета рабочего времени? Нет, законодательством это не предусмотрено.
3. Как отразить в табеле вынужденный прогул из-за поломки оборудования? С помощью кода простоя "ПР" или "07".
4. Можно ли хранить табели только в электронном виде? Нет, по завершении года табель необходимо распечатать и подписать.
5. Как отразить в табеле отпуск по совместительству? Аналогично основной работе - с использованием кода "ОТ".

Как видно из ответов, многие вопросы связаны с незнанием тонкостей законодательства о труде. Поэтому работодателям и кадровикам важно постоянно повышать свою квалификацию в этой сфере.

11. Особенности электронного кадрового документооборота

В последнее время все больше компаний переходят на электронный документооборот, в том числе и в области кадрового учета. Это влечет некоторые особенности работы с электронными табелями:

• Данные о рабочем времени собираются в специальных программах
• Табель формируется и хранится в электронном виде
• Электронная подпись приравнивается к собственноручной
• Необходимо регулярно архивировать базы данных табеля

Главное преимущество электронных табелей - это оперативность обработки данных и удобство их анализа. Но и здесь важно не допускать ошибок при внесении первичных данных о явках и неявках сотрудников.

12. Выгрузка данных табеля для госорганов

Данные из табеля учета рабочего времени могут потребоваться для предоставления в госорганы - налоговые органы, фонды, органы статистики. Для таких целей используется выгрузка информации из табеля.

Основные моменты выгрузки данных табеля:

• Выгружаются данные в соответствии с установленными форматами
• Обычно это осуществляется в автоматическом режиме из программы
• Полученный файл загружается через специальные онлайн сервисы госорганов
• Выгруженные данные должны полностью соответствовать бумажному табелю

Таким образом, и при работе с электронными табелями важно обеспечить полноту и достоверность данных для корректного информационного обмена с госорганами.