Направление работника в рабочую поездку сопровождается обязательным оформлением следующих документов: служебное задание на командировку, приказ и командировочное удостоверение. Как правило, сотрудник заблаговременно берет в подотчет необходимые денежные средства, оформив соответствующее заявление. Или же оплата командировок осуществляется по возвращении на постоянное место работы, и компания возмещает потраченные деньги. В обоих случаях основанием для оплаты служит авансовый отчет и документы, подтверждающие определенные расходы (билеты до места назначения и обратно, счет из гостиницы, суточные).
Сумма может быть перечислена на лицевой счет или же получена наличными купюрами в кассе организации. Отчет о командировке осуществляется в течение трех рабочих дней после ее завершения. В случае заграничной поездки срок увеличен до десяти дней.
Приказ о направлении в командировку представляет собой унифицированную форму. Подготавливается он чаще всего в отделе по работе с персоналом. Далее документ подписывается руководителем организации, а его номер, дата и наименование фиксируются в отдельном журнале регистрации приказов по командировкам. Командируемый сотрудник знакомится с приказом под роспись и получает на руки его копию.
Служебное задание на командировку является обязательным документом, так как отражает содержание поездки. Прежде чем данный документ будет подписан руководителем организации, он проходит согласование с непосредственным начальником работника. Важно знать, что существуют определенные категории сотрудников, защищенные законодательством и имеющие право отказаться от командировки:
- беременные женщины;
- женщины, имеющие детей до 3-х лет;
- сотрудники, не достигшие 18 лет;
- сотрудники, работающие в организации на основании ученического договора и направляемые в командировку, не связанную с обучением;
- родители-одиночки, если ребенок не достиг 5 лет;
- родители, воспитывающие ребенка-инвалида;
- сотрудники, осуществляющие уход за больным членом семьи.
Служебное задание на командировку может иметь оборотную сторону, где перечисляются вышеперечисленные категории граждан и отводятся для работника графы - отказ/согласие на командировку, полностью Ф.И.О., занимаемая должность и дата подписания. Оба факта (согласие или несогласие) предполагают только письменную форму подтверждения. Строгое соответствие законодательным требованиям при заполнении документа убережет от конфликтных ситуаций.
Кроме того, служебное задание на командировку содержит отчет о выполнении, который в краткой форме излагается самим работником. И это действие должны подтвердить личной подписью и непосредственный начальник, и руководитель компании. Во избежание проблем с отчетом о проделанной поездке перед бухгалтерией, необходимо сверять идентичность данных во всем пакете документов. Любые расхождения в фамилии, имени, отчестве или сроках командировки потребуют корректировки, документального обоснования и дополнительной траты времени.
