Правила написания письма на английском: личная и деловая переписка

Правила написания письма на английском нужны не только тем, кто ведет деловую переписку, но и тем, кто выбрал английский язык в качестве дополнительного предмета по ЕГЭ. Правила и для того, и для другого случая схожи, но все же в них есть свои нюансы.

Правила написания письма на английском для ЕГЭ

На ЕГЭ требуется написать личное письмо другу по переписке. Соответственно, правила его оформления не так строги, допускаются разговорные выражения и слова. Это материал будет также полезен не только тем, кто сдает экзамен, но и тем, кому необходимо написать письмо другу от руки.

1. «Шапка» письма располагается в верхнем правом углу, в ней указывается адрес отправителя, который записывается от частного к общему. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, затем страна (у нас принято писать адрес наоборот - от общего к частному). В той же части сверху, через одну строку, указывается дата. Она может выглядеть неформально – 18/06/13, или более строго – 18 June 2013. Наиболее употребительный вариант написания даты – June 18, 2013.
2. Основной текст письма. Неформальное обращение начинается с Dear, Darling, My dear и т. п., без указания статуса (Mr., Ms., Mrs.), например: «Dear Jenna». В официальных письмах Dear означает не «дорогой», а «уважаемый». После обращения ставится только запятая, восклицательный знак не используется. Если речь идет о написании письма в ЕГЭ, то тело письма должно иметь следующую структуру. Первой идет вводная часть - благодарность другу за его письмо, извинение за то, что вы так долго не отвечали. В любом личном письме это могут быть отсылки к предыдущим, ведь именно так мы ведем переписку в жизни – словно бы продолжая беседу. В письме для ЕГЭ нужно обязательно поблагодарить и извиниться. Далее нужно ответить на вопросы, указанные в задании, и задать встречные вопросы. Это и есть основная часть письма. третья часть - заключительная. В нее включаются всякие вежливые стандартные фразы, подтверждающие желание продолжать общение, вроде «Жду ответа как можно скорее» (Hope to hear from you soon), «До связи!» (Do keep in touch!).
3. Внизу, под основной частью письма, через строку указывается фраза-клише. Эти фразы могут быть разными в зависимости от степени близости отношений. Наиболее официальные варианты – Sincerely, Sincerely yours, что аналогично нашему «С уважением», «Искренне ваш». Но можно употребить и менее формальные выражения: Love, All my love (с любовью), With best wishes (С наилучшими пожеланиями). Наиболее подходящий вариант нужно выбрать исходя из тона письма. После этого слова ставится запятая.
4. После запятой указывается имя автора письма. Поскольку письмо дружеское, то не нужно указывать ни должность, ни фамилию.

Правила написания письма на английском усваиваются легче, если ознакомиться с образцами писем и выучить шаблонные фразы для каждого из разделов, выбор которых весьма велик. Пример письма для ЕГЭ:

105 Lenina St

Novosibirsk

Russia

18 June 2013

Dear Tina,

Thanks for your letter. I was very glad to receive it and know that you are fine. I must apologize for not writing earlier. I was very busy with preparing for exams. I will take them soon. I am especially worried about my English language exam, because I think that my vocabulary is not big enough.

How are you doing? I received your photo with electronic guitar. You look like real rock star. What song are you learning these days?

You asked me about my hobbies. I have to delay my photography classes, because after my exams I need to help my cousin. She also will have some exams and she asked me to explain her some aspects of Russian language and History.

Looking forward to hearing from you.

All my love,

Olga.

Написание письма на английском для ЕГЭ требует соблюдения специфических правил. Например, письмо должно быть строго от 90 до 154 слов. Пример, приведенный выше, содержит 148 слов.

Правила написания делового письма на английском

Во многих компаниях существует шаблон для оформления деловых писем, как бумажных, так и электронных. Деловое письмо обязательно содержит следующие элементы:

1. «Шапка». Она может оформляться по-разному, но обязательно содержит наименование организации и обозначение области ее деятельности, возможно - ее основные контакты.
2. Приветствие. Обращаться к адресату в деловом письме нужно по имени-фамилии, с указанием статуса (Mr., Ms., Mrs.). Обязательно нужно начать со слова «Уважаемый», то есть с «Dear…». Например, "Dear Mrs. Julia Johnson". Наиболее официальным обращением является "Dear Sir".
3. Содержание письма. Должно быть ясным и четким, без лишних слов. Если это электронное письмо, то оно должно быть коротким. Если нужно изложить что-то длинное, то лучше отправить его отдельным файлом во вложении. Очень желательны вежливые формулы в конце письма, например: If you have any question pls feel free to contact me. Looking forward to your early reply. Best regards. Каждое предложение следует писать с новой строки.
4. Подпись отправителя. В подписи должны быть указаны  имя и фамилия отправителя, его должность и личные контакты. Контакты также могут быть указаны ниже. В электронных письмах можно заполнить подпись, которая автоматически будет появляться в каждом электронном письме. Тогда в конце достаточно просто указать свое имя.
5. В конце через строку указываются контакты компании, ссылка на сайт, при необходимости – логотип. Контакты нужно указать как можно подробнее, ваш собеседник должен знать все способы связи с вами и иметь возможность выбрать для себя наиболее удобный из них. Вот что включают в свою электронную подпись современные компании:

Contact Name: Ms Olga Petrova

Company: GreenHouse.ltd

Website: www.greenhouse.ru

Office Address: Room202, 45, Lenina St., Novosibirsk, Russia

Telephone: +7 (383) 258-89-65

Mobile: +7 (800) 389-08-90

Fax: +7 (800) 335-08-91

MSN: olga51121@mail.ru

Skype: olga51121

Business e-mail: sales@greenhouse.ru

Есть и другие правила написания письма на английском, но они касаются не столько оформления писем, сколько их содержания. Также правила могут меняться в зависимости от вида корреспонденции и ее наполнения. Для того чтобы правильно написать деловое или личное письмо, познакомьтесь также с правилами письменного этикета и популярными английскими письменными сокращениями.