Внедрение УПП на предприятии: этапы, результаты. Ошибки при внедрении 1С: УПП

1С: УПП выступает в качестве комплексного прикладного решения, которым охватываются основные направления учета и администрирования. Программный продукт позволяет сформировать систему, которая соответствует корпоративным, отечественным и международным стандартам, обеспечивает эффективную хозяйственно-финансовую работу компании.

Преимущества

Программный продукт формирует единую информационную базу для отражения хозяйственных и финансовых операций на предприятии. Вместе с этим осуществляется четкое разграничение доступа к хранимым данным, возможностей действий в соответствии со статусом работников. В компаниях, имеющих холдинговую структуру, информационное пространство может охватывать все входящие в нее структуры. Это позволяет существенно снизить трудоемкость учетной работы за счет повторного использования общих баз информации разными подразделениями. По всем структурам компании ведется сквозной бухгалтерский, управленческий и налоговый учет. Однако регламентированная отчетность составляется отдельно для каждого подразделения.

Особенности системы

Сведения, которые вводятся пользователями, подвергаются оперативному контролю. В частности, в процессе регистрации выплат наличности система проверяет доступность средств в соответствии с поступившими заявками на их расходование. При учете отгрузки продукции программный продукт анализирует состояние взаимозачетов с получателями. Прикладное решение поставляется в комплекте с интерфейсами. Это позволяет каждому пользователю получить первоочередной доступ к данным, нужным именно ему.

Ведение учета

Бухгалтерская и налоговая (регламентированная) отчетность заполняются в рублях. Для управленческого учета может выбираться любая валюта. В различных структурах, входящих в единую базу, могут применяться различные системы налогообложения. Так, в одних подразделениях возможен общий, в других - упрощенный специальный режим. Кроме этого, могут применяться различные принципы политики бухгалтерского и налогового учета. К некоторым видам деятельности предприятия может применяться система ЕНВД. Дополнительно к регламентированному и управленческому учетам допускается ведение отчетности по международным стандартам (МФСО). Для снижения трудоемкости эта работа проводится неоперативно, посредством применения трансляции (пересчета) сведений других моделей учета.

Использование продукта

Внедрение 1С: УПП уже не считается чем-то новым сегодня. Многие компании уже активно используют этот продукт в своей деятельности. Особенностью такого решения выступает применение современных компьютерных технологий в ходе управления. Внедрение 1С: УПП способствует формированию эффективной административной системы в компании. Но чтобы обеспечить работу с максимальной отдачей, необходимо адаптировать программный продукт под специфику фирмы. При этом действовать необходимо грамотно, осторожно, используя механизмы обработки информации.

Рассмотрим далее, как происходит внедрение УПП. Результаты этой работы также будут описаны в статье.

Автоматизация

Итак, принято решение осуществить внедрение УПП. С чего начать работу? Автоматизация считается достаточно емким процессом. Она включает в себя множество операций. В этой связи необходимо со всей тщательностью подойти к разработке методологии, продумать целесообразность автоматизации в каждом конкретном случае. Следует также проанализировать ее влияние на работу и итог деятельности фирмы. Именно с этого начинается план внедрения УПП. На подготовительной стадии следует оценить:

1. Увеличение нагрузки на сотрудников.
2. Затраты на покупку и внедрение УПП в производственную эксплуатацию. Следует учесть, что отдача от продукта появится только спустя определенный период.
3. Временное отсутствие целостности в картине деятельности компании в новой базе до завершения автоматизации системы управления.
4. Вероятные дополнительные расходы на модернизацию (к примеру, на покупку новых компьютеров) и пр.

Внедрение УПП

Этапы автоматизации требуют особой концентрации от всех участников процесса. Несмотря на запуск новой информационной системы, учетные принципы в компании остаются прежними. Внедрение УПП на предприятии, разумеется, не избавляет бухгалтерию от какой-то части работы. Этот отдел все также ведет основную документацию. Однако новая система позволяет избежать множества проблем. Достигается это достаточно простым методом. Каждый работник вводит те данные, за которые лично отвечает. Не многие сотрудники сразу начинают все делать правильно. В этой связи приходится тратить время на их обучение. Для бухгалтерии переход на такой вариант внесения данных очень важен. Сотрудникам отдела необходимо понять принципы, по которым формируется себестоимость в информационной системе. Кроме этого, бухгалтерам необходимо научиться выявлять и исправлять ошибки, допущенные другими сотрудниками. В целом, эта стадия занимает около трех месяцев.

Преимущества перехода

Несмотря на то что работникам приходится привыкать к нововведениям, достоинства системы неоспоримы. В частности, внедрение УПП позволяет:

• Разработать отчеты, предоставляющие сведения о выработке сотрудников.
• Использовать новые инструменты при сверке первичной документации с информацией, попавшей в базу 1С: 8 УПП.

Внедрение программного продукта также обеспечивает возможность сравнения нормативных и реальных производственных затрат.

Сложности

Проблемы могут возникнуть при передаче сырья и продукции при пересменке. Каждый раз при этом необходимо подписывать отчет. В любое время может быть проведена проверка. В случае выявления недостачи возмещение ущерба будет полностью на плечах работника или работников, которые находились на смене в это время. Кроме этого, ежемесячно проводится инвентаризация.

Расход сырья

Внедрение УПП позволяет отслеживать производительность по каждой конкретной смене. Благодаря этому можно рассчитывать показатели сырья для продукции и непосредственно производства. Другими словами, зная расход материалов и объем выпуска, можно определить средний вес готового изделия. Если нормативный показатель будет меньше расчетного, а контроль качества не зафиксирует заметных отклонений, очевидным становится факт воровства. В соответствии со средним месячным весом продукции, рассчитывается коэффициент, ставший исходной точкой для оценки работы сотрудников производства. Таким образом, при соблюдении этого показателя работник получает повышенную премию, при отклонении - сниженную. Спустя время на производстве можно добиться существенного сокращения расхода сырья. При этом большая часть смен будет укладываться в пределы рассчитанной нормы.

"Задание на производство"

На производстве может возникнуть ситуация, когда не будет получаться выполнить все поступающие заказы в срок. При этом каждый ответственный сотрудник будет перекладывать вину на другого. Для приведения сложившейся ситуации в норму, начальнику цеха следует заполнить "Задание на производство". На этот документ работники ссылаются в своих отчетах. Это, в свою очередь, становится еще одной мотивацией для сотрудников. Внедрение УПП 8.2 позволяет для каждой машины, задействованной в производственном процессе, в технических операциях указывать причину простоя, в случае если он произошел. Эти обстоятельства были объективными, не зависели от работников, начальник производства может уменьшить объем задания на смену.

Обобщение данных

Внедрение УПП позволяет начальникам смен и участков знакомиться с показателями непосредственно в одной базе данных. Для сотрудников выгоды также очевидны. Более прозрачным становится расчет зарплаты, так как работники вносят сведения в производственные отчеты по смене по каждому подчиненному. Кроме этого, ответственные лица указывают коэффициент участия сотрудников в процессе выпуска продукции в соответствии с их специализацией, реальным вкладом в изготовление изделий. В конце месяца каждый работник получает дополнительный отчет по сменам и заработку. После ознакомления документ возвращается в бухгалтерию.

Схема продаж, закупок, производственных процессов

При использовании программного продукта необходимо проводить тщательное планирование. Оно предполагает составление ориентировочной схемы продаж. В соответствии с ней формируется план производства и закупок. К этому моменту система должна учитывать заказы клиентов в разрезе отгрузки продукции. Внедрение УПП позволяет осуществлять сверку нормативов с фактическими результатами.

Отчет о бюджете, убытках и прибыли

Форма данного документа несколько нестандартна. Горизонтальная часть сформирована из колонок производственного и реализационного планов, а также фактического объема продаж. Для каждой из них указывалась сумма, количество и цена по отдельности. Вертикальная ось состояла из трех массивных блоков:

1. Выработки продукции.
2. Производственной себестоимости.
3. Маржинальной прибыли.

В производственной себестоимости вместе с самой продукцией указываются материалы, которые выступали в качестве сырья для ее изготовления. Разработка этого блока может вызвать некоторые затруднения. В данном отчете должно отражаться соотношение между потенциальным и фактическим объемом дохода за проданный товар. В случае появления заметной разницы между нормативными и фактическими затратами материалов в процессе производства, причиной может выступать увеличение цены или больший расход сырья.

При совмещении разработанного отчета по всем издержкам в таблице Exel можно подробно определить убытки или прибыль. Этот документ формируется автоматически ежемесячно. С помощью этого отчета руководитель делает выводы о средствах, которые доступны для тех или иных нужд.

Затраты на ремонт

Внедрение УПП позволяет фиксировать эти расходы при помощи производственного отчета за смену. В этом случае инженерам-ремонтникам также придется пройти обучение. В результате они смогут самостоятельно составлять отчеты о проделанной работе. Кроме этого, в систему добавляются регистры данных, посредством которых проводится более точный анализ функционирования рабочих центров. Это, в свою очередь, позволяет доказать, что в качестве причины неисполнения заказов зачастую выступает не уменьшение выработки, а непосредственно задержки со стороны этих участков.

Заключение

В результате введения УПП в производство, компания выходит на качественно новый уровень управления процессами. Для руководителей компаний преимущества использования продукта также очевидны. В первую очередь увеличивается прозрачность бизнес-процессов, повышается эффективность работы сотрудников. Автоматизация также позволяет существенно снизить расходы предприятия.