Кадровое делопроизводство играет важную роль в деятельности любой организации. Правильное оформление и хранение кадровых документов помогает избежать конфликтных ситуаций с работниками и проверяющими органами. Для этого работодателю важно знать сроки хранения кадровых документов в архиве. Общие правила таковы: Документы постоянного хранения передаются в архив по истечении 75 лет. Документы долгосрочного хранения (более 10 лет) передаются в архив через 3 года после завершения дела. Документы краткосрочного хранения (до 10 лет) хранятся в организации.
Сроки хранения основных кадровых документов
Сроки хранения кадровых документов установлены законодательством и нормативными актами. Рассмотрим основные из них.
Трудовые книжки
Трудовые книжки работников хранятся в организации постоянно. После увольнения работника его трудовую книжку передают ему на руки.
Личные дела уволенных работников
Личные дела хранятся в организации 75 лет с года увольнения работника.
Приказы по личному составу
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и так далее) хранятся постоянно в организации.
Трудовые договоры
Трудовые договоры с работниками хранятся в организации 75 лет после увольнения работника.
Листки нетрудоспособности
Больничные листы хранятся 5 лет в организации.
Обязательные кадровые документы
Помимо перечисленных выше, существует ряд других обязательных кадровых документов, которые должны вестись в организации:
- Штатное расписание (10 лет)
- График отпусков (5 лет)
- Табели учета рабочего времени (5 лет)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (до минования надобности)
- Журналы проведения инструктажей по охране труда (45 лет)
Также необходимо вести кадровую документацию в электронном виде и хранить архивные копии баз данных.
Порядок оформления и ведения кадровых документов
Для правильного хранения кадровых документов важно соблюдать определенный порядок их оформления и ведения. Рассмотрим основные моменты.
Все кадровые документы должны заполняться аккуратно, без помарок и исправлений. Данные в них должны быть идентичны.
Регистрация документов
Кадровые документы подлежат обязательной регистрации в журналах. Это позволяет отслеживать их движение и местонахождение.
Ответственные лица
За ведение и хранение кадровых документов должны быть назначены ответственные лица из числа сотрудников кадровой службы.
Порядок передачи в архив
По истечении установленных сроков документы должны своевременно передаваться в архив. Передача оформляется описью дел и актом.
Типичные нарушения при хранении кадровых документов
Рассмотрим типичные ошибки, которых следует избегать:
- Несвоевременная передача документов в архив.
- Неверное оформление и заполнение документов.
- Отсутствие регистрации и учета документов.
- Ненадлежащие условия хранения, приводящие к повреждению или утрате.
Отчетность по кадровому делопроизводству
Кадровая служба обязана вести определенную отчетность. К ней относятся:
- Годовой отчет о движении кадров.
- Таблица учета личных дел уволенных сотрудников.
- Акты о выделении документов к уничтожению.
Такая отчетность позволяет контролировать состояние кадрового делопроизводства в организации.
Автоматизация кадрового документооборота
Эффективным решением является внедрение электронного документооборота и автоматизированных систем управления кадрами. Это упрощает работу с документами и позволяет оперативно формировать необходимую отчетность.
Важно обеспечить надежное хранение электронных архивов и регулярное резервное копирование данных.
Номенклатура дел кадровой службы
Номенклатура дел - это обязательный для кадровой службы перечень документов с указанием сроков их хранения. Номенклатура утверждается руководителем организации.
В нее включаются документы, отражающие все стороны деятельности кадровой службы. Номенклатура позволяет осуществлять контроль за формированием и движением дел.
Порядок заполнения и хранения трудовых книжек
Трудовые книжки заполняются в точном соответствии с инструкцией по их заполнению. Особое внимание уделяется качеству внесенных записей и наличию всех необходимых подписей и печатей.
Трудовые книжки хранятся в сейфе в алфавитном порядке. Ответственность за их сохранность несет сотрудник, назначенный приказом.
Регулярно проводится сверка наличия трудовых книжек по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Особенности хранения кадровых документов в электронном виде
Все большее распространение получает ведение кадровых документов в электронном виде. Это имеет ряд преимуществ, но требует соблюдения особых условий хранения.
Преимущества электронного документооборота
К преимуществам относятся:
- Высокая скорость поиска и обработки документов.
- Возможность удаленного доступа для уполномоченных лиц.
- Экономия офисных площадей.
- Автоматизация рутинных операций.
Требования к электронным архивам
Должны выполняться следующие требования:
- Наличие электронной подписи.
- Регулярное резервное копирование.
- Контроль целостности и защиты данных.
- Использование лицензионного программного обеспечения.
Ответственное лицо
За электронные архивы должно быть назначено ответственное лицо, которое регулярно проверяет состояние системы и целостность данных.
Обучение персонала правилам работы с кадровыми документами
Все сотрудники кадровой службы должны пройти обучение правилам работы с кадровой документацией. Обучение проводится при приеме на работу и периодически по мере изменения требований.
Могут использоваться следующие формы:
- Инструктажи и семинары.
- Обучение на рабочем месте.
- Тестирование.
- Раздача памяток.
Обучение должно охватывать:
- Нормативно-правовую базу.
- Локальные нормативные акты организации.
- Порядок заполнения и хранения документов.
- Отчетность.
- Ответственность.
Внутренний аудит состояния кадрового делопроизводства
Для контроля соблюдения всех требований целесообразно проводить внутренние аудиты. Они позволяют выявить имеющиеся нарушения и недостатки, а также определить пути их устранения.
Направления аудита
Аудит может охватывать:
- Полноту и правильность оформления документации.
- Соблюдение сроков и порядка передачи в архив.
- Условия хранения.
- Доступ и обеспечение сохранности.
Периодичность
Аудит целесообразно проводить не реже 1 раза в год.
Ответственность за нарушения в сфере кадрового делопроизводства
За нарушение требований законодательства при работе с кадровыми документами предусмотрена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность в зависимости от тяжести правонарушения.
Виды ответственности
Возможны следующие меры:
- Замечание, выговор.
- Штраф.
- Увольнение.
- Возмещение ущерба.
Таким образом, ответственным лицам кадровой службы важно четко знать и неукоснительно соблюдать все требования законодательства о кадровом делопроизводстве.
Особенности работы с кадровыми документами в крупных и малых организациях
Подходы к организации кадрового делопроизводства могут различаться в зависимости от размера компании.
Крупные организации
В крупных организациях, как правило:
- Есть отдел кадров и юридическая служба.
- Применяются автоматизированные системы.
- Разработаны подробные регламенты и положения.
- Организован централизованный архив.
Малые организации
В малых организациях:
- Нет отдельных подразделений и специалистов.
- Процессы не формализованы.
- Используются типовые формы документов.
- Архив, как правило, отсутствует.
Работа с кадровыми документами при реорганизации и ликвидации организации
Особенности возникают при реорганизации юридического лица и его ликвидации.
Порядок передачи документов
Необходимо:
- Провести инвентаризацию и опись документов.
- Определить правопреемника и акты приема-передачи.
- Получить согласие работников на передачу личных дел.
Сохранение документов
При отсутствии правопреемника документы постоянного хранения передаются в архив. Остальные уничтожаются в установленном порядке.
Порядок уничтожения кадровых документов по истечении сроков хранения
По истечении сроков хранения кадровые документы подлежат уничтожению.
Подготовка к уничтожению
Необходимо:
- Составить акт о выделении документов.
- Получить разрешение экспертной комиссии.
- Извлечь и передать в архив документы постоянного хранения.
Процедура уничтожения
Уничтожение производится в присутствии комиссии путем измельчения или сожжения.
Особенности рассмотрения споров по вопросам трудовых отношений
Наличие документов кадрового учета влияет на рассмотрение споров по оплате труда, увольнениям и другим вопросам трудовых отношений.
Значение кадровых документов
Документы служат доказательством:
- Надлежащего оформления трудовых отношений.
- Выполнения обязательств сторонами.
- Законности примененных дисциплинарных взысканий.
Последствия отсутствия документов
Отсутствие необходимых документов может привести к вынесению решения не в пользу работодателя.
Обеспечение сохранности кадровых документов
Важнейшая задача кадровой службы - обеспечить максимальную сохранность документов.
Условия хранения
Должны соблюдаться:
- Температурный и влажностный режим.
- Пожарная и охранная сигнализация.
- Ограничение доступа.
Контроль целостности
Необходим регулярный контроль целостности и комплектности документов. Любые повреждения должны фиксироваться.
Таким образом, обеспечение сохранности кадровых документов - важнейшее условие для защиты прав работников и интересов организации.
Особенности работы с кадровыми документами при удаленной работе сотрудников
В последние годы все большее распространение получает удаленная или гибридная занятость. Это вносит свои коррективы в работу кадровых служб.
Электронный документооборот
При удаленной работе особенно важны:
- Электронное ведение кадровых документов.
- Электронный документооборот.
- Электронные подписи.
Идентификация и аутентификация
Требуются надежные средства удаленной идентификации личности работников при оформлении кадровых документов.
Аутсорсинг кадрового документооборота
Часть функций по ведению кадрового делопроизводства может быть передана специализированной организации.
Преимущества аутсорсинга
К ним относятся:
- Снижение нагрузки на штатных специалистов.
- Доступ к экспертным знаниям и опыту.
- Гибкость кадрового состава.
Риски и их минимизация
Необходимо предусмотреть гарантии конфиденциальности и сохранности документов в договоре, а также контроль со стороны компании.
Использование облачных технологий для кадрового делопроизводства
Облачные сервисы предоставляют новые возможности для хранения и обработки кадровых данных.
Преимущества облачных технологий
К ним можно отнести:
- Гибкая масштабируемость.
- Доступность с любых устройств.
- Высокая отказоустойчивость.
Обеспечение безопасности данных
Необходимо тщательно выбирать провайдера облачных услуг и предусмотреть все аспекты защиты персональных данных в договоре.
Использование технологий искусственного интеллекта для оптимизации кадрового делопроизводства
Перспективным направлением является внедрение ИИ-технологий, таких как машинное обучение, компьютерное зрение, обработка естественного языка.
Задачи для автоматизации
Это позволит автоматизировать:
- Поиск и извлечение данных из документов.
- Выявление логических ошибок и несоответствий.
- Генерацию кадровых отчетов и документов.
Контроль качества
Необходим контроль качества работы ИИ-систем со стороны специалистов кадровой службы.
Повышение квалификации сотрудников кадровых служб
В условиях частых изменений законодательства особенно важно регулярное обучение и повышение квалификации сотрудников кадровых служб.
Для этого можно использовать:
- Курсы и семинары.
- Тренинги и вебинары.
- Профильные конференции.
- Дистанционное обучение.
Это позволяет персоналу:
- Быть в курсе актуальных требований.
- Избегать ошибок в работе с документами.
- Повышать эффективность труда.
Таким образом, регулярное обучение кадровиков крайне важно для качественного документооборота.
