Наиболее распространёнными видами нормативных актов, издаваемых администрацией организаций всех форм собственности, считаются приказы, указания, постановления, решения. Все они должны быть в строгом соответствии с требованиями закона, другими словами, не должно быть положений, противоречащих текущему законодательству.
Распорядительные документы проходят сложный процесс образования, состоящий из следующих стадий: изучение сути вопроса, создание проекта указания, дальнейшее согласование, визирование руководящим составом, претворение в жизнь. Постановления и решения дополнительно требуют стадии для их обсуждения на общем заседании коллегиального органа.
Подготовку проекта документа можно поручать одному, иногда нескольким структурным подразделениям, или должностным лицам. Важнейшее условие, способное обеспечить качество акта, - компетентность готовящих. Наряду с этим к составителям предъявляются следующие требования: профессионализм, глубина знания вопроса, уровень культурного уровня, умение выражать мысли.
Распорядительные документы состоят из двух основных частей - констатирующей и распорядительной. Роль констатирующей - введение в суть вопроса. В ней перечисляются факты, явления, события, даётся оценка. Нередко в этой секции упоминается, пересказывается или цитируется акт вышестоящего органа, для исполнения которого создаётся распорядительный документ. Но констатирующая часть может быть необязательна и опускается при отсутствии необходимости в разъяснениях. Распорядительные документы – это прежде всего указания, так что главную нагрузку в них несёт распорядительная часть, озвученная в повелительной форме.
После подготовки текста приступают к его оформлению. Эти нормативные акты оформляются на бланке общепринятого формата «А4». Среди реквизитов можно найти: герб, эмблему, наименование учреждения или имя автора, вид документа, его реальную дату, номер, настоящее место составления, заголовок (если есть), непосредственно текст, под текстом подпись (или подписи), отметки о визировании (согласовании).
Прошедшие весь путь подготовки проекты документов дают на подпись. Руководителем или его заместителем подписываются приказы и распоряжения. Коллегиально принятые постановления и решения визируются двумя подписями - председателя и секретаря. Распорядительные документы в ряде случаев вступают в силу не только лишь с момента их подписания, но и после доведения до компетентного сведения исполнителя. Назначенный срок вступления в силу, равно как и срок действия акта, может указываться в документе. В целях предоставления исполнителю распорядительные документы немедленно тиражируются и рассылаются согласно списку, который подготовлен лично составителями проекта.
Организационно-распорядительный документ призван закреплять цели, функции и задачи, наряду с этим и права с обязанностями работников по выполнению определённых действий. Примером такого рода актов могут послужить инструкции, протоколы, постановления, приказы.