Как формировать профили должностей для поиска ценных сотрудников?

Перед каждым руководителем или менеджером по работе с персоналом рано или поздно становится вопрос замещения вакантной должности. Подбор хорошего специалиста - это непростая задача. С этой целью менеджеры достаточно часто составляют профили должностей, которые помогают сориентироваться в требованиях к претенденту.

Определение понятия

Профили должностей представляют собой набор профессиональных и личных компетенций, которым должен соответствовать претендент на ту или иную должность. На данный момент не существует формализованного описания характеристик, которыми должен обладать представитель той или иной профессии, а потому данные документы руководители составляют самостоятельно.

Можно сказать, что профиль должности является своего рода эталоном, в соответствии с которым работник должен выполнять свои обязанности. Описание должно быть подробным, а главное - реалистичным. Документ должен отображать следующие основные позиции:

• место и значимость должности в организационной структуре конкретного предприятия;
• функциональные обязанности, которые должен выполнять работник, принятый на данную позицию;
• профиль, в котором перечислены основные компетенции, которыми должен обладать претендент на должность;
• личные качества, которые необходимы для выполнения тех или иных обязанностей;
• минимальный перечень требований, которые организация выдвигает к своим сотрудникам.

Таким образом, можно сказать, что профили должностей представляют собой набор характеристик, которым должен соответствовать работник. Это определенный стандарт, который описывает обязанности, а также квалификационные и личные параметры претендента.

Зачем нужны профили должностей

Перед менеджерами по персоналу регулярно возникает вопрос закрытия той или иной вакантной должности. Не составив исчерпывающий профиль должности, не стоит приступать к непосредственному отбору сотрудников. Этот документ является своего рода подсказкой, которая используется в следующих случаях:

• подбор кандидатов на замещение вакантных должностей;
• для аттестации уже работающего персонала, чтобы выявить степень соответствия занимаемому посту (также это касается сотрудников, которые прошли испытательный срок);
• с целью составления планов по обучению персонала и повышению уровня квалификации;
• если нужно сформировать резерв кадров на перспективу;
• для того чтобы спланировать карьерный рост и дальнейшее продвижение сотрудников на высшие посты в организации.

Достаточно часто профиль должности кандидата на тот или иной пост путают с должностной инструкцией. Принципиальное отличие между этими двумя документами состоит в том, что второй составляется на основании требований законодательства. Должностная инструкция - это общий документ, который составляется для профессии в целом, а не для конкретного сотрудника определенной организации. В ней определяются основные обязанности и условия работы. Профилем должности называется документ локального характера, который не имеет четких требований к содержанию и структуре. Менеджер по персоналу (или другие кадровые работники) составляет его, исходя из собственного опыта или общей практики деятельности организации.

Профессиональные компетенции

Каждая должность требует от работника обладания определенными компетенциями. Это квалификационные характеристики, которые являются необходимыми для выполнения тех или иных работ. Так, профиль компетенций должности обычно включает в себя следующие пункты:

• стратегическое мышление (подразумевает умение составлять долгосрочные планы с учетом возможных рисков и альтернативных вариантов);
• влияние на окружающих (умение отстаивать свою точку зрения, а также убеждать других в ее правильности);
• навыки решения проблем (умение адекватно реагировать на нестандартные ситуации и трудности, а также оперативно находить пути выхода из них);
• поиск информации (выбор и фильтрация данных, умение находить и использовать актуальные источники);
• умение работать с клиентами и контрагентами (учет интересов, понимание психологии, удовлетворение пожеланий и потребностей);
• гибкость (оперативное реагирование и принятие решений в соответствии с изменяющейся ситуацией);
• направленность на качество (знание и выполнение всех требований и норм, а также стремление к постоянному совершенствованию).

В зависимости от того, о какой должности идет речь, перечень компетенций может расширяться или сужаться. Профессиональный профиль должности содержит не только требования, но также и степень их выраженности (базовая, высокая, максимальная). Данный показатель может быть определен по итогам собеседования или же посредством специальных психологических тестов.

Как составляется

Составление профиля должности - это достаточно трудоемкий процесс. Необходимость его обусловлена тем, что данный документ позволяет определить параметры, которыми должен обладать ценный сотрудник. Правильно сформулировав профиль, кадровики значительно облегчают процесс поиска и подбора новых работников. При составлении документа стоит руководствоваться рядом рекомендаций и правил:

• Название должности должно быть кратким и четко отражать ее суть. Также стоит составить краткое описание, которое будет содержать перечень основных обязанностей работника. Может быть представлено в виде перечня задач. Это и будет основой профиля должности.
• Перечень основных сведений о должности должен включать не только порядок работы, но также и размер заработной платы, что будет являться одним из ключевых моментов при собеседовании. Также стоит описать иерархию подчиненности, а также приблизительный перечень лиц, с которыми придется взаимодействовать новому сотруднику.
• Для выполнения должностных обязанностей требуется обладание набором определенных компетенций. Данный список не должен быть слишком обширным (не более 10 пунктов). Он может быть составлен на основании личного опыта, теоретических исследований, наблюдений за сотрудниками, а также социологического опроса. Вы можете разделить компетенции на несколько групп (например, специфические и корпоративные).

Профиль должен быть одновременно кратким и емким. Это позволит получить исчерпывающую информацию, не затрачивая слишком много времени на ее обработку.

Основные этапы создания

Разработка профиля должности включает в себя несколько последовательных этапов:

• На первом этапе составления документа следует тщательно изучить должностные инструкции, а также всю информацию касательно специфики работы предприятия. Можно провести беседы с сотрудниками или же социологический опрос при помощи унифицированных бланков.
• Далее определяется круг лиц, которые будут принимать непосредственное участие в работе. Чаще всего этим вопросом занимаются специалисты отдела кадров. Тем не менее важно также привлекать руководителей других служб, для которых составляются профили. Работа может проводиться совместно или по отдельности с последующим объединением полученных результатов в конечный рабочий документ.
• Третий этап подразумевает изучение организационной структуры предприятия с целью определения места той или иной должности в ней. Должны быть выявлены подчиненные, а также непосредственное начальство, перед которым будет держать отчет новый работник.
• Далее производится подробное описание функциональных обязанностей, которые соответствуют той или иной должности. За основу берутся не только нормативно-правовые акты, но также и личный опыт работы на конкретном предприятии.
• На пятом этапе менеджер по кадрам (или другой специалист, который занимается составлением профиля) должен определить перечень знаний и навыков, которые потребуются для выполнения должностных обязанностей. Речь идет о профессиональных компетенциях.
• Определившись с компетенциями, важно распределить их по степени важности, а также уровню, на котором специалист должен обладать ими. Это позволит облегчить процедуру отбора кадров.
• Далее участники рабочей группы должны определить, какими личными характеристиками должен обладать претендент на замещение вакантной должности. Порой черты характера бывают даже важнее, чем профессиональные компетенции, ведь последние можно выработать, а первые могут стать серьезным препятствием в рабочем процессе.
• На восьмом этапе необходимо определить общие требования к работнику. Обычно это пол, возраст, уровень образования или опыт работы и прочее. Стоит отметить, что первые два признака не всегда уместно использовать, ведь законодательство может трактовать их как дискриминацию.
• Последний этап подразумевает определение критериев, в соответствии с которыми будет определяться эффективность работы сотрудника. Они могут применяться в ходе испытательного срока или же для периодической оценки качества труда уже имеющихся работников.

Стоит отметить, что данный алгоритм не является обязательным для соблюдения во всех организациях. В зависимости от размеров предприятия, а также специфики ее организационной структуры, некоторые стадии могут быть упущены, а также могут быть введены дополнительные.

Образец составления

На данный момент не существует какой-либо унифицированной формы, в соответствии с которой составлялся бы профиль требований к должности. Да и к самим профессиям на каждом предприятии могут предъявляться специфические требования. Тем не менее у менеджеров по персоналу уже сложилась определенная практика, в соответствии с которой составляется профиль должности. Образец может выглядеть следующим образом:

• название должности, согласно штатному расписанию;
• краткое описание (что должен делать работник);
• существенные условия (рабочий график, уровень оплаты труда и прочее);
• требования, выдвигаемые к претенденту на должность (уровень образования, опыт работы в конкретной сфере, определенные специальные навыки);
• расширенный перечень должностных обязанностей;
• корпоративные компетенции, которыми должен обладать потенциальный сотрудник конкретной организации;
• психологические тесты и прочие методики оценки соответствия работника той или иной должности.

Это приблизительный шаблон. Чаще всего именно такую структуру имеет профиль должности. Образец может быть расширен или сужен, в зависимости от структуры организации. Также дополнительные параметры могут вводиться для конкретных должностей.

Профиль должности менеджера по персоналу

Менеджер по персоналу - это одна из самых ответственных должностей на предприятии, ведь именно от данного сотрудника зависит качественный состав работников. Поэтому к кадровикам предъявляются особые требования, которые находят свое отражение в таком документе, как профиль должности. Образец может быть следующим:

• навыки работы с людьми (менеджер по персоналу должен иметь навыки общения и решения спорных вопросов);
• быстрая вовлекаемость (специалист по кадрам не должен быть безразличным, у него должна присутствовать заинтересованность в решении тех или иных вопросов);
• проявление инициативы в вопросах, связанных с улучшением структуры и качества персонала;
• открытость к общению (данное качество является необходимым ввиду специфических особенностей должности);
• энтузиазм в решении текущих вопросов;
• позитивное настроение, которое будет передаваться всем остальным членам коллектива;
• умение вести разговор (именно менеджеру отводится ведущая роль в беседе с потенциальными и реальными сотрудниками);
• лидерские качества;
• навыки публичных выступлений (для представления докладов и отчетов высшему руководству, а также проведения семинаров для подчиненных);
• нестандартное мышление для принятия креативных решений в экстренных ситуациях;
• ораторские способности, убедительность высказываний;
• скорость мышления и расторопность в действиях;
• умение адаптироваться к изменяющимся условиям (а также оказание помощи вновь принятым в штат сотрудникам);
• отсутствие страха перед риском (данная характеристика должна быть умеренно выраженной);
• независимость в принятии решений;
• умение экспериментировать и находить новые подходы к управлению;
• чувство юмора, которое помогает свести на нет стрессовые и напряженные ситуации.

Профиль должности менеджера, отвечающего за подбор персонала, должен быть составлен с особенной тщательностью, ведь данная должность является одной из ключевых на любом предприятии. Лицо, претендующее на данную позицию, должно в полной мере соответствовать требованиям, ведь именно на его плечи ляжет ответственность за формирование кадрового состава.

Требования к менеджеру по продажам

Довольно часто можно встретить такую вакансию, как менеджер по продажам. Несмотря на то что многие молодые люди начинают с подобной работы свое движение по карьерной лестнице, уже на этом этапе к претендентам предъявляются достаточно серьезные требования. Типовой профиль должности менеджера по продажам выглядит следующим образом:

• готовность к постоянному общению с широким кругом людей (поставщики, заказчики, покупатели и так далее);
• умение быстро принимать решения по итогам переговоров с контрагентами;
• умение поддерживать оптимистичное настроение в беседе, а также создавать атмосферу доверия;
• креативность мышления (важно в представлении продукта);
• умение рационально организовывать свое время (так как работа подразумевает множество ежедневных встреч и переговоров);
• дипломатичный тон в общении с контрагентами и клиентами;
• эмоциональная уравновешенность, умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях, а также быстро находить выход из конфликтов;
• умение находить общий язык с разными типами личностей;
• лояльность к реализуемому продукту.

Стоит отметить, что приведен весьма приблизительный профиль должности. Пример может быть расширен или же сокращен, в соответствии с потребностями конкретной организации.

Основные подходы к составлению профиля должности

Разработка профиля должности может осуществляться в соответствии с двумя основными подходами:

• Ситуативный подход подразумевает, что документ составляется в экстренном порядке, когда необходимо срочно закрыть вакантную должность. Поскольку время очень ограничено, документ составляется очень приблизительно, с указанием лишь самых основных требований к потенциальному сотруднику. В дальнейшем данная заготовка может послужить для формирования полноценного профиля.
• Методический подход подразумевает основательную работу, по результатам которой будут разработаны четкие особенности должности, необходимые компетенции, личные качества, функциональные зоны ответственности. Он будет содержать всю исчерпывающую информацию, а потому будет считаться рабочим документом при поиске и подборе кадров. По мере того как в организации будут происходить какие-либо реформы, профиль также будет подвергаться изменениям.

Выводы

Стоит отметить, что для успешного подбора кадров важно, чтобы на предприятии был составлен профиль должности. Пример унифицированного документа привести достаточно сложно, так как данный вопрос не регламентируется законодательством, а остается на усмотрение руководителей предприятия.

Профиль является одним из основных инструментов, который используется при отборе кандидатов на замещение той или иной вакантной должности. Кроме того, в соответствии с этим документом может проводиться периодическая аттестация персонала или же проверка по итогам испытательного срока. В зависимости от результатов исследования, могут быть выявлены направления по повышению уровня квалификации.

При составлении профиля может быть использован один из двух подходов. Ситуативный имеет место тогда, когда необходимо в срочном порядке закрыть свободную вакансию. В данном случае описание должности может быть составлено весьма приблизительно с указанием лишь основных характеристик. Если же говорить о методическом подходе, то разрабатывается основательный подробный документ, который постоянно используется в практике подбора персонала.

Типовой процесс разработки профиля должности подразумевает прохождение нескольких последовательных этапов. Для начала изучаются особенности профессии, а также требования к ней, выдвигаемые нормативно-правовыми актами. Также необходимо сформировать группу компетентных специалистов, которые будут принимать участие в составлении документов. Профиль составляется с учетом организационной структуры предприятия, а потому она также должна быть тщательно изучена. Основная часть документа - это описание должностных обязанностей потенциального сотрудника, а также требования к компетенциям. Также стоит уделить внимание личным качествам (коммуникабельность, стрессоустойчивость и так далее).