Гарантийное письмо как часть документаоборота организации

При создании организации любого вида и любой формы собственности в местный орган самоуправления, производящий регистрацию юридического лица, необходимо предоставить некоторые документы, одним из которых является гарантийное письмо от арендодателей. Это общая и повсеместная практика. Основной причиной наличия таких документов является то, что регистрируемая организация до получения соответствующего сертификата не имеет права вести какую-либо деятельность и подписывать договоры. Поэтому для подтверждения того, что активность данного предприятия будет носить исключительно указанный в уставе характер, предоставляется гарантийное письмо от будущих поставщиков, клиентов или арендаторов.

Кроме того, что данный документ широко используется при регистрации юридического лица, его применяют и в других сферах деятельности. Конечно же, общий смысл, который несет в себе гарантийное письмо – это предоставление письменных обещаний (гарантий), описание намерений, условий или действий, которые будут выполнены отправителем в определенный срок, при этом они затрагивают интересы организации-получателя.

Эти документы могут адресоваться как организации, так и должностному лицу. При этом само письмо может даже и не содержать слово «гарантия» – его смысл и название от этого останутся неизменными. Как и было, этот документ будет обещать выполнение каких-либо условий.

Оплата поступивших товаров, сроки поставки продукции, качество товара или выполненных работ, сроки предоставления услуги или выполнения работы – все это также может обещать гарантийное письмо. Перечисленные параметры могут присутствовать в качестве небольшой части тела документа или составлять его полностью. Данные бланки носят строго деловой характер и относятся к юридическим документам договорного типа. Гарантийное письмо на оплату – самый распространенный вид данной бумаги.

Основными характеристиками, присущими каждому документу подобного типа, являются точность, четкость, лаконичность и, самое главное, однозначность написанного. Последний пункт имеет первостепенное значение, так как в письме идет речь о предоставлении организации-получателю каких-либо гарантий от должностного лица по поручению другой организации. В документе необходимо упоминание вида планируемой операции.

Существует два основных вида предоставления гарантийных писем. В первом организация предоставляет список причин, сподвигших ее на написание такого документа. Например, предприятие нуждается в зерноуборочном комбайне. Конечно, быстрее и легче попросить эту машину у соседнего сельскохозяйственного кооператива. При этом в гарантийном письме сначала излагаются причины, по которым организации срочно нужен комбайн, а в конце добавляется предложение следующего характера: «Оплату гарантируем» или «Произвести арендную плату гарантируем полностью в срок до …» и т.д.

Второй тип писем может непосредственно начинаться с гарантий: «Данным документом гарантирую произвести оплату/предоставить оборудование/оказать услуги и т.д….». Кроме того, многие документы подобного рода имеют, наряду с печатями и подписями, реквизиты организации-плательщика. Наличие таких данных обязательно для такого бланка, как гарантийное письмо об оплате.