Что такое счет-фактура и для чего она нужна?

Счет-фактура - это один из основных документов в бухгалтерском и налоговом учете. Он подтверждает факт купли-продажи товаров, работ или услуг и служит основанием для принятия расходов к вычету или налоговому кредиту по НДС.

Счета-фактуры применяются в отношениях между организациями и индивидуальными предпринимателями. Для физических лиц, не являющихся ИП, счета-фактуры не выдаются.

Основные реквизиты счета-фактуры

Счет-фактура должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• порядковый номер и дата выставления;
• наименования продавца и покупателя, их ИНН и КПП;
• номера и даты договора и товарной накладной;
• наименование и количество поставляемых товаров, работ, услуг;
• цена за единицу измерения и общая стоимость;
• ставка и сумма НДС;
• подписи руководителей и главных бухгалтеров обеих сторон.

"счет фактура" позволяет контролировать правильность исчисления НДС и проверять обоснованность налоговых вычетов.

Счет фактура в 1с

В программе "1С: Бухгалтерия" счета-фактуры заполняются автоматически на основании введенных документов о поступлении и реализации товаров. Пользователю достаточно указать реквизиты и ставку НДС, все остальные данные подтянутся из связанных документов.

Образец счета-фактуры

Образец заполнения счета-фактуры:

Счет-фактура на аванс

Счет-фактура на авансовый платеж выставляется продавцом при получении предоплаты от покупателя. В нем указывается только сумма аванса без детализации товаров.

После отгрузки товара продавец выставляет счет-фактуру на всю сумму сделки, включая полученный аванс. При этом в нем делается ссылка на ранее выставленный счет-фактуру на аванс.

Корректировочный счет фактура

Корректировочный счет-фактура выставляется в случае изменения стоимости отгруженных товаров, работ, услуг или ставки НДС. Он может увеличивать или уменьшать суммы ранее выставленного первичного счета-фактуры.

Электронные счета фактуры

C 1 июля 2017 года наряду с бумажными счетами-фактурами применяются электронные счета-фактуры. Они имеют такую же юридическую силу и выставляются по тем же правилам, что и бумажные.

Электронный документооборот упрощает процесс согласования и обработки счетов-фактур, позволяет избежать ошибок при ручном вводе данных.

Таким образом, счет-фактура является важнейшим первичным документом, без которого невозможно оформить расчеты между организациями. Он подтверждает реальность хозяйственных операций и служит основанием для налоговых вычетов по НДС.

Рассмотрим более подробно процедуру заполнения счета-фактуры.

Порядок заполнения счета-фактуры

Счет-фактура заполняется продавцом в 2 экземплярах и передается покупателю. Один экземпляр остается у покупателя, второй с отметкой покупателя возвращается продавцу.

Счета-фактуры нумеруются сквозной нумерацией в пределах календарного года отдельно по каждому покупателю. Номер счета-фактуры должен быть уникальным.

Дата счета-фактуры должна соответствовать дате отгрузки товара покупателю согласно товарно-транспортной накладной. Если отгрузка происходит поэтапно, выписывается один сводный счет-фактура.

Счет-фактура подписывается руководителем организации или лицом, имеющим доверенность. Также ставится подпись главного бухгалтера или иного должностного лица, ответственного за составление счета-фактуры.

Сроки выставления счета-фактуры

Счет-фактура должен быть составлен в следующие сроки:

• При отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг - не позднее 5 календарных дней с момента отгрузки;
• При получении аванса или предварительной оплаты - не позднее 5 дней с даты получения аванса.

За нарушение сроков выставления счета-фактуры предусмотрен штраф.

Таким образом, счет-фактура является обязательным первичным документом, позволяющим обеспечить контроль и учет расчетов между организациями. Правильное и своевременное оформление счетов-фактур имеет важное значение для налогового и бухгалтерского учета.

Рассмотрим некоторые нюансы применения счетов-фактур.

Счета-фактуры при экспортно-импортных операциях

При экспорте товаров российский продавец выставляет счет-фактуру без НДС. При импорте товаров иностранный продавец также не может выставить российский счет-фактуру.

Вместо этого при импорте товаров покупатель самостоятельно выставляет счет-фактуру в адрес таможенного органа для обоснования налогового вычета по НДС.

Счета-фактуры при продаже подакцизных товаров

При продаже подакцизных товаров (нефтепродуктов, алкогольной продукции и др.) помимо обычного счета-фактуры выставляется дополнительный счет-фактура на сумму акциза.

Это нужно для раздельного учета НДС и акциза. Счет-фактура на акциз заполняется по тем же правилам, что и обычный счет-фактура.

Регистрация счетов-фактур в налоговых органах

C 1 июля 2021 года все счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, подлежат регистрации в налоговых органах в течение 5 дней с даты выставления.

Регистрация осуществляется с помощью сервиса "Проверка счета-фактуры" на сайте ФНС. Незарегистрированный счет-фактура не принимается к вычету по НДС.

Ответственность за нарушения при работе со счетами-фактурами

Нарушение порядка выставления, получения и регистрации счетов-фактур влечет административную и налоговую ответственность.

К административным санкциям относятся штрафы для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей. Налоговые санкции выражаются в отказе в вычете НДС.

Таким образом, счет-фактура является важнейшим документом для обоснования налоговых вычетов, поэтому очень важно соблюдать все требования к его оформлению и использованию.

Давайте рассмотрим некоторые практические аспекты применения счетов-фактур.

Ошибки при заполнении счетов-фактур

На практике нередко встречаются ошибки при заполнении счетов-фактур. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

Одна из частых ошибок - неверное наименование документа, например, указание "счет" вместо "счет-фактура". Такой документ не будет принят к учету.

Еще одна типичная ошибка - отсутствие обязательных реквизитов, например, ИНН, КПП, номера договора. Это также влечет отказ в принятии счета-фактуры.

Порядок внесения исправлений в счет-фактуру

Исправление ошибок в счете-фактуре производится путем выставления корректировочного счета-фактуры. Исправления в уже выставленном первичном счете-фактуре не допускаются.

Корректировочный счет-фактура выставляется тем же продавцом в адрес того же покупателя. В нем указывается номер и дата первичного счета-фактуры.

Хранение счетов-фактур

Счета-фактуры должны храниться в течение не менее 4 лет с даты выставления. Счета-фактуры по экспортно-импортным операциям хранятся 6 лет.

Хранение должно обеспечить их сохранность и исключить утрату. Допускается как бумажное, так и электронное хранение.

Выставление счетов-фактур в электронном виде

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить соглашение между продавцом и покупателем. Электронные счета-фактуры заверяются электронной подписью.

Использование электронных счетов-фактур позволяет ускорить обмен документами и снизить расходы на бумажный документооборот.

Таким образом, на практике очень важно правильно и аккуратно заполнять и исправлять счета-фактуры, чтобы избежать налоговых рисков и обеспечить принятие НДС к вычету.