Инструкция по заполнению трудовой книжки: порядок ведения, требования и рекомендации

В трудовой книжке отражают данные о каждом рабочем месте сотрудника. Данный документ оформляют с момента его выдачи первым работодателем. После этого работник предоставляет ее на каждом следующем предприятии. Специалист отдела кадров вносит данные согласно определенным инструкциям и правилам.

Главные правила

Рынок труда условно можно классифицировать на теневой и официальный. Большинство граждан стремятся официально трудоустроиться и получить трудовую книжку, которая предоставляет преимущества, связанные со стажем. Она представляет собой основной документ, в котором отражены факты трудовой деятельности. Общие правила заполнения трудовой книжки регламентируют определенный порядок ее ведения. С течением времени трудовая книжка наполняется важной информацией о накопленном стаже.

Согласно Трудовому кодексу, работник предоставляет свою трудовую книжку работодателю. Исключением будут лишь случаи, когда он является совместителем. В том случае, если ранее работник нигде не работал, трудовую книжку ему обязан выписать работодатель. Это правило действует и тогда, когда кандидату еще не исполнилось 18 лет. Основными документами, которыми руководствуется работодатель при ее оформлении, являются Инструкция по заполнению трудовой книжки, а также различные правила и нормы.

Трудовая книжка включает информацию обо всех организациях, в которых ранее работал специалист в течение всей жизни. Вместе с тем, если сотрудник исполняет трудовые обязанности по совместительству и желает, чтобы информация о другом месте работы была отражена в трудовой книжке, можно обратиться к работодателю по основному месту работы с данной просьбой. Это связано с тем, что именно он осуществляет хранение документов сотрудника, поэтому вправе вносить дополнения в них. Инструкция Минтруда по заполнению трудовых книжек устанавливает общий порядок заполнения.

Трудовая книжка содержит информацию о любых изменениях, связанных со служебным положением. Инструкция по заполнению трудовой книжки требует определенным образом оформлять поощрение, перевод на другую должность, повышение и получение наград. В графу 2 следует внести дату награждения, в третьей указать лицо, которое наградило работника с конкретизацией достижения и вида поощрения (грамота, звание и т. д.). Графа 4 предназначена для указания наименования документа, на основании которого вносят запись. Поэтому Инструкция по заполнению трудовой книжки поощрение и иные награждения регламентирует оформлять определенным образом. Разработаны унифицированные правила, которым следуют сотрудники кадровой службы.

Взыскания не фиксируют в трудовой книжке. Однако если в результате совершения определенного проступка сотрудника уволили с работы что называется «по статье», работодатель обязан указать данную информацию в ней. В том случае, если она была утеряна, работодатель обязан завести на сотрудника новый документ. Постановление Минтруда, Инструкция по заполнению трудовых книжек обязывают вести их корректный учет и оформлять при этом специальную книгу по их движению. Если сотрудник не получил ее при уходе, компания сохраняет данный документ согласно правилам архивного дела. В итоге трудовая книжка может храниться на протяжении длительного периода времени в компании до запроса сотрудника.

Если расторжение трудового договора происходит по причинам, указанным в 77-й статье ТК РФ, специалист по кадрам делает запись об увольнении и указывает ссылку на определенный пункт нормы. Если договор прекращен в результате возникновения таких обстоятельств, которые не зависят от воли сторон, следует внести соответствующую запись.

Основные требования

Инструкция по заполнению трудовой книжки закрепляет основные правила по корректному заполнению данного документа. Компания-работодатель обязана своевременно отражать все факты профессиональной жизни работника. При этом обязательно нужно использовать гелевую или перьевую ручку синего, черного или фиолетового цвета.

Среди основных правил ведения трудовых книжек можно выделить оформление сквозной нумерации. Иными словами, указание всех фактов трудовой деятельности происходит под собственным порядковым номером в соответствии с хронологией происходящих событий. Информацию заносят в документ только на русском языке. Исключением являются территории, на которых принят кроме русского еще один язык. В этом случае запись можно занести на русском языке и продублировать на другом, принятом на данной территории. Инструкция по заполнению трудовой книжки обязывает работодателя полностью прописывать формулировки без использования сокращений.

Документ содержит особый раздел, который называется «Информация о работе». В него вносят данные, которые касаются перемещения, поступления, учебы в период работы. Также можно внести информацию о повышении квалификации, службе в армии и иных структурах. Помимо этого, в разделе отражают сведения, касающиеся переименования отдельных структур предприятия, информацию по увольнению и т. д. Сведения подлежат удостоверению не только подписью ответственных лиц, но и собственноручной росписью сотрудника. Работник должен лично ознакомиться с информацией, которую кадровый сотрудник вносит в трудовую книжку. Графа для записи предназначена для занесения данных о названии предприятия, структурных подразделений и должности работника. Последний раздел включает в себя информацию о награждениях, которые утверждены трудовым кодексом РФ либо Коллективным договором компании. Такие поощрения предоставляют не всегда. В случае необходимости следует внести в соответствующее поле информацию о должности, компании и виде поощрения. Следующая графа содержит ссылку на соответствующее основание. Следует учитывать, что в этом разделе не отражаются премии.

Инструкция по заполнению трудовой книжки и правила ведения регламентируют определенный период времени, во время которого работодатель должен зафиксировать сведения о сотруднике. Данный срок составляет 1 неделю со дня издания приказа о назначении на должность. При увольнении данная информация должна быть внесена в последний день работы. Причины увольнения фиксируют в трудовой книжке в строгом соответствии с Трудовым кодексом.

Работодатель обязан в течение 2 дней предоставить копию трудовой книжки или выписку из нее при получении письменного заявления с соответствующей просьбой от сотрудника. Правила установили, что это документ строгой отчетности, поэтому он подлежит хранению в компании в течение всего периода работы сотрудника. Если сотрудник оставил трудовую книжку в компании после увольнения или по факту смерти, работодатель хранит ее до момента востребования в соответствии с правилами архивного дела. Документ может храниться в архиве компании на протяжении 75 лет, а затем подлежит утилизации.

Правила корректного заполнения

Работодатель назначает ответственных лиц, которые занимаются заполнением, хранением и выдачей данных документов на предприятии. Инструкция по заполнению трудовой книжки и принятые правила регламентируют внесение записей на основании выпущенных приказов. Информация, которая записана в трудовую книжку, должна дублироваться в личной карточке сотрудника. Работник впоследствии должен ознакомиться с записью под расписку. Данному документу присваивается определенный регистрационный номер. Личная карточка также содержит персональные данные, информацию о стаже, образовании и различных наградах. Работодатель обязан строго следовать правилам, указанным в Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец которой представлен ниже.

Заносить информацию разрешается с использованием гелевой или шариковой ручки. В п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек подчеркивается, что наименование организации необходимо указывать полностью, а не сокращенно. Недопустимо использовать любые аббревиатуры и сокращения в названии предприятия. Третья графа предназначена для внесения информации о назначении или принятии в структурное подразделение компании. Необходимо подробно указать наименование должности, профессии, специальности и квалификации. Теория и практика порядка ведения трудовых книжек должны идти рука об руку. Специалисты кадровой службы должны внимательно следить за всеми изменениями законодательства в этом вопросе и вовремя на них реагировать. Правила запрещают использовать любые виды сокращений, в том числе «РФ». Поэтому необходимо заменять все аббревиатуры развернутыми формулировками. Специалист, которого назначают лицом, ответственным за правильное ведение трудовых книжек работников и их первичное заполнение, ставит свою подпись. Также на ней ставят печать компании и подпись сотрудника. Запрещено исправлять записи путем поправок и зачеркиваний. Не разрешается использовать любые виды корректоров. В таких случаях следует прописать, что данная запись содержит ошибки. Затем необходимо указать корректную информацию. Сотрудник, в свою очередь, должен внимательно проверить данные, которые были занесены в документ.

Если обратиться к п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, можно узнать, что в документе недопустимы любые зачеркивания и исправления. Корректировку можно производить после соответствующей записи с новым порядковым номером на новой строке. В графу 3 требуется внести "Запись за номером таким-то недействительна". Затем можно внести корректную запись и указать в графе 4 номер и дату приказа или другого распорядительного документа работодателя.

Общие сведения

Трудовую книжку заводят на каждого отдельного сотрудника, который проработал в компании не менее пяти дней. Трудящиеся могут относиться к категории внештатных, сезонных или временных, но на них распространяется социальное страхование и Инструкция по ведению их трудовых книжек. Вся информация заносится без сокращений, поскольку это может привести к неправильному прочтению и истолкованию. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек требует оформлять каждую новую запись с новой строки. Все записи сопровождаются уникальным порядковым номером. При оформлении даты необходимо отображать день и месяц, а при заполнении года необходимо внести 4 цифры. Ведут трудовые книжки на русском языке или принятом национальном.

Постановление об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек, опубликованное 10 октября 2003 года под номером 69, включает основные правила по их ведению. Трудовая книжка поделена на пять разделов (три основных и два дополнительных). Первый включает в себя титульный лист, на котором отражены фамилия, имя и отчество сотрудника без сокращений в именительном падеже. Также следует указать специальность, профессию и образование работника. Компания, которая предоставила трудовую книжку сотруднику, ставит печать на данном листе. Второй раздел включает информацию о работе сотрудника. Третий раздел содержит данные о наградах и поощрениях, которые получил работник на протяжении трудовой деятельности. Последние два раздела предназначены для указания документов, на основании которых специалист оформлял запись. Как правило, это номера оформленных приказов и их даты.

Ответственность компании-работодателя

Руководитель компании является ответственным лицом, которое отвечает за наличие трудовых книжек у сотрудников, а также за их верное оформление. Он издает приказ о назначении сотрудника, который будет отвечать за корректное заполнение, хранение и учет кадровых документов. Специалист кадровой службы оформляет документ согласно правилам, которые указаны в Инструкции по заполнению трудовых книжек. В РБ (Республике Беларусь) данный вопрос регулирует опубликованное официально 14 сентября 2014 года под номером сорок Постановление Минтруда.

Законодательство РФ допускает назначение дополнительного работника, который будет подменять главное ответственное лицо в период его отсутствия на рабочем месте. Как правило, это работники кадровой службы.

Должностное лицо может быть привлечено к ответственности в случае ненадлежащего исполнения обязанностей. Если работодатель не соблюдает правил, указанных в Инструкции по заполнению трудовых книжек, то он несет финансовую ответственность в размере до 5000 рублей. В случае совершения правонарушения юридическим лицом в сфере оформления трудовых отношений штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей. В свою очередь, нарушение правил хранения документа влечет за собой штрафы в размере от 100 до 300 рублей для физических лиц. Для юридических лиц размер денежного взыскания составляет от 300 до 500 рублей.

Трудовая книжка относится к категории официальных документов, она подтверждает трудовой стаж гражданина. На основании данной информации ему будет начисляться пенсия. Именно поэтому на законодательном уровне закреплены нормы ведения, учета и хранения данного документа. Инструкция по заполнению и хранению трудовых книжек представляет собой главный нормативный документ в этом вопросе, который специалисты кадровой службы должны знать назубок. Некорректное заполнение, ведение и хранение трудовых книжек – это основание для привлечения ответственных лиц к административной ответственности или дисциплинарной.

Особые ситуации

Согласно п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если за время работы сотрудника в организации происходит изменение ее наименования или другие структурные изменения, которые непосредственно касаются конкретного подразделения, данная информация немедленно заносится в трудовую книжку. Сотрудник кадровой службы делает запись о том, что компания с определенного числа переименована по соответствующему приказу или иному решению. Запись в обязательном порядке заверяют новой печатью и подписью сотрудника, который отвечает за ведение кадровых документов.

Инструкция по заполнению трудовой книжки в РФ обязывает компанию-работодателя вносить любые изменения личных данных работника. В случае смены фамилии сотрудника необходимо перечеркнуть старую и сверху внести новую. Рядом надо расшифровать основание замены и заверить ее подписью и печатью ответственного лица. Данное перечеркивание – это единственный вариант исправления, который допустимо совершать в трудовых книжках. Если произошло незаконное увольнение сотрудника, и судебный орган обязывает работодателя восстановить его, необходимо внести запись, которая полностью аннулирует предыдущие сведения об увольнении. При этом важно ссылаться на документ, обосновывающий такое решение.

Факт смерти работника приводит к прекращению трудового договора, при этом необходимо указать дату смерти из соответствующего документа.

Не всегда в трудовой книжке хватает страниц для совершения всех записей. Поэтому разрешено оформить вкладыш к данному документу. Для вкладышей трудовых книжек инструкция по заполнению мало чем отличается от общей. Вкладыш просто подшивают в трудовую книжку, и он становится ее продолжением. Данный документ заполняет работодатель или другие ответственные лица. Под каждой записью проставляют печать и подпись кадровика. Не оговорено предельное количество таких страниц, поэтому их может быть сколько угодно. Вкладыш подшивают к трудовой книжке и проставляют штамп на первой странице. Можно заменить штамп обычной записью от руки "Выдан вкладыш". Отметка должна быть расположена так, чтобы были понятны и читаемы другие записи. Если место для записей закончилось, работодатель обязан приобрести бланк и продолжить оформление и учет документа. При этом стоимость бланка будет вычтена из заработной платы сотрудника.

Дополнительный лист

Такой лист вшивают, как правило, под обложку документа в самом конце. Однако это не оговорено регламентом. Его вставляют между обложкой и последней страницей в развернутом виде. После этого сотрудник производит сквозные отверстия шилом. Для прошивки используют особую плотную нить, с помощью которой вставку прикрепляют к бланку. Оставшиеся концы закрепляют внутри переплета обычными узлами. Правила не требуют опечатывать получившуюся сшивку пломбой или сургучом. Корректное, своевременное и аккуратное внесение информации в трудовую книжку на каждом этапе трудовой деятельности сотрудника позволяет значительно облегчить процесс оформления пенсии.

Правила учета

Трудовая книжка, как и различные вкладыши, бланки к ней, является документом строгой отчетности. Отдел кадров хранит все кадровые документы и ведет их строгий учет. В специальной книге отражают полные сведения о движении документов. Она содержит информацию о трудовых книжках работников учреждения как нынешних, так и бывших. Данная книга прошнурована, пронумерована и заверена печатью организации. Аналогичным образом происходит учет и хранение бланков ТК бухгалтерией предприятия. Трудовые книжки на постоянной основе хранят в отделе кадров. В отдельных случаях их можно получить на руки по требованию под расписку и на оговоренный срок. Трудовую книжку выдают работнику при увольнении и фиксируют этот факт его подписью в книге регистрации. Если сотрудник в силу определенных причин не забрал трудовую книжку, она будет храниться отдельно от иных документов в отделе кадров два года. Затем ее передают в архив компании, где она хранится на протяжении последующих 75 лет.

Ошибки при заполнении

В трудовую книжку все сведения вносят вручную, поэтому никто не застрахован от ошибок при осуществлении тех или иных записей. Корректировка ошибок, которые были допущены при заполнении документа, может производиться согласно следующим правилам:

• Все неправильные сведения автоматически признаются недействительными. При этом ниже делают соответствующую запись под следующим номером.
• Если нарушена нумерация данных, необходимо совершить исправления вышеуказанным способом. Запись, которая была внесена под неправильным номером, признают недействительной. Потом ее повторяют под следующим номером.
• Если совершена незначительная ошибка в личных сведениях о работнике (например, неправильная буква в имени и фамилии), то исправление совершает тот работодатель, который совершил ее.
• На титульном листе исправления недопустимы. Если это произошло, трудовую книжку признают испорченной и уничтожают. Сотрудник кадровой службы составляет акт по определенной форме. Работник получает новую трудовую книжку с корректными сведениями.
• Запрещено производить любые перечеркивания неправильных записей.

Заполнение дубликата ТК

Если трудовая книжка утеряна, повреждена, аннулирована, пропала в результате стихийных бедствий или произошедшего ЧП на предприятии, необходимо получить ее дубликат. В этом случае сотрудник обязан подать заявление в кадровую службу о предоставлении дубликата трудовой книжки. В заявлении необходимо указать причину выдачи нового документа. Оформлять его будут в течение 15 рабочих дней. Титульный лист трудовой книжки будет содержать надпись «Дубликат». Если записи в испорченном документе нельзя восстановить, следует документально подтвердить наличие стажа за соответствующий период времени. В противном случае восстановить документ будет невозможно.

При выдаче дубликата сотрудник кадровой службы сделает соответствующую запись в журнале учета трудовых книжек. В особых ситуациях трудовой стаж можно определить специально созванной комиссией. Для этого ей предоставляют необходимые бумаги. Если факт работы человека невозможно восстановить, все недостающие сведения и данные можно восполнить с помощью свидетельских показаний. Комиссия составляет об этом специальный акт. Зачастую, восстановление трудовой книжки - длительный и сложный процесс. Поэтому лучше не рисковать этим важным документом.

Резюме

Инструкция по заполнению трудовых книжек в России была принята в 2003 году. Заполнение данного документа - довольно кропотливый процесс, который требует знания многих нюансов и законодательных тонкостей. Специалист кадрового отдела должен заполнять его понятным и четким почерком. Любые исправления нежелательны в данном документе. Нельзя допускать любые сокращения имен, дат, названий и фамилий. Категорически запрещено использование римских цифр для оформления дат. Не допускается зачеркивание записей и использование замазки.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек закрепляет за работодателем обязанность фиксировать в ней все факты трудовой и профессиональной деятельности сотрудника: прием на работу, получение наград, любые изменения служебного положения, перевод, перемещение на другую работу, увольнение и т. д. Сотрудник должен помнить о том, что трудовая книжка должна содержать только актуальную информацию. Поэтому при изменении, например, фамилии необходимо обратиться к работодателю с целью отражения данной информации и внесения соответствующих корректировок. Инструкция по заполнению трудовых книжек (Постановление Правительства РФ, которым она была утверждена, указано выше) и иные документы предписывают правила, которые работодатель обязан неукоснительно соблюдать. Изученный в данной статье вопрос очень важен, поскольку требует бдительности со стороны специалистов кадровой службы. Необходимо регулярно следить за изменениями законодательства и предоставляемыми по этому поводу Минтрудом разъяснениями.