Как вести административные расходы?
В процессе осуществления операционной деятельности у любого предприятия возникают затраты, которые не входят в себестоимость услуг, работ или изделий. Они отражаются в том периоде, в котором появились. В состав таких затрат входят административные расходы.
Определение
К затратам, которые не включаются в себестоимость, относят издержки, не связанные с коммерческой или производственной деятельностью. Эти расходы называются административными. В состав этих затрат включены издержки:
- На содержание персонала руководящего аппарата предприятия и его структурных подразделений. Бюджет административно-управленческих расходов включает средства, которые направляются на материально-техническое и транспортное обеспечение, включая обслуживание служебных автомобилей и компенсацию за использование для выполнения профессиональных обязанностей личного ТС.
- Эксплуатацию и содержание сооружений, зданий, инвентаря, помещений, оборудования и проч.
- Оплату командировок, связанных с профессиональной деятельностью сотрудников.
- Обслуживание и содержание технических средств (сигнализации, узлов связи и проч.).
- Прием представителей других предприятий, прибывших на переговоры для установления сотрудничества, участников ревизионных комиссий, советов директоров.
- Оплату услуг связи.
- Урегулирование судебных споров.
- Аудиторские, консультативные, информационные услуги.
- Оплату управленческих мероприятий, реализуемых сторонними предприятиями, если в штатном расписании или в должностных инструкциях не предусматриваются соответствующие функции.
- Оплату оказания услуг организациям ЖКХ по обеспечению ресурсосбережения, регулирования и учета потребления газа, тепла, воды.
- Выполнение обязательных ежегодных, а также инициативных аудитов финансово-хозяйственной деятельности.
- Рассчетно-кассовое обслуживание и прочие банковские услуги.
Признание затрат
Издержки признаются при снижении экономической выгоды при условии, что есть возможность надежно оценить ее величину. Учет затрат осуществляется вместе с приростом обязательств или уменьшением активов. К примеру, при расчете зарплаты или начислении амортизации. Административные расходы, касающиеся менеджмента и обслуживания организации в целом, учитываются по сч. 92.
Статьи
Административные расходы, связанные с оплатой труда руководящего аппарата, учитываются согласно номенклатуре должностей. В частности, начисленное вознаграждение директора компании, его заместителей, сотрудников экономического и бухгалтерского отделов, главного инженера, секретаря-машинистки и проч. переносят в Д-т сч. 92. При этом кредитуется сч. 66. По статье "Отчисления на социальные мероприятия" учитываются взносы от рассчитанной зарплаты сотрудников руководящего аппарата. При этом счет 92 дебетуется, а сч. 65 кредитуется. По статье "Командировки" учитываются затраты сотрудников руководящего аппарата, суммы подъемных. При этом дебетуется сч. 92, а кредитуются счета 30, 37.
Прочие административные расходы
На этой статье учитываются затраты:
- На канцелярские товары, телеграф и почту.
- Стоимость бланков учетной, отчетной, плановой документации.
- Судебные споры. Следует сказать, что законом допускается возврат потраченных средств на тяжбы. Например, предприятие может обратить взыскание судебных расходов по административному делу на ответчиков в случае удовлетворения ее требований.
- Ремонт, амортизацию, освещение, водоснабжение, отопление зданий.
- Содержание служебных легковых автомобилей, сторожевой, пожарной служб.
- Вознаграждения за аудиторские, юридические и иные услуги.
- Рассчетно-кассовое и прочее банковское обслуживание.
В этих случаях также дебетуется сч. 92. Кредитуются счета:
- Амортизация внеоборотных активов (13).
- Производственные запасы (20).
- Расчеты по остальным операциям (68).
- Быстроизнашивающиеся и малоценные объекты (22).
- Касса (30).
- Расчеты с работниками (66).
- Банковские счета (31).
- Расчеты по налогам (64).
Документы
В качестве первичных источников информации об административных расходах выступают:
- Счета и отчеты об использовании средств, предоставленных на командировки.
- Накладные.
- Бухгалтерские расчеты.
Списание затрат оформляется справкой. На ее основании дебетуется сч. 91 и кредитуется сч. 92. Аналитический учет производится в отчете в разрезе статей затрат, направленных на управление и обслуживание производства.
Экономическая оправданность
Любые административные расходы предприятия должны быть обоснованы. Затраты признаются таковыми, если их осуществление оправдано с экономической точки зрения и их оценка выражается в денежной форме. В соответствии со ст. 252 НК, обоснованность произведенных затрат определяется не только по фактически полученному доходу в конкретном отчетном периоде. Немаловажным условием является направленность издержек на извлечение прибыли.
Критерии обоснованности
Как показывает практика, отсутствие методики, с помощью которой определяется стоимость услуг по управлению предприятием, не может выступать как основание для непризнания оправданности расходов. Этот вывод присутствует в постановлении, вынесенном ФАС Уральского округа от 4 апреля 2007 г. Увеличение объема выручки от реализации и рост прибыли, безусловно, указывают на экономическую оправданность затрат.
Аутсаффинг и аутсорсинг
Любое предприятие имеет в распоряжении ограниченный объем ресурсов. Рано или поздно у руководителя организации возникает необходимость уменьшить затраты по всем направлениям, по которым возможно. В таких ситуациях, как правило, в первую очередь начинается сокращение административно-управленческих расходов. Для этого предпринимаются различные мероприятия. Изменения административных расходов могут болезненно сказаться на финансовом состоянии сотрудников. Однако во многих случаях это вполне оправдано.
За рубежом активно используется аутстаффинг. Он представляет собой вывод сотрудников из штата. При этом они не прекращают работу. Они продолжают выполнять свои профессиональные обязанности, но на несколько других условиях.
Еще один способ сократить расходы – это аутсорсинг. В этом случае за пределы деятельности предприятия выводятся непрофильные функции. Ими могут быть, например, бухгалтерия, юриспруденция, маркетинг и проч. При необходимости предприятие может заключить договор с компанией, оказывающей такого рода услуги. Аутсорсинг позволяет сконцентрироваться на основной деятельности.