Дерево целей организации: формирование, схема
Сегодня существует инструмент планирования, который называется дерево целей. Примеры и способы его построения для организации будут рассмотрены в данной статье.
Любая деятельность начинается с планирования. Чтобы что-то сделать, нужно сначала иметь определенную модель действия.
Грамотное планирование деятельности организации составляет больше половины успеха всего бизнеса.
Общее понятие термина
Объяснить данное понятие может практически каждый. Цель — это желаемый результат, добиться которого планирует организация в процессе своей деятельности. Стремиться к его достижению должно каждое предприятие, которое хочет быть успешным в бизнесе. Поставленная цель служит не только ориентиром для активности организации, но также используется для установления ее стандартов и оценки эффективности работы.
Часто постановка задач для достижения намеченного основана на предположениях о возможном будущем развитии, поэтому реальность их выполнения и адекватность основываются на точности гипотез.
Цели имеют свой срок выполнения. Чем он больше, тем выше неопределенность возможного будущего. Соответственно, цели с большим заданным сроком ставятся в более общей форме.
Самая общая формулировка, которая оправдывает появление и работу организации называется миссией.
Что такое стратегия
В успешно развивающихся компаниях большое внимание уделяется стратегии. Это генеральный план по реализации тех или иных задач, определяющих их важность для организации.
Другими словами стратегия — это цепочка целей, приводящая к определенному запланированному исходу событий.
Что такое миссия
Этот термин используется в различных сферах – в медицинской, религиозной и других. Миссия организации — это философское обоснование деятельности компании, ее идеологическая составляющая, идеал, к которому компания должна стремиться в процессе своего существования.
Основные составляющие миссии организации:
- Ориентированность на покупателя.
- Правдивость. Миссия должна быть честно заявленной, не иметь никаких двусмысленных толкований, а также соответствовать реальному положению вещей.
- Уникальность. В миссии должно быть нечто такое, что делает вашу компанию уникальной, отличает ее от конкурентов.
Если миссия задает общий ориентир для всей деятельности организации, то цель более универсальна и конкретна.
Принципы формулирования
При формулировке цели важно соблюдать следующие принципы:
- Конкретность. Нужно сформулировать цели максимально четко и определенно, чтобы каждый понимал, о чем идет речь.
- Измеримость. Это возможность количественно определить, достигнут ли результат. делается это путем его сопоставления с заявленной ранее целью. Измерять ее можно по таким критериям, как число положительных отзывов, соотношение, частота происходящего, время, средние показатели и так далее.
- Достижимость. Цель должна соответствовать возможностям, которыми в данный момент располагает компания.
- Значимость. Цель не должна противоречить миссии, а также другим стремлениям организации.
Принципы управления организацией
В основу управления положены следующие принципы:
- Разработка целей до уровня каждого отдельного сотрудника. При этом планы сотрудников и организации не должны противоречить один другому.
- Синхронизация и корректировка целей сотрудников на промежуточных этапах оценки.
- Взаимодействие руководителя и сотрудника при формулировке целей, их согласование.
- Проведение регулярной оценки достижений и обратной связи от сотрудника.
Способы формирования целей в организации
Планирование в любой компании может быть централизованным и децентрализованным.
- Децентрализованное планирование — это постановка целей каждой структурной единицей компании в отдельности.
- Централизованное планирование деятельности в организации предполагает наличие центрального органа или материнской компании, которая директивно ставит цели для подчиненных ей компаний. Все ресурсы, направленные на решение поставленных задач, также распределяются централизованно.
Виды целей
Их условно можно разделить на стратегические и тактические.
- Стратегические — это те, достижение которых выведет организацию на новый финансовый или структурный уровень. Классическими примерами стратегических целей являются: инновации и планирование действий, захват определенной доли рынка. Однако у каждой организации стратегия своя.
- Тактические — это те, которые отражают определенные этапы достижения стратегических. Они бывают оперативными (цели за определенный период времени, квартал, год и так далее).
Также все цели можно поделить на простые и сложные. Простые выполняются в одно действие. Сложные подразумевают целый комплекс мероприятий для их выполнения. В зависимости от сложности и направленности задач, выстраивается иерархия целей.
Также они бывают краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Это зависит от заявленного срока выполнения.
- Краткосрочные - это те цели, которые выполняются в срок до одного года. Для них необходима максимальная конкретность и четкость формулировки.
- Среднесрочные - это цели, на реализацию которых запланировано от года до пяти лет.
- Долгосрочные - для их реализации которых требуется свыше пяти лет.
Также они могут быть:
- Операционными — выполняемыми регулярно в течение долгого времени.
- Проектными — выполняемыми разово.
Для того, чтобы правильно выстроить структуру и иерархию целей, в зависимости от их срочности и значимости для компании, часто используют метод дерева целей. Такой подход является одним из самых эффективных инструментов для планирования задач.
Что такое дерево целей
Этот термин появился не так давно, поэтому еще не все знакомы с его сутью. Дерево целей организации — это иерархическая структура всех целей организации, отображенная в виде диаграммы или таблицы.
Для реализации стратегических планов компании могут быть использованы как операционные, так и проектные цели разного уровня.
Метод дерева целей предполагает такое разделение стратегических задач организации на более простые, чтобы нижестоящая задача, будучи реализованной, становилась инструментом для реализации вышестоящей. При этом каждую важную задачу разбивают на несколько более простых, чтобы добиться максимального упрощения структуры.
Как построить дерево целей
Рассмотрим подробнее алгоритм формирования дерева целей организации.
- Сначала определяется главная стратегическая задача организации. Она формулируется в одном или двух предложениях и должна объяснять, что должно получиться в конечном итоге.
- Затем проводится декомпозиция цели - ее разделение на более простые задачи, реализация которых совокупно приведет к ее достижению. Этот процесс должен соответствовать следующим требованиям:
-деление должно быть полным, нельзя упускать ни одну составляющую;
-деление должно быть исключающим. Ни одна простая задача не может содержать в себе другую;
-деление должно иметь общее основание для всех простых задач.
-деление должно быть равномерным. Каждый уровень нужно составлять из одинаковых по масштабу и значимости задач.
- Формируются ограничения, применимые для каждой конкретной организации.
- Анализ вариантов каждой поставленной задачи. Любую из них можно выполнить разными способами. Анализируются все возможные варианты реализации и выбираются самые оптимальные.
- Далее конструируются задачи и функции для сотрудников и подразделений.
Схема дерева целей
Как известно, информация всегда лучше воспринимается визуально. Поэтому дерево целей организации изображается в форме таблицы или многоуровневой схемы, где верхний уровень — это основная цель организации.
Следующим подуровнем будет те цели, реализация которых приведет к достижению основной.
Далее размещаются цели, которые приведут к реализации таковых на более высоком уровне. Каждая из них подвержена декомпозиции до тех пор, пока это имеет логический смысл. Количество уровней дерева целей зависит от сложности и размера организации.
Чем больше предприятие, чем сложней его структура, тем больше будет уровней декомпозиции в дереве. Таким образом, иерархия целей организации прямо связана с ее структурой и особенностями.
Для наглядности следует изображать всю схему на одном листе.
При ознакомлении со схемой должно быть ясно, как достичь любой из представленных целей, как главных, так и простых.
Ясность понимания способов достижения поставленных задач есть критерий для оценки дерева с точки зрения его пригодности для дальнейшей работы.
Функции дерева целей
Развернутая, визуально отображенная схема всех целей необходима не только крупным компаниям, в которых много отделов, сотрудников и задач.
Дерево целей организации упорядочивает любую деятельность, служит ориентиром во всех возможных выборах, заставляет держать в голове все необходимые элементы ведения бизнеса.
Дерево целей на примере гостиницы
Миссия данного учреждения - обеспечить качественное проживание гостей города в атмосфере уюта, комфорта и непринужденности.
Все отели стремятся получить максимальную прибыль.
Дерево целей небольшой гостиницы можно построить следующим образом:
| Уровень цели | Описание | |||||||||
| Главная цель | Получение максимально возможной прибыли | |||||||||
| Основные цели | Повышение качества услуг | Расширение спектра возможных услуг | Внедрение рекламы и маркетинга | |||||||
| Подцели первого уровня | Улучшение качества производственного процесса | Совершенствование взаимодействия с персоналом | Услуги проведения конференций и банкетов | Предоставление услуг общественного питания | Реклама и привлечение новых клиентов | Повышение лояльности клиентов | ||||
| Подцели второго уровня | Приобретение нового оборудования для более эффективной уборки номеров | Создание CRM - системы для ускоренного бронирования и обслуживания | Обучение персонала | Новая система мотивации персонала | Выделение и ремонт комнаты для переговоров | Создание конференц-зала | Кафе или ресторан на территории гостиницы | Реклама в интернете | Рассылка коммерческих предложений для командировок сотрудников организациям | Клубные карты постоянным клиентам с бонусами и скидками |
При этом к каждой цели второго уровня делается список задач и ресурсов для их реализации.
Например, для выделения комнаты для переговоров и ремонта в ней создается такой список задач:
Условие — в помещении гостиницы должна быть свободная комната либо возможность освободить и переоборудовать один из номеров. При этом такая инновация должна быть финансово целесообразной. Поэтому задачами будет:
- Провести расчет возможной прибыли от наличия переговорной комнаты.
- Рассчитать стоимость ремонта.
- Договориться с ремонтной бригадой и выставить необходимые сроки.
- Организовать проведение переговоров для клиентов.
Цель ресторан или кафе на территории гостиницы менее конкретна, ее при дальнейшем рассмотрении стоит разбить еще на несколько уровней. Почему мы этого не сделали?
Дело в том, что открытие пищеблока - это очень сложная задача. Она связанна практически с открытием еще одного бизнеса. Поэтому сначала пишутся все возможные пути реализации этой цели. Как правило, она имеет две альтернативы:
- Приглашение к сотрудничеству партнера-ресторатора.
- Открытие ресторана силами учредителей гостиницы.
Опираясь на соотношения выгод и рисков, выбирается какой-то один путь. Отталкиваясь от него, составляется новое дерево целей по открытию ресторана на территории гостиницы.