Документация эксплуатационная: порядок и условия разработки и хранения

Для обеспечения использования изделий по назначению разрабатывается специальная эксплуатационная документация по ГОСТ 2.601-2013. Самым распространенным ее примером является инструкция. Рассмотрим подробнее особенности эксплуатационной документации.

Определение

Оно раскрывается в указанном выше ГОСТе. Эксплуатационной документацией называют конструкторские бумаги, которые самостоятельно либо в совокупности с иными актами устанавливают правила использования изделия. В ней также отражаются данные, подтверждающие гарантированные производителем показатели основных характеристик и параметры объекта, сведения о техобслуживании и продолжительности использования.

Требования к эксплуатационной документации (ЭД)

ЭД должна содержать сведения об изделии в объеме, достаточном для обеспечения нормального и безопасного его функционирования на протяжении всего срока, определенного производителем. При необходимости в проектно-эксплуатационную документацию включают указания о требуемом уровне квалификации обслуживающего персонала.

Виды, форма выполнения (бумажная или электронная), комплектность ЭД определяется разработчиком. При этом он должен учитывать требования техзадания и положения ЕСКД (единой системы конструкторской документации).

Особенности содержания

Существует перечень сведений, которые в обязательном порядке включаются в состав эксплуатационной документации:

• Ремонтные и обслуживающие мероприятия.
• Условия и продолжительность функционирования изделия, действия пользователя по истечении установленного срока, последствия их невыполнения.
• Транспортировка и хранение.
• Правила использования.
• Основные дефекты и порядок их устранения.
• Правила утилизации изделия и его элементов.
• Гарантии производителя.
• Сведения о ключевых параметрах и свойствах изделия.
• Информация о приемке.
• Реквизиты стандарта, требованиям которого должно соответствовать изделие.

В ЭД должны присутствовать ссылки только на те документы, которые включены в ведомость для конкретного изделия. В ней также приводятся обозначения техусловий и стандартов, согласно которым изготовлено изделие (материал, запчасть, сборочная единица и пр.).

Теоретическая основа

Разработка эксплуатационной документации осуществляется в соответствии с конструкторскими решениями, на базе опыта использования подобных изделий. Немаловажное значение имеют результаты анализа технологичности объекта в целом и его составных элементов. В основу разработки также закладываются материалы исследований безопасности и надежности эксплуатации изделий данного типа и аналогичных продуктов другого вида.

Классификация ЭД

В перечень эксплуатационной документации входят текстовые и графические материалы, которые в совокупности либо по отдельности позволяют получить представление об изделии и определяют порядок его использования.

В соответствии с ГОСТом, ЭД бывают следующих видов:

• РЭ – руководство по эксплуатации. В нем содержится информация о конструкции, характеристиках, принципе действия изделия, необходимые для правильного и безопасного его использования. В руководстве также описываются методы оценки технического состояния объекта при необходимости проведения ремонта, правила утилизации.
• ИМ – инструкция по монтажу (регулировке, пуску, обкатке). Оформление эксплуатационной документации этого вида осуществляется в случае, если сведения пуско-наладочных работах невозможно или нецелесообразно отражать в РЭ.
• ФО – формуляр. В этом документе указываются гарантии производителя, величины основных характеристик и параметров, информация о техническом состоянии изделия. В формуляре также содержатся сведения о сертификации, правила утилизации. В этом документе присутствуют графы, в которых в ходе эксплуатации делаются различные отметки: о продолжительности и условиях работы, техобслуживании, хранении, ремонте и пр.
• ПС – паспорт. В этом документе отражаются гарантии производителя, основные характеристики и параметры изделия, данные о сертификации и правила утилизации.

Дополнительные виды бумаг

В состав эксплуатационной документации могут входить:

• КДС – каталог деталей, сборочных единиц. В нем приводятся не только наименования соответствующих элементов, но и отражаются сведения об их количестве, расположении, конструктивных особенностях, взаимозаменяемости, материалах, из которых они выполнены. КДС разрабатывают в случае, когда для изделия в процессе его эксплуатации предусмотрены многократные ремонты либо замены запчастей.
• НЗЧ. В этом документе отражается номенклатура запчастей, их количество, необходимое на время эксплуатации изделия.
• НМ. В этом документе указывается номенклатура материалов, их количество, необходимое на период эксплуатации.
• Ведомость комплекта инструмента, запчастей, принадлежностей, необходимых на срок использования изделия. В документе содержатся сведения об их номенклатуре, количестве, назначении, местах расположения. Если количество запчастей, инструмента и принадлежностей небольшое, ведомость не разрабатывают. Все необходимые сведения в таком случае отражают в паспорте или формуляре.
• Учебно-технические материалы. Они включают в себя иллюстрации, на которых отражаются сведения о конструкции изделия, принципе действия, методах использования и техобслуживании.

Комплектность и места укладки бумаг, поставляемых вместе с объектом, определяются в ведомости эксплуатационной документации. Она составляется в обязательном порядке, если в состав ЭД входит два или более самостоятельных документа.

Структура

Эксплуатационная документация включает в себя следующие разделы:

• Введение.
• Описание и функционирование.
• Использование по назначению.
• Техобслуживание.
• Текущий ремонт.
• Транспортировка.
• Хранение.
• Утилизация.

Введение

В этом разделе описываются назначение и содержание документа, необходимый уровень квалификации обслуживающего персонала. Во введении также присутствуют указания на действие положений ЭД на другие модификации изделия и прочая информация.

К примеру, для машин и их частей, способных при определенных условиях создавать угрозу для здоровья/жизни граждан, приводят данные о видах опасности.

Описание и функционирование

В этом разделе присутствует два подраздела. В первом отражаются сведения о назначении изделия, технические характеристики, устройство, состав, функционирование. Здесь же присутствуют сведения об измерительных устройствах, принадлежностях, инструментах, пломбировании, маркировке и пр. Во втором подразделе приводят общие сведения об элементах изделия.

Использование по назначению

В этом разделе описываются ограничения, приводятся правила подготовки изделия к работе, порядок безопасной эксплуатации. К примеру, для машин приводятся следующие сведения:

• Меры безопасности.
• Пуск двигателя.
• Трогание с места, изменение скорости.
• Правила обкатки и пр.

Техобслуживание

В этом разделе описываются:

• Периодичность и виды технического обслуживания изделия.
• Перечень мероприятий для ТО.
• Правила выполнения операций по техобслуживанию.
• Периодичность замены топливно-смазочных материалов. При этом указываются участки использования ТСМ, норма расхода и пр.
• Регулировочные параметры.
• Правила проверки изделия после техобслуживания.

Порядок и условия хранения эксплуатационной документации

Подлинники ЭД подлежат обязательному учету. Он осуществляется в соответствии с положениями ГОСТ 2.501.

Все подлинники эксплуатационной документации, принятой на хранение, должны быть зарегистрированы в инвентарной книге. Каждому экземпляру при этом присваивается уникальный номер вне зависимости от количества листов.

Изготовление дубликатов, их оформление, учет, хранение осуществляются в соответствии с положениями ГОСТ 2.502.

Правила хранения ЭД различаются в зависимости от назначения изделия. Так, документация на топографо-геодезические приборы должна находиться вместе с ними в упаковке.