Никогда не отправляйте такие сообщения боссу или коллегам
Опытные пользователи электронной почты умеют распознать сообщение, которое не стоит открывать, ведь фильтры спама не всегда работают безупречно. Но есть не только письма, которые не стоит читать, но и такие, которые не стоит отправлять. Они могут показывать недостаток воспитания и характеризовать вас не лучшим образом. Вот список электронных сообщений, которые вы никогда не должны писать коллегам или своему боссу.
Письмо, написанное во избежание тяжелой беседы
Неважно, пытаетесь ли вы избежать серьезного разговора с начальством или с собственной мамой, никогда не стоит пытаться ограничиться электронным письмом. Поднимая важную тему, пытаясь разрешить конфликт, сообщая плохие новости или договариваясь о повышении – в любой из этих ситуаций лучше всего беседовать с человеком лично. Таким образом вы можете видеть реакцию человека и направлять беседу соответственно, а не просто отправлять письмо и с волнением ждать на него ответ.
Письмо с упреками
Это может быть коллега на стажировке, работу которого получено контролировать вам, или подрядчик, действующий не в рамках контракта. Кто бы ни стал причиной вашего недовольства, никогда не стоит пытаться упрекнуть его по почте. Наиболее эффективный способ сообщить кому-то, что он поступает не совсем верно, – поговорить с ним с глазу на глаз. Если вы хотите сказать кому-то, что он в чем-то ошибается, вам будет проще, если в дискуссии вы будете участвовать непосредственно.
Письмо с просьбой об одолжении кому-то, кого вы не знаете
В большинстве профессиональных сфер все специалисты более-менее между собой знакомы. Если же вам требуется какое-то одолжение от человека, которого вы лично не знаете, электронная почта – не лучший способ с ним связаться. Куда лучше пригласить человека на чашку кофе или на обед, познакомиться и обсудить интересующий вас вопрос. Если вы живете в разных городах или просто не можете пересечься, попросите общего знакомого послать письмо, в котором вас представят. Высылать незнакомому человеку письмо с просьбами не стоит – оно редко оправдывает то время, которое вы потратите на его составление.
Письмо с приглашением на обед тому, кого просто нужно спросить об информации
Специалисты не советуют и приглашать кого-то по почте на обед, когда вам просто требуется определенная информация. Большинство людей, которые могут быть вам чем-то полезны, не владеют большим количеством свободного времени. Встреча за обедом – серьезное дело, в ней нет нужды, если вы просто хотите что-то уточнить. Лучше просто написать письмо с вопросом, который вас интересует. Если сотрудничество с вами не принесет собеседнику особенной выгоды, не планируйте приглашать его на обед.
Автоматическая рассылка с уведомлением о том, что вы будете в отъезде
Автоматическая рассылка может быть полезна – она сообщает, что вы отсутствуете в офисе. Люди, которые хотят с вами связаться, узнают, что вас не будет более недели, и понимают, что им лучше связаться с кем-нибудь другим. В случае, когда вас не будет всего несколько дней, включать такую рассылку ни к чему. Такие письма раздражают, а вы вернетесь слишком скоро и ваше отсутствие не будет играть большой роли для ведения дел. В такой ситуации привлекать внимание к своему отсутствию не стоит.
Письмо, которое вы уже отправляли кому-то другому
Иногда отправление письма повторно может казаться хорошей идеей – так вы быстрее всего получите нужную информацию, при этом вам не придется заново составлять сообщение. Но будьте внимательны! Пересылая письмо, вы можете переслать всю ветку обсуждений, в которой будет информация, не предназначенная для чужих глаз. Перечитайте все, что планируете отправить, чтобы не совершить ошибку. Иногда лучше все же просто написать новое письмо.
Письмо с копиями всех предыдущих
Не стоит копировать предыдущие сообщения начальника или коллеги, отвечая им по электронной почте. Это раздражает. Выглядит так, будто вы не уверены в том, что говорите, и постоянно добавляете предыдущие сообщения, чтобы показать, что вы не ошиблись. Так или иначе, ваша репутация в офисе от такой манеры составлять сообщения может только пострадать. Лучше всего писать письма без копий из сообщений других людей и уведомлять сотрудников собственными словами.
Письмо с вопросом, направленное сразу множеству людей
Если вы хотите, чтобы ваше общение по электронной почте было эффективным и не занимало все ваше время, тогда не стоит посылать письма с вопросом большой группе людей. Задавая вопрос на важную тему и отправляя письмо большой группе людей, вы получаете сразу множество ответов, которые будут сильно отвлекать вас на протяжении рабочего дня. Иногда кажется, что почта – более удобный способ обсудить вопрос, чем совещание, тем не менее обычно справедливо обратное утверждение. Нередко куда проще обсудить все детали лично, чем пытаться спросить всех и сразу с помощью электронных сообщений.
Письмо, затрагивающее тему, которую вы не готовы обсуждать
Иногда вам кажется, что вы сэкономите время, если сразу уведомите людей, какими вопросами будете заниматься на следующей неделе. Тем не менее никогда не стоит рассылать письма с темами, к которым вы на данный момент не готовы. Вы думаете, что просто предупреждаете человека о вопросах, которые будут актуальны на следующей неделе, но выходит не эффективно – все по-настоящему важные дела стоит обсуждать сразу же, не перенося их на потом и не вынуждая собеседника обдумывать непростой вопрос все выходные.
Письмо без четкой темы
Всем нам приходилось переживать такой рабочий момент, когда нужно найти письмо с важной информацией, но название у этого письма достаточно общее и не конкретное. Многие люди тратят внушительное количество времени, разыскивая нужное сообщение среди прочих. Если вы не умеете четко обозначить тему своего письма, с ним трудно работать. Ваш начальник вряд ли будет рад понять, что вы вынуждаете окружающих тратить лишнее время. Всегда четко составляйте заголовок своего письма.
Письмо, которое не относится к рабочим темам
Люди и так получают слишком много сообщений, поэтому не стоит высылать им смешные видео. Многие начальники даже увольняют сотрудников, которые высылают сообщения, не имеющие отношения к работе. Сотрудники, которые тратят рабочее время на частную переписку, - это убыток для компании. Всегда думайте дважды, перед тем как отправляете сообщения, не имеющие отношения к вашей работе. Вы можете навредить не только своей продуктивности, но и вообще карьере.
Письмо, написанное со злости
Сложные обсуждения лучше проводить при личной беседе, а эмоции держать под контролем – не пишите писем тогда, когда сильно злитесь. Проще всего написать гневное письмо, созданное под влиянием раздражения, в котором вы используете грубые слова и не слишком следите за пунктуацией. Если хотите выпустить пар, вы действительно можете что-нибудь написать. Просто не нажимайте кнопку «отправить». Лучше всего вообще отложить составление каких-либо писем до того момента, когда вы полностью успокоитесь и сможете более рационально оценить, что стоит сказать, а от каких слов лучше воздержаться. В таком случае вы сможете избежать использования фраз и выражений, о которых потом пришлось бы пожалеть, и сохраните свой профессиональный подход к делу даже в напряженной стрессовой ситуации.