Маршрутный лист предназначен для фиксирования служебных поездок сотрудников компаний. Этот документ необходим водителям, курьерам, торговым представителям и другим работникам с разъездным характером трудовой деятельности.
Заполненный надлежащим образом бланк маршрутного листа позволяет возместить расходы на топливо, проезд, проживание в командировках. Кроме того, он служит документом бухгалтерского и налогового учета предприятия.
Кто должен заполнять маршрутные листы
Маршрутные листы заполняются сотрудниками, чья работа связана с разъездами и командировками. К ним относятся водители, курьеры, экспедиторы, торговые представители, бухгалтеры, юристы и другие специалисты, которым приходится часто ездить по рабочим делам. Маршрутные листы им нужны, чтобы подтвердить расходы на топливо для личного транспорта или проезд на общественном транспорте.
Кто должен заполнять такие листы:
- Водители грузовых и легковых автомобилей
- Сотрудники курьерской службы
- Торговые представители
- Логисты, экспедиторы
- Бухгалтеры, юристы
- Менеджеры продаж
Маршрутные листы используются теми, кто ездит в командировки на личном автотранспорте, а также для оптимизации маршрутов сотрудников с целью сокращения расходов компании на их передвижение.
Форма маршрутного листа и порядок его заполнения утверждаются в учетной политике каждой организации. В нем также прописывается, с какой периодичностью документ должен составляться: ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Правила заполнения бланка маршрутного листа
Поскольку утвержденной формы маршрутного листа не существует, каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк документа. Однако при его заполнении следует придерживаться основных правил делопроизводства и учитывать особенности «маршрутного листа» как первичного документа бухгалтерского и налогового учета.
Во-первых, маршрутный лист должен составляться в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а второй остается у сотрудника. Его не нужно заверять печатью, так как он относится к внутреннему документообороту.
Во-вторых, в маршрутном листе обязательно должны быть отражены все рабочие поездки сотрудника в строгой последовательности, с указанием целей и ссылками на подтверждающие первичные документы.
В-третьих, помимо данных о поездках необходимо внести основные реквизиты самого документа: дату, наименование организации, ФИО и должность сотрудника.
Маршрутный лист может быть оформлен как на обычном листе бумаги формата А4, так и на фирменном бланке предприятия. Главное, чтобы он содержал всю необходимую информацию.
К заполненному маршрутному листу нужно приложить подтверждающие документы: квитанции, чеки и т.п. После проверки бухгалтерией и подписания руководством он станет основанием для возмещения сотруднику понесенных расходов.
Заполняя маршрутный лист, важно помнить, что это официальный финансовый документ, который может быть запрошен налоговыми органами для проверки. Поэтому к его оформлению необходимо относиться внимательно и ответственно.
Необходимые реквизиты в маршрутном листе
Поскольку унифицированной формы маршрутного листа не существует, организации вправе самостоятельно определять его реквизиты. Тем не менее, есть ряд обязательных элементов, которые должны присутствовать в любом образце маршрутного листа как документа бухгалтерского и налогового учета:
- Название организации
- Дата составления
- Фамилия, имя и отчество сотрудника
- Должность сотрудника
- Цели совершенных поездок
- Последовательность поездок с указанием адресов
Также рекомендуется указывать государственный регистрационный номер транспортного средства, марку автомобиля и ФИО водителя, если речь идет о маршрутном листе водителя.
Все записи в маршрутном листе должны быть максимально полными и содержать ссылки на первичные подтверждающие документы - чеки, квитанции, проездные билеты. Это позволит при необходимости в полной мере обосновать произведенные расходы.
Помимо основных реквизитов, маршрутный лист может включать дополнительную информацию в зависимости от целей его использования. Например, данные о пройденном километраже, расходе топлива, совершенных остановках и т.д.
Заполненный должным образом маршрутный лист с необходимыми реквизитами является весомым подтверждающим документом для бухгалтерии при расчетах с подотчетным лицом и для налоговой при проверках.
Организациям следует четко прописать требования к заполнению маршрутных листов в учетной политике, чтобы избежать разногласий с контролирующими органами в дальнейшем.
Порядок согласования и утверждения маршрутного листа
После заполнения сотрудником маршрутный лист проходит несколько этапов согласования и утверждения внутри организации. От того, насколько этот процесс отлажен, зависит оперативность возмещения расходов работникам.
Прежде всего, заполненный маршрутный лист необходимо передать в бухгалтерию предприятия. Специалисты бухгалтерской службы тщательно проверяют правильность его оформления и наличие всех обязательных реквизитов.
Особое внимание уделяется приложенным подтверждающим документам: чекам, квитанциям, проездным билетам. Они должны соответствовать указанным в маршрутном листе поездкам по датам, маршрутам, суммам.
После проверки маршрутный лист визируется бухгалтером, который будет производить расчет сумм компенсации и налоговых отчислений. На этом этапе документ может быть возвращен на доработку в случае выявления ошибок или нарушений.
Следующим шагом является утверждение маршрутного листа руководителем организации. Обычно для этого требуется составление сопроводительного документа - докладной, служебной записки или иного внутреннего акта.
После подписания первым лицом маршрутный лист приобретает юридическую силу и становится основанием для осуществления выплат работнику. Бухгалтерия рассчитывает суммы возмещения и производит соответствующие операции.
Утвержденные маршрутные листы с оригиналами подтверждающих документов подлежат строгому хранению в бухгалтерии организации в установленные законодательством сроки.
