Как настроить "Outlook 2007": добавление почтового ящика, настройка автоподписи, оповещений, автоответа, времени.

Клиент и почта Outlook – одни из множества программ и сервисов, созданных компанией Microsoft. Они предоставляют пользователям возможность посылать, получать электронные письма, а также организовывать свой рабочий день при помощи встроенного органайзера. Для того чтобы максимально использовать все заложенные в программу функции, ей требуется настройка.

Добавление почтового ящика в Outlook 2007

Это самая главная настройка в почтовой программе потому, что без подключенного e-mail она бесполезна. Чтобы настроить Outlook как надо, нужно выполнить следующий алгоритм:

• В строке меню выбрать пункт «Сервис».
• В выпадающем меню нажать на подпункт «Настройка учетных записей».
• Во вкладке «Электронная почта» нажать кнопку «Создать...».
• В окне «Добавление учетной записи» ввести логин и пароль от почтового ящика, зарегистрированного на Hotmail.
• Для настройки доступа к другим почтовым серверам поставить галочку рядом со строкой «Настроить вручную…» и нажать «Далее».
• Выбрать пункт «Электронная почта Интернета».
• Заполнить все строки, выбрать протокол для входящих сообщений.
• Нажать на кнопку «Другие настройки».
• В третьей вкладке поставить галочку около «SMTP-серверу требуется…».
• В последней вкладке вписать номера портов и тип используемого шифрования SSL или TSL.
• Нажать на кнопку «Проверка учетной записи» для проверки правильности настроек.
• Нажать «Далее» и «Готово» для завершения настройки.

Создание подписей для сообщений

Эта опция позволяет в каждое отсылаемое письмо вставлять какой-либо стандартный текст: пожелания, контакты или название компании. Microsoft Outlook 2007 позволяет создать несколько таких записей и подключить их к определенным почтовым ящикам. Способов того, как вызвать окно создания новой подписи - два. Первый заключается в следующем:

• На панели инструментов нажать кнопку «Создать».
• В открывшемся окне перейти во вкладку «Вставить».
• Нажать кнопку «Подпись» и выбрать подпункт «Подписи».

Чтобы создать подпись вторым способом, нужно:

• Зайти в меню «Сервис», выбрать подпункт «Параметры».
• В открывшемся окне перейти во вкладку «Сообщение» и нажать на кнопку «Подписи».

Создание новой подписи делается по следующему алгоритму:

• Кликнуть левой кнопкой мыши на кнопке «Создать». В новом окошке вписать имя будущего текста.
• В нижней половине основного окна вписать необходимый текст и отформатировать его с помощью одноименной панели над текстовым полем. Также можно вставить какое-либо изображение, визитную карточку или ссылку на html-документ.

Как настроить в Outlook 2007 автоматическую вставку подписи в сообщении

Для того чтобы активировать эту функцию, нужно:

• Выделить имя нужной вставки в списке слева.
• В правом перечне выбрать, какая учетная запись будет ее использовать и в каких случаях будет вставляться (новые сообщения или ответ на присланное письмо).

На этом способ того, как настроить в Outlook автоматическую вставку подписи, завершен.

Автоматический ответ на сообщения

Эта функция позволяет отвечать на входящие письма от определенных или любых отправителей заранее подготовленной записью. Чтобы ее создать, нужно:

• В меню «Файл» выбрать пункты «Создать» и «Сообщение» или воспользоваться «горячей клавишей» Ctrl + N.
• В открывшемся окне вписать весь требуемый текст.
• Сохранить в формате .oft (шаблон Outlook) с помощью команды «Сохранить как…».

Алгоритм того, как настроить автоответ в Outlook 2007, выглядит следующим образом:

• Среди основных меню выбрать «Сервис» > «Правила и оповещения».
• В новом окне нажать ЛКМ на кнопке «Новое…».
• В первом диалоговом окне «Мастер правил» выделить строчку «Проверка сообщений после получения» и нажать «Далее».
• Во втором диалоговом окне «Мастера» поставить отметку в строке «Адресованные только мне» и нажать еще раз «Далее».
• В третьем окне поставить отметку в строке «Ответить, используя указанный шаблон». В блоке «Шаг 2» нажать на слова, выделенные синим цветом, и выбрать заранее созданный файл с расширением .oft.
• В четвертом окне указать исключения для автоответа.
• В последнем окне вписать название правила и поставить метку около «Включить правило» для начала его работы.

Чтобы изменить или удалить созданное правило, нужно в окне «Правила и оповещения» нажать одноименные кнопки. В этом и заключается способ того, как настроить автоответ в Outlook 2007.

Изменение времени

Помимо возможностей работы с почтой, Outlook содержит в себе органайзер с календарем. Иногда в органайзере отображается время в 12-часовом формате, принятом в США. Интегрированного способа того, как настроить время в Outlook на привычный 24-часовой формат, нет, потому, что программа зависит от настроек ОС Windows. Чтобы их изменить, нужно:

• Зайти в «Панель управления» и перейти в «Язык и региональные стандарты» или «Язык» для Windows 8.
• Для Windows XP: «Настройка» > вкладка «Время»> выбрать формат времени hh:mm:ss tt или HH:mm:ss для 12- и 24-часового времени соответственно.
• Для Windows 7: первая вкладка > кнопка «Дополнительные параметры» > «Время». Ввести или выбрать в соответствующих строках значения из первого шага.
• Для Windows 8: «Язык»> «Изменения формата даты и др.» > «Дополнительные параметры»> «Время».
• Нажать «ОК» для сохранения настроек.

На этом настройка времени завершена.

Оповещения

Почтовый клиент, который не ставит своего пользователя в известность о новых сообщениях – бесполезный набор красивых окон. Настроить оповещения в Outlook, как это и требуется, просто. Чтобы это сделать, надо:

• Вызвать окно «Параметры» и в первой вкладке нажать кнопку «Параметры почты».
• В диалоговом окне нажать на «Дополнительные параметры».
• В новом окошке в блоке «При получении нового сообщения в папку "Входящие" » отметить галочками желаемые формы уведомлений.
• Для изменения параметров всплывающего уведомления на «Рабочем столе» нажать на кнопку «Параметры оповещений на рабочем столе…». Изменить можно его прозрачность и время отображения.

Способов того, как настроить в Outlook различные функции, так же много, как и их самих. Но эта процедура достаточно проста, чтобы с ней справился обычный пользователь.