Как снизить накладные затраты предприятия: советы экспертов

Накладные затраты - важная составляющая расходов любого предприятия. Их оптимизация позволяет повысить эффективность бизнеса. Давайте разберемся, что представляют собой накладные затраты и как можно их снизить.

Понятие накладных затрат

Накладные затраты - это расходы предприятия, которые напрямую не связаны с производством продукции или оказанием услуг. К ним относятся административные расходы, затраты на содержание офиса, оплата труда управленческого персонала и так далее.

Накладные расходы определяются как затраты, понесенные на организацию, обслуживание производства, реализацию продукции и управление.

Основное отличие накладных затрат от прямых в том, что их нельзя непосредственно отнести к конкретному виду продукции или услуг. Например, заработная плата рабочих цеха - это прямые затраты, а заработная плата административно-управленческого персонала - накладные.

К накладным затратам предприятия обычно относят:

• аренду и содержание зданий и сооружений
• заработную плату административно-управленческого персонала
• амортизацию основных средств общехозяйственного назначения
• коммунальные расходы
• затраты на рекламу
• представительские расходы

Учет накладных расходов необходим для правильного расчета себестоимости продукции, определения финансовых результатов предприятия, а также налогообложения. Оптимизация накладных затрат позволяет высвободить средства для развития производства и повышения прибыли.

Нормирование накладных затрат

Для контроля уровня накладных затрат используется их нормирование. Суть его заключается в установлении предельных сумм расходов на обслуживание производства и управление.

В ряде отраслей нормативы накладных расходов устанавливаются на законодательном уровне. Например, для предприятий строительной отрасли в качестве базы принимается фонд оплаты труда рабочих, а нормативы зависят от вида деятельности.

Остальные предприятия устанавливают нормативы накладных расходов самостоятельно в учетной политике. Это позволяет планировать затраты и не допускать их чрезмерного увеличения.

Нормирование накладных затрат включает:

1. Анализ фактических накладных расходов за предыдущие периоды
2. Определение оптимального уровня затрат для предстоящего периода
3. Расчет отклонений фактических сумм от установленных нормативов
4. Корректировку нормативов по результатам анализа

Такой подход позволяет не только контролировать накладные затраты, но и оптимизировать их.

Структура накладных затрат

Структура накладных затрат зависит от масштабов и специфики деятельности предприятия. Можно выделить ряд основных составляющих:

• Заработная плата административно-управленческого персонала
• Арендная плата и содержание помещений
• Амортизация основных средств
• Расходы на рекламу и маркетинг
• Коммунальные и эксплуатационные расходы
• Затраты на связь и интернет
• Представительские расходы

Как правило, наибольший удельный вес занимает оплата труда управленческого персонала. Доля аренды и коммунальных расходов также достаточно высока.

Методы учета накладных затрат

Существуют различные подходы к учету и распределению накладных расходов. Рассмотрим основные из них.

Прямой расчет

Этот метод заключается в том, что накладные расходы рассчитываются непосредственно по каждому виду продукции или услуг. Для этого ведется раздельный учет всех косвенных затрат, приходящихся на конкретный объект калькуляции.

Достоинством метода является точность расчетов. Недостаток - высокая трудоемкость учета.

Распределение по центрам ответственности

Этот способ основан на предварительном распределении накладных расходов между центрами ответственности (цехами, отделами), а затем - между видами выпускаемой продукции.

Преимущество - возможность контроля расходов конкретных подразделений. Недостаток - сложность распределения между видами продукции.

Распределение пропорционально базе

Самый распространенный метод. Суть его в том, что общая сумма накладных расходов распределяется между объектами калькуляции пропорционально выбранной базе.

В качестве базы может использоваться объем выручки, затраты на оплату труда, прямые расходы и другие показатели.

Достоинства: простота, универсальность. Недостаток: условность распределения.

На практике чаще используется комбинация нескольких методов учета накладных расходов.

Пути оптимизации накладных затрат

Для снижения накладных расходов могут использоваться различные меры, основные из которых:

• Сокращение административно-управленческого персонала
• Уменьшение расходов на содержание офисов
• Внедрение энергосберегающих технологий
• Аутсорсинг непрофильных функций
• Автоматизация бизнес-процессов

Сокращение численности управленческого персонала

Один из наиболее очевидных путей оптимизации - уменьшение числа управленцев и связанного с этим фонда оплаты труда. Например, объединение должностей, перераспределение функций.

Однако такое сокращение должно быть обоснованным, чтобы не снизить эффективность управления.

Уменьшение расходов на содержание офиса

Значительную долю в структуре накладных затрат занимают расходы на аренду и содержание административно-офисных помещений.

Возможные пути оптимизации:

• Переезд в менее дорогое здание
• Частичная сдача площадей в аренду
• Уплотнение рабочих мест
• Замена дорогой мебели и техники на более бюджетные аналоги

Это позволит существенно сэкономить на арендных платежах и затратах на коммунальные услуги.

Внедрение энергосберегающих технологий

Значимую часть накладных расходов могут составлять платежи за электричество, водоснабжение, отопление и т.д. Снизить их поможет:

• Установка приборов учета
• Замена ламп накаливания на светодиодные
• Утепление здания
• Автоматизация систем энергосбережения

Это обеспечит экономию ресурсов и средств предприятия.

Аутсорсинг непрофильных функций

Еще один эффективный метод оптимизации накладных расходов - передача на аутсорсинг вспомогательных видов деятельности:

• Бухгалтерия и юридическое сопровождение
• IT-обслуживание
• Клининговые услуги
• Транспорт и логистика

Автоматизация бизнес-процессов

Внедрение информационных систем позволяет оптимизировать многие рутинные процессы на предприятии:

• Автоматизация документооборота
• Ведение баз данных клиентов и поставщиков
• Электронный учет товарно-материальных ценностей
• Онлайн отчетность и взаимодействие с контролирующими органами

Это снижает трудозатраты персонала и количество ошибок.

Оптимизация системы закупок

Существенная экономия достигается при совершенствовании логистики и закупочной деятельности:

• Проведение тендеров
• Заключение долгосрочных контрактов
• Устранение посредников

Совершенствование организационной структуры

Оптимизация управленческих процессов также влияет на размер накладных расходов:

• Устранение дублирующих функций
• Повышение персональной ответственности
• Внедрение KPI для оценки эффективности подразделений

Это стимулирует руководителей и специалистов к более рациональному использованию ресурсов.