Как часто приходится писать письма? Многие пользуются электронными и обычными почтовыми сервисами для рассылки массовых уведомлений, для отправки деловых писем с корпоративной почты или официальных запросов в государственные органы. Написать хорошее письмо - только половина дела, но чтобы оно оставило благоприятное впечатление, нужно знать, как правильно письма заканчивать.
Зачем обращать внимание на концовку письма
Заключительные слова в письме очень важны. Даже если приветственная и информационная части были написаны отлично, доносят до получателя всю необходимую ему информацию, плохая концовка может сильно испортить впечатление от прочитанного, повлиять на решение человека в худшую сторону. Кроме того, однажды нелепо подписанное письмо может навсегда оставить плохое пятно на репутации.
Случается, что после ясного и адекватного изложения мыслей в письме человеку трудно сформулировать логичную концовку для завершения. Это проблема затрагивает многих людей без большого опыта, которые не знают, как заканчивать письма.
Бывали случаи, что к официальным деловым письмам в формальном стиле оставляли подписи вроде "Целую и жду ответа", "ваша модная конфетка Даша", "посылаю поцелуи и объятия". Конечно же, такое прощание в деловом письме недопустимо. И перед отправкой из электронной почты стоит проверить отсутствие нелепой подписи в настройках почтового клиента.
Каким может быть письмо
Письма бывают разные. Письмо может быть информационным, благодарностью, рекламационным, рекламой, запросом, сопроводительным, гарантийным. Во всех видах этого письма необходимо сохранять формальный тип общения, не переходить на "ты" и соблюдать субординацию. Обсуждать любимый цвет в таких письмах можно только при заказе у дизайнера, но не писать об этом бухгалтеру предприятия.
Деловые письма подразумевают под собой строгое начало. В него входят краткое представление пишущего в зависимости от цели — должность, название компании, общественное положение. После того как отправитель называет себя, нелишним будет начать вступление, в котором будут приведены основные тезисы, а затем необходимо написать развернутую основную часть, в которой эти тезисы должны быть раскрыты.
В ответе на вопрос о том, как заканчивать письма официального типа, не должно быть советов, противоречащих основной идее письма. Заключение должно включать в себя общую идею или посыл письма, вежливое прощание с собеседником.
Как можно подписать письмо
Существует несколько стандартных фраз, которые помогут с уважением закончить как деловое письмо, так и неформального стандарта. Но каждая из них несет в себе индивидуальный контекст.
Выражение "С уважением" употребляют приверженцы консервативных взглядов. Кажется, это самый классический способ поставить точку в письме, он вписывается в большинство вариантов писем.
Фраза "Искренне Ваш/а" не отличается большой популярностью в наши дни. Раньше она использовалась повсеместно, но сейчас специалисты поднимают вопрос о том, а действительно ли искренне пишет человек, поставивший такую подпись. Если смысла фраза не несет, ее лучше будет заменить другой.
"С наилучшими пожеланиями" активно используется для того, чтобы закончить как деловое письмо, так и не слишком формальное.
"Спасибо" тоже неплохой вариант для некоторых писем. Но перед тем как так подписаться, стоит задуматься, а есть ли действительно за что это сказать.
Хорошим тоном считается подписаться собственным именем, без сокращений. Это покажет отправителя как открытого человека, позволит с уважением закончить письмо как другу, так и коллеге.
Приемы для красивого завершения
Кроме стандартной подписи, есть небольшие литературные приемы для завершения писем таким образом, чтобы получатель остался заинтересован.
Во-первых, может быть использована отсылка к началу письма. Это интересный прием, который можно увидеть у выдающихся мастеров слова. Еще в заключении можно раскрывать решение проблем, обозначенных во вступлении. Кроме того, в конце письма можно обозначить, что, по мнению автора, может пойти не так и каким он видит положительное будущее.
Точно не стоит превращать концовки в длинные и прекрасные строки, затмевающие все сказанное ранее, ведь теперь читатель знает, как заканчивать письма.
