Главные реквизиты документов

Документы являются неотъемлемой частью нашей жизни. Наше рождение подтверждается документом, каждый этап жизни связан с официальными бумагами и даже смерть фиксируется документально. Основным элементом документа любого вида являются реквизиты. Именно о них и пойдет речь далее.

Реквизиты документов - это их элементы, которые позволяют оценить назначение, тип и степень важности бумаги. На сегодня в нашей стране принят единый государственный стандарт (ГОСТ 351141 от 1998 года), который определяет не только количество реквизитов, как таковых, но и требования к их оформлению, а также регламентирует их комбинацию в документации различного типа.

Тип документа определяется степенью его важности, назначением. Они, в свою очередь, определяют количество и расположение реквизитов. В целом, документы можно разделить на две большие категории: официальные и личные.

Личные представляют собой результат деятельности человека. К ним можно отнести письма и мемуары, фотографии и записки. Такие документы представляют ценность только для конкретного человека или круга людей, чаще всего они не обладают юридической силой.

Официальные документы включают в себя различные распорядительные и нормативные акты, предназначенные для исполнения в рамках отдельной организации или государства в целом (указы, законы, предписания, протоколы и т.д.), а также официальные личные документы (удостоверения личности, документы, подтверждающие гражданское состояние, статус и т.д.).

Реквизиты документов являются основным элементом именно официальной их разновидности. Как уже говорилось выше, именно статус и назначение официального документа определяет количество составляющих элементов.

В отдельную категорию можно выделить основные реквизиты документов. Как следует из самого названия этой категории, они представляют собой набор элементов, обязательно присутствующих в официальной бумаге. Наиболее ярко совокупность основных реквизитов отражает бланк или формуляр документа. Именно в них собраны те реквизиты документа, без которых он будет считаться оформленным неверно. В их числе:

• государственный герб и/или логотип компании;
• наименование организации (полное и, если есть, сокращенное);
• справочные данные. Стоит отметить, что положения стандарта не содержат четких указаний относительно полноты содержания этих данных. Поэтому в них достаточно указать только юридический адрес и контактные телефоны. Однако нередко они включают в себя и банковские реквизиты;
• наименование вида документа;
• автор и данные лица, которому документ направляется;
• дата и регистрационный номер;
• заголовок;
• собственно сам текст документа;
• подпись руководителя предприятия или автора.

Данные реквизиты документа являются далеко не единственными. Помимо основных элементов, он может содержать различные отметки о срочности и конфиденциальности, согласовании или утверждении (иначе называемые «грифами» и «визами»).

Многие документы наоборот обладают силой и без некоторых указанных выше элементов. Так, те, что предназначены для внутреннего оборота, могут не содержать справочных данных об организации, а выполняться на бланке без таковых.

Реквизиты документов, их грамотное размещение и оформление в соответствии с принятым стандартом, говорят не только о грамотности исполнителя, ответственного за составление документа, но и о высоком статусе самой организации.