На многих предприятиях сотрудники направляются в командировки, за границу в том числе. Порядок их организации, условия оплаты и другие важные вопросы регламентируются ТК и рядом нормативных актов. В числе последних, в частности, Постановление Правительства 749 "О служебных командировках". В этом акте закреплены правила компенсации затрат, понесенных служащими госорганов и учреждений, направленных в другую местность для работы.
Что такое служебная командировка?
Определение понятия закреплено в 166 статье ТК. Согласно норме, командировкой признается поездка сотрудника по поручению нанимателя для выполнения работы вне места постоянной трудовой деятельности. Направление осуществляется на определенный срок.
Служебной командировкой не считается поездка работников, трудовая деятельность которых:
- Осуществляется в пути.
- Является разъездной.
- Не закреплена трудовым договором.
Соответственно, на них не распространяется положение о командировках. Этот документ также не действует в отношении:
- Беременных сотрудниц.
- Несовершеннолетних работников.
- Лиц, имеющих детей до 3 лет или детей-инвалидов до 16 лет.
Положение о служебных командировках
Оно разрабатывается на тех предприятиях, деятельность которых не может осуществляться без поездок сотрудников в местности, удаленные от постоянного места осуществления трудовой деятельности. Положение о служебных командировках представляет собой локальный акт. Унифицированной его формы законодательство не предусматривает. Поэтому каждой организации необходимо самостоятельно разработать этот документ.
Структура
В Положении о служебных командировках должны присутствовать сведения о:
- Видах командировок. Сотрудники могут направляться в другой район страны или за границу.
- Состав расходов, которые возмещаются работникам.
- Случаи, в которых сотрудник вправе отказаться от поездки.
Указанные пункты являются обязательными для включения в Положение о командировках. В документе могут содержаться и другие сведения в зависимости от специфики деятельности организации.
Назначение
Положение о командировках обеспечивает четкую регламентацию затрат, которые может нести сотрудник, работающий в другой местности. Сведения о расходах, в свою очередь, используются для расчета базы налога с прибыли. Зафиксированные затраты (оплата проживания в командировке, проезд и пр.), уменьшают размер облагаемой базы и, соответственно, сумму налога.
Важный момент
Положение, разработанное на предприятии, распространяется не на всех сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность вне места постоянной работы. Оно не действует, если срок командировки не превышает одного дня, а сама поездка не осуществляется в другой населенный пункт.
Специфика Положения
Как известно, отечественное законодательство постоянно совершенствуется. В правовые акты периодически вносятся дополнения и изменения. На их основании, в свою очередь, корректируются и локальные нормативные документы. Не является исключением и Положение о командировках. Внесение изменений в этот документ было осуществлено в 2015 г. Основанием стало указанное выше правительственное постановление № 749.
Согласно изменениям, перед направлением сотрудника в командировку руководитель предприятия должен издать приказ. В нем закрепляются основные условия работы субъекта в другой местности.
Проживание
Как правило, лица, выезжающие в другую местность, арендуют жилье или останавливаются в гостинице. Договор найма или оплаченный счет используется для определения фактического срока нахождения гражданина за пределами места работы. Указанные документы используются, если у сотрудника отсутствуют проездные документы.
В Положении может устанавливаться минимальный размер суточных в командировке. Это сумма, которая возмещается служащему за проживание. Минимальный ее размер составляет 550 руб./сут. Если у сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие факт проживания в гостинице или арендованном жилье, величина компенсация снижается.
Проезд
Согласно Положению о командировках, компенсация переезда в другую местность и обратно производится в сумме фактических затрат. Для получения возмещения сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.
Возмещение затрат производится за счет средств предприятия. Оплата проезда в командировку и обратно по нормативам, закрепленным правительственным постановлением № 749, производится из федерального бюджета. Если расходы превышают нормы, разница компенсируется за счет экономии бюджетных средств.
Продолжительность поездки
Она зависит от специфики трудовой деятельности работника. К примеру, если она связана с монтажом и наладкой, длительность командировки не должна быть больше 1 года (календарного). При этом в указанный период включаются дни убытия и прибытия. Для прочих работников максимальный срок поездки – не больше 40 дн.
Если возникла необходимость продлить командировку, по ее окончании срока, установленного Положением, сотруднику должен предоставляться отпуск на 7 дн. Оплата отдыха осуществляется за счет средств предприятия. После завершения отпуска сотрудник вновь отправляется в командировку для завершения выполнения задания.
Фактическое время нахождения в другой местности устанавливается по отметкам, которые делаются в командировочном удостоверении. Если гражданин направлен в несколько пунктов последовательно, отметки о прибытии должны быть сделаны в каждом пункте.
Убытие
Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя предприятия. Начальник подразделения, в котором трудится гражданин, формирует задание. В нем описываются основные направления деятельности лица в другой местности.
За день до убытия сотрудник получает командировочное удостоверение. Если гражданин возвращается из предыдущей поездки в день отъезда, документ оформляется по общим правилам.
Выплаты
Совместно с непосредственным начальником сотрудник составляет смету расходов. При этом учитываются нормы, предусмотренные Положением. Решение об увеличении затрат принимается руководителем предприятия. Основанием для его вынесения выступает служебная записка непосредственного начальника командируемого лица.
Смета затрат утверждается директором организации и гл. бухгалтером.
За день до отъезда работник получает аванс, согласно утвержденной смете. При этом сотрудник оформляет расписку, которую передает в бухгалтерию. В ней он дает согласие на удержание неиспользованных авансовых сумм из его заработка, если срок возврата остатка будет пропущен.
Дополнительные расходы
Если необходимость в них возникла в течение командировки, сотрудник должен согласовать затраты с непосредственным начальником. Факт разрешения осуществлять дополнительные расходы подтверждается факсимильным сообщением, передача которого фиксируется в журнале исходящей документации.
Ответственность за затраты, превышающие установленные нормативы, несет непосредственный начальник командированного гражданина, одобривший их.
Прибытие
Сотрудник должен вернуться на рабочее место на следующий день после возвращения. Отметку о прибытии в удостоверении делает сотрудник кадровой службы.
Прибывший сотрудник составляет отчет об исполнении задания. Документ оформляется в произвольной форме. Отчет в двухдневный срок с даты составления сдается непосредственному начальнику прибывшего сотрудника.
Кроме этого, в течение 3-х дн. работник передает в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются:
- Командировочное удостоверение.
- Документы, подтверждающие понесенные расходы (договор найма, квитанцию об оплате гостиницы, проездные билеты и пр.).
Руководитель предприятия утверждает отчет по затратам, произведенным в пределах норм, предусмотренных Положением и сметой. Расходы, понесенные сотрудником сверх установленных лимитов и не согласованные с непосредственным начальником, не компенсируются.
В трехдневный срок с момента прибытия работник должен сдать в кассу остаток аванса (неиспользованные средства). Если деньги будут возвращены позже или не возвращены вообще, суммы удерживаются из зарплаты.
Гарантии сотрудникам
За всеми работниками, направляемыми в командировки, сохраняется место осуществления трудовой деятельности и заработок. Если сумма зарплаты за время поездки оказалась меньше, чем начисленная на основании оклада, сотруднику предоставляется доплата до необходимого размера (без учета надбавок). Она перечисляется работнику из средств предприятия.
Доплата подлежит обложению НДФЛ.
На сотрудников, находящихся в командировках, распространяются правила о режиме работы и отдыха. Табель на работников заполняется согласно графику по основному месту трудовой деятельности. По прибытии гражданина табель корректируется в соответствии с данными командировочного удостоверения.
Если лицо было направлено в поездку для работы в праздничные или выходные, ему полагается доплата в сумме двойной дневной ставки. Если по поручению нанимателя гражданин выезжает в командировку в выходной, после возвращения он получает день отдыха.
Нетрудоспособность
Если командированный сотрудник заболел, получил травму или по иным причинам не может осуществлять трудовую функцию, ему назначается пособие на общих основаниях. При временной нетрудоспособности поездка работника прерывается с первого ее дня. Возобновляется командировка на следующий день после выздоровления.
За период нетрудоспособности сотруднику компенсируются затраты по найму жилья. Исключение составляют случаи, когда гражданин проходит лечение в стационаре.
Выплата з/п
Перечисление средств командированному гражданину может осуществляться:
- Переводом по почте.
- Из кассы предприятия через доверенное лицо.
- На счет в банковской или иной кредитной организации.
Затраты по выплате з/п командированным сотрудникам несет наниматель.
Суточные
Работник получает за каждый день командировки 800 р. (включая праздники и выходные, дни в пути, время вынужденных остановок). Сумма, превышающая размер, установленный в п. 3 217 статьи НК, облагается НДФЛ.
Если работник направляется в местность, откуда может возвращаться к месту постоянного проживания ежедневно, выплата суточных не производится.
Прочие расходы
При наличии подтверждающих бумаг сотрудникам компенсируются затраты на:
- Междугородние переговоры по телефону в гостинице или арендованном жилье, с мобильного телефона непосредственному руководителю в сумме фактических расходов. Подтверждающим документом является распечатка звонков, предоставленная местным оператором связи.
- Затраты на пользование интернетом из расчета не больше 50 руб./мес.
- Представительские затраты. Они компенсируются сотрудникам административного аппарата. Возмещение осуществляется в размере фактических расходов, но не больше 2,5 тыс. руб. на одного сотрудника.
- Прочие затраты, согласованные с непосредственным начальником командированного лица, одобренные руководителем предприятия и гл. бухгалтера.
Командировки за рубеж
Компенсация затрат в инвалюте в связи с поездками за границу, включая аванс, погашение неизрасходованной его части производится согласно положениям ФЗ "О валютном регулировании".
За период нахождения в пути сотрудника, направленного за границу в командировку, выплата суточных осуществляется при проезде по территории:
- России – в размерах и в порядке, установленных Положением "Об особенностях направления работников в служебные командировки", утв. правительственным постановлением № 749 (абз. 2 п. 11 для командировок по РФ).
- Иностранного государства – в сумме и в порядке, закрепленных этим же нормативным актом (абз. 2 п. 11 для командировок за рубеж).
При следовании гражданина с территории РФ день пересечения Госграницы включается в период, за который производится выплата суточных в инвалюте. При прибытии в Россию день пересечения границы включается в дни, за которые перечисление производится в рублях. Указанные даты определяются по отметкам, сделанным пограничными органами в паспорте сотрудника.
Если работник направляется в два и более иностранных государства, суточные на дату пересечения границы между странами начисляются в инвалюте по нормам, предусмотренным для территории, на которую лицо направляется.
В случае направления сотрудника на территорию государства-участника СНГ, с правительством которого заключено соглашение, согласно которому в документации на въезд/выезд пограничниками не ставятся отметки, дата пересечения госграницы устанавливается по проездным билетам.
Если у командированного работника произошла вынужденная задержка в пути, суточные за это время выплачиваются по распоряжению руководителя предприятия при наличии подтверждающих документов.
Сотрудник, выехавший за рубеж и вернувшийся в Россию в этот же день, выплаты производятся в размере 50 % нормы расходов. Она определяется по правилам, предусмотренным абз. 2 п. 11 Положения, утв. правительственным постановлением № 749.
Затраты на проезд в зарубежной командировке
Расходы компенсируются сотруднику по правилам, установленным 12 пунктом Положения, утвержденные правительственным постановлением № 749. Дополнительно работнику компенсируются:
- Затраты на оформление загранпаспорта, визы, прочих выездных документов.
- Консульские сборы.
- Пошлины за въезд либо транзит транспортных средств.
- Затраты на оформление медицинской страховки.
- Прочие обязательные расходы.
Возмещение дополнительных затрат, возникших у работника, направленного в зарубежную командировку, осуществляется при предоставлении подтверждающей документации в порядке и размерах, установленных абз. 2 11 пункта Положения.
В случае временной нетрудоспособности гражданина во время пребывания за границей ему компенсируются затраты на аренду жилплощади (проживание в гостинице). Выплаты производятся в течение всего периода, когда субъект не мог исполнять свои профессиональные обязанности или не имел возможности вернуться на место постоянного жительства. Исключение составляют случаи прохождения стационарного лечения. Несмотря на то что сотрудник находится в командировке за рубежом, начисление пособия по временной нетрудоспособности производится в порядке, закрепленном отечественным законодательством.
Заключение
Предприятия, вынужденные направлять своих работников в командировки, должны иметь утвержденное Положение, регламентирующее порядок и условия таких поездок. Наличие такого документа позволит избежать множества проблем на практике.
В Положении четко прописываются порядок и размеры компенсирующих выплат, правила составления и сдачи авансового отчета, возмещения дополнительных затрат. Все это имеет практическое значение для предприятия.
