Иногда человек ловит себя на том, что ничего не успевает, несмотря на то что очень старается. В некоторых случаях это связано с тем, что он не может правильно организовать свою жизнь, в том числе рабочее и личное пространство. Его вещи разбросаны, он не может быстро отыскать нужную вещь, всюду опаздывает, пропускает встречи, в результате у его портится настроение, он впадает в стрессовое состояние. Если вам знакомо нечто подобное, вы можете воспользоваться советами экспертов, чтобы стать более организованным человеком и проводить время с большой пользой.
Начинайте утро правильно
Как правило, утром нам не хватает времени, чтобы собраться на работу или подготовить к школе детей, и мы бросаем вещи где попало, а постель остается неубранной. Чтобы этого не происходило, нужно по возможности готовиться с вечера. Например, вы сильно облегчите себе задачу, если заранее составите комплект одежды, подходящий для выполнения задач следующего дня. А также нужно с вечера собрать документы, которые вы возьмете с собой. С вечера можно и частично приготовить завтрак. И тогда у вас освободится достаточно времени, чтобы спокойно подготовиться к трудовому дню и не опоздать на работу.
Выделите определенное время для проверки электронной почты
Если вы получаете и отправляете большое количество сообщений, связанных с вашей трудовой деятельностью, для этого лучше выделить определенное время. Плохо, если вы будете в течение всего дня бессистемно отвлекаться, бросая другие дела, или, напротив, надолго откладывать прочтение писем и их отправку. В первом случае это будет мешать основной работе, а во втором сообщения будут накапливаться, вызывая ваше раздражение. В связи с этим целесообразно внести в свой распорядок дня конкретное время, удобное для обработки корреспонденции. К примеру, в можете тратить на это 15 минут с утра, 20 минут в середине дня и 30 минут ближе к вечеру.
Планируйте свой день
Помимо планирования работы с сообщениями нужно тщательно расписывать свой день. Это одна из самых важных вещей, которые помогают сделать свою жизнь организованной, а значит, намного облегчит ее. Хорошо, если в свои планы вы внесете не только рабочие мероприятия, такие как переговоры, деловые встречи, совещания и тому подобное. Можно распланировать и свой отдых: отметить время для увлечений, встреч с друзьями, посещения спортзала.
Ключом к организованной жизни является обычный карманный блокнот. С его помощью можно контролировать выполнение намеченных пунктов плана, а также записывать свои мысли и чувства, составлять списки покупок. Кроме того, можно использовать различные приложения для планирования в смартфоне, которых сегодня существует великое множество. Если вы лучше воспринимаете визуальную информацию, применяйте календари, цветные стикеры, доски с записями. Тогда даже по цвету вы будете хорошо ориентироваться, решение какой задачи вам предстоит в тот или иной момент времени.
Определите три главные задачи
Однако четко планировать свой день могут далеко не все люди. Кому-то это кажется довольно сложным. В таком случае можно выделять главные задачи на сегодня, решение которых вам представляется наиболее важным. Например, вы можете зафиксировать, что вам нужно обязательно записаться на прием к врачу, провести переговоры с клиентом, позаниматься в спортзале. Как только вы сможете ежедневно делать три главных дела, постепенно добавляйте к ним и другие. В результате вы обнаружите, что уровень вашей организованности заметно подрос и вы успеваете делать гораздо больше, чем раньше.
Содержите в порядке свой дом и рабочее место
Во-первых, следует пересмотреть содержание шкафов и ящиков рабочего стола, чтобы определить, какие вещи необходимы вам, а какие являются лишними и подлежат удалению. Выбросьте то, что не нужно, или отдайте вещи тем, кто в них действительно нуждается.
Во-вторых, нужно найти для каждого предмета свое определенное место. Это должно быть место, которое удобно именно вам, исходя из ваших потребностей, привычек и комфортного времяпрепровождения. То, что вам нужно часто, разместите у себя под рукой. А то, к чему вы обращаетесь лишь время от времени, уберите с глаз долой. Но не забывайте, где находятся эти вещи, чтобы потом не перерывать вверх дном свое жилище, а затем снова тратить много времени для наведения порядка.
Чтобы вещи всегда находились на своих местах, целесообразно выделять один день в неделю, чтобы осмотреть жилище и гармонизировать пространство. Чтобы облегчить задачу, старайтесь каждый предмет, после того как вы его использовали, сразу же класть на место, а не дожидаться запланированного для уборки дня.
Научитесь делегировать полномочия
Данная стратегия хорошо работает и в профессии, и дома. Не загружайте себя бесконечными обязанностями и не берите на себя ответственность за решение всех без исключения задач. Нужно распределить домашнюю работу между чадами и домочадцами в соответствии с реальными возможностями каждого из них. На рабочем месте также нужно давать поручения нижестоящим сотрудникам. Если вы являетесь руководителем, то для вас особенно актуально грамотно распределять работу, создавая надежную, сплоченную команду, которая при необходимости всегда подстрахует вас.
Грамотно расставляйте приоритеты
Определившись со списком дел на предстоящий день, выделите наиболее важные и определите очередность выполнения задач. Проставьте какие-нибудь ярлыки, к примеру:
- Нужно сделать сразу.
- Запланировано.
- Делегировано.
- Если хватит времени.
При этом очень важно стараться решать поставленные задачи оперативно и не переносить на будущее время. Так вы будете лишь испытывать лишнее напряжение. Все равно необходимую работу делать придется, но если ее перенести, то вы будете вынуждены совмещать ее с прочими делами, что будет намного сложнее.
Поощряйте себя за организованность
Придумайте способ, чтобы вознаградить себя за поддержание организованности. Разработайте систему вознаграждений, которая поможет вам мотивировать себя на будущее. Как только вы поставите галочку напротив важного задания, которое вы с честью выполнили, побалуйте себя каким-нибудь лакомством или сходите в любимый ресторан.
А можно просто дать себе возможность отдохнуть и пойти погулять на свежем воздухе, если вы закончили какое-то дело из ежедневника или календаря досрочно. Можно вознаграждать себя развлечениями - поиграть в видеоигру или посмотреть интересную телепередачу. Но такие поощрения следует использовать лишь тогда, когда вы выполнили все задания текущего дня.
