Хорошие новости для тех, кому всегда не хватает времени: в обычном году - 8760 часов. Нынешний год високосный, а это значит, что в нем будет 8784 часа. Таким образом, все мы получаем в свое распоряжение дополнительные сутки.
Насколько разумно вы сможете использовать это дополнительное время?
Мы хотим предложить вам эффективные стратегии тайм-менеджмента, которые помогут сделать 2024 год максимально продуктивным.
1. Не тратьте время бесцельно
Многие люди хотят более эффективно использовать свое время, но не знают, как это сделать и с чего начать. Попробуйте в течение недели ежедневно отслеживать, как вы проводите время в период с 5:00 до 16:30. Это позволит получить полное представление о том, куда «утекает» ваше время.
Создайте электронную таблицу и укажите в ней вверху дни недели, а сбоку слева - получасовые блоки. Это можно сделать в календаре Microsoft Outlook. Каждые 2-3 часа проверяйте таблицу и анализируйте, как вы использовали время. Очень часто оно ускользает от нас. В памяти человека не сохраняются воспоминания о 30-минутных блоках. Такая электронная таблица поможет их систематизировать, контролировать и анализировать.
2. Подумайте, какому занятию вы хотели бы уделять максимум времени
После того как вы создали и заполнили таблицу, отметьте занятия, в которых вы преуспели в еженедельном расписании. Чем больше времени вы тратите на то, что вам интересно и к тому же отлично получается, тем меньше времени вы сможете тратить на бесполезные и бессмысленные занятия, к которым можно отнести регулярный просмотр соцсетей, постоянную проверку электронной почты.
3. Во второй половине пятницы запланируйте дела на следующую неделю
Когда вы поймете, на что осознанно тратите свое время, станет очевидно, на чем можно сэкономить часы. Теперь вы можете составить реальный план, в котором приоритет будет отдан тому, с чем вы справляетесь лучше всего.
Судя по наблюдениям специалистов, в пятницу немногие люди планируют начало какого-то нового дела. Гораздо чаще этот день посвящается разработке задач на будущую неделю. Потратив всего несколько минут на планирование, вы превратите время, потраченное впустую, на что-то более полезное и продуктивное.
4. Время отхода ко сну тоже надо планировать
Психологи провели множество исследований и пришли к выводу, что большинство сотрудников предприятий регулярно недосыпают. В один день человек засиживается допоздна, выполняя какую-то срочную работу, в другой - засиживается у телевизора за просмотром любимой передачи. Неудивительно, что на следующий день он валится с ног от усталости и ложится спать гораздо раньше. Затем цикл повторяется в такой же последовательности.
Чтобы не тратить драгоценное время и не засыпать за рабочим столом, рассчитайте время отхода ко сну. Для этого определите, в какое время вам необходимо просыпаться, сколько спать (не менее семи часов). Путем несложных математических расчетов вы определите время отхода ко сну.
5. Вначале выполняйте более сложную работу
Большинство людей предпочитают в первую очередь выполнять более простые задания, а сложные оставляют «на закуску». Современные специалисты тайм-менеджмента считают эту стратегию неэффективной. Да, легкую работу, не требующую больших усилий, тоже необходимо выполнять, но в конце дня.
Для наиболее важных и сложных задач отводите время в начале дня. В середине дня, когда человек испытывает спад энергии, он может использовать это время для «легких побед». К примеру, можно отправить приглашения или ответить на электронные письма.
6. Составляйте более короткие списки дел
Существует категория людей, которые очень скрупулезно и максимально исчерпывающе составляют список дел на день или на неделю. Их бывает сложно выполнить не только течение дня, но и за неделю. Составляйте более короткие списки с достижимыми целями и считайте их своего рода контрактом с собой.
Мотивирующим фактором можно считать дополнение списка ежедневных задач списком выполненных дел, расположенным рядом. Такой подход эффективен по двум причинам:
- Уделяя немного времени размышлениям о собственных достижениях, вы вряд ли будете зацикливаться на негативе, связанном с невыполнением поставленных изначально целей.
- Всегда перед глазами у вас будет список успешно завершенных дел. В любой момент вы можете его отправить менеджеру или своему руководителю.
7. События, которых вы с нетерпением ждали, тоже надо планировать
Ученые Оксфордского университета провели интересное исследование, в ходе которого они установили, что сотрудники компаний продуктивнее на 13%, когда они счастливы. Психологов этот факт не удивляет. Они считают, что у человека в приоритете должна быть собственная жизнь. Как можно рассчитывать на высокую продуктивность, когда в жизни все грустно и мрачно?
В пятницу, составляя список дел на следующую неделю, включите в него то, чего вы на самом деле ждете с нетерпением. Это может быть личная или профессиональная цель, если она помогает вам чувствовать себя более мотивированным и энергичным. И пусть в первую неделю ваша цель не будет достигнута, перенесите ее в следующий список. Рано или поздно то, о чем вы долго мечтали, обязательно свершится.
