Каждая организация, независимо от своего размера, в процессе осуществления деятельности практически любого рода сталкивается с потребностью воспользоваться денежными средствами. И если для оплаты необходимых материалов или заказанных услуг, как правило, используют безналичные платежи, то оплата командировочных и некоторых других расходов происходит при помощи наличных денег. Для этого на предприятии создается касса, а учет кассовых операций должен вестись в соответствии с законодательными актами и нормативными документами.
Организация контроля над денежными средствами производится бухгалтерией, при этом ее усилия направлены на укрепление платежной дисциплины, а также на обеспечение правильного использования и распределения финансовых ресурсов. В свою очередь, учет кассовых операций подразумевает правильное, полное и своевременное документальное оформление, а также законность операций с наличными деньгами.
Синтетический, а также более углубленный аналитический учет кассовых операций и денежных документов включает ведение соответствующих счетов. К примеру, на определенном счете номер 50 (в плане счетов он так и называется - "Касса") отражается остаток, поступление и выдача всех наличных средств и денежных документов, относящихся ко всей общей кассе предприятия. При необходимости открывается субсчет с номером 50-1, названный "Касса организации", причем для каждой валюты должен быть открыт отдельный счет.
Счет 50-2 (название - "Операционная касса") нужен, если в организации осуществляется движение средств в кассах эксплуатационных участков, товарных контор и остановочных пунктов.
Субсчет с номером 50-3, именуемый "Денежные документы", отражает находящиеся в кассе почтовые марки, полностью оплаченные авиабилеты, вексельные документы, а также марки госпошлины в сумме реальных (фактических) затрат, понесенных при их приобретении. Аналитика в данном случае предполагает учет денежных документов по их видам.
Все действующие организации необходимые им наличные средства, как правило, получают в кассу со своих расчетных счетов. Для этого требуется еще один документ установленной формы - денежный чек. Обслуживающим банком производится выдача организациям таких чеков в виде книжек, содержащих 25 либо 50 чеков.
Кассовые ордера имеют свой порядок заполнения, регламентированный соответствующими нормативными документами. При этом такие документы могут оформляться как ручным способом, так и при помощи компьютера.
Кассовая книга – это своего рода регистр. В ней учет кассовых операций производится в хронологическом порядке, а правильность ведения контролируется главным бухгалтером. В организации может быть только одна такая книга, причем она должна быть четко пронумерована, тщательно прошнурована и опечатана в обязательном порядке. Подчистки и исправления в документах, обеспечивающих процесс учета, недопустимы. В исключительных случаях сделанные исправления необходимо заверить подписями кассира и обязательно - главного бухгалтера.
Заниматься оформлением кассовых документов могут следующие работники предприятия: главный бухгалтер, работник бухгалтерии либо любое другое лицо, определенное руководителем по согласованию с главбухом, что должно быть отражено в соответствующем распорядительном документе. В случаях, когда по каким-либо причинам (фирма небольшая) нет бухгалтерии и главного бухгалтера тоже, оформление кассовых документов производится самим руководителем. Основанием для составления кассовых документов являются различные бумаги: платежные и расчетно-платежные ведомости, чеки, заявления, счета.
Для нормального функционирования предприятия, четкий контроль всех сфер деятельности является необходимым условием. Именно поэтому бухгалтерский учет кассовых операций требует особого внимания и систематизации. В свою очередь, правильное документальное оформление и обеспечение сохранности средств и денежных документов гарантируют удовлетворение всех неотложных потребностей предприятия, связанных с наличностью.
