Оплата труда в командировке: правила, положения, оформление документов, расчет и выплаты

Во многих компаниях сотрудникам требуется регулярно ездить в командировки для решения многочисленных рабочих проблем. При этом каждый работодатель и сотрудник должны знать, как происходит оплата труда в командировке. Для этого учитывается размер зарплаты специалиста в компании, длительность бизнес-поездки и другие факторы. Если нарушаются правила начисления оплаты, то компания может привлекаться к административной ответственности за счет нарушения положений ТК.

Понятие служебной командировки

Командировки представлены отъездом сотрудника в другой город или страну по распоряжению руководителя. Основным их предназначением выступает выполнение определенных поручений, налаживание контактов с другими фирмами или урегулирование разных вопросов с контрагентами или клиентами. Длительность таких командировок зависит от их цели.

Наиболее часто командировки требуются для решения важных вопросов для компании:

• налаживание отношений с другими компаниями;
• контроль над деятельностью филиалов;
• необходимость подписания нового контракта;
• посещение выставок или презентаций.

За работником, уехавшим в командировку, сохраняется его рабочее место, а также не снижается средняя зарплата. Дополнительно работодатель обязан возмещать грамотно все расходы, связанные с этой поездкой. Поэтому оплата труда в командировке рассчитывается бухгалтерским отделом.

Кого допускается отправлять в служебные поездки?

Для отправки какого-либо работника в командировку достаточно только издания руководителем специального приказа. На основании него специалист должен выполнить конкретное поручение в другом регионе России или вовсе в ином государстве. Для этого у работника должны иметься соответствующие навыки и опыт.

При этом существуют некоторые специалисты, которых не получится отправить в командировку. К ним относятся сотрудники компании:

• беременные женщины;
• граждане, имеющие малолетних детей;
• несовершеннолетние работники;
• люди, ухаживающие за детьми-инвалидами или больными родственниками.

Вышеуказанные специалисты могут отправляться в служебные поездки исключительно после того, как ими будет составлено письменное согласие, а также не должно иметься никаких медицинских противопоказаний для отправки в командировку.

Понятие командировочных

Оплата труда в командировке должна осуществляться по определенным правилам. Средства, получаемые гражданином, называются командировочными. К ним относятся выплаты:

• Суточные. Они представлены расходами, необходимыми для проживания и питания гражданина в другом городе или стране. Средства предоставляются исключительно авансом, поэтому они должны быть получены специалистом до непосредственной отправки в поездку. Для перечисления средств требуется, чтобы руководителем был издан соответствующий приказ. Деньги могут выдаваться в виде наличных или путем перечисления на банковскую карту сотрудника. После возвращения гражданин должен составить отчет, передающийся бухгалтеру. В нем перечисляются все расходы, понесенные гражданином во время поездки, поэтому им должны сохраняться все чеки, билеты или другие платежные документы. Если полученных ранее денег слишком мало, то выделяются дополнительные средства.
• Оплата труда во время командировки. Она представлена непосредственной зарплатой гражданина в течение деловой поездки. При таких условиях средства рассчитываются и начисляются одновременно с зарплатой за все остальные дни в месяце. Оплата труда в период командировки перечисляется в общем порядке, а именно в день выдачи зарплаты в компании.

Расчет зарплаты немного отличается, а обусловлено это тем, что гражданин вынужден в другом городе проводить не только будни, но и выходные дни.

Нюансы начисления

При определении размера оплаты труда в командировке бухгалтерами должны учитываться некоторые правила, причем они регулярно увеличиваются за счет введения изменений в законодательство. К этим правилам относятся такие:

• Суточные не могут быть больше 700 руб., если поездка не предполагает пересечения границы государства.
• Если планируется посещение другой страны, то увеличивается данная сумма до 2,5 тыс. руб.
• Допускается суточные выплачивать в иностранной валюте, но при расчете учитывается курс на тот день, когда средства непосредственно передавались сотруднику компании.
• Если специалист самостоятельно в другой стране приобретает валюту, то он должен передать бухгалтеру справку об обмене, а если этот документ отсутствует, то используется курс ЦБ на момент выдачи средств.
• Если командировка не занимает больше одного дня, то суточные не выплачиваются.
• Все расходы, которые приходится нести работнику в поездке, не облагаются НДФЛ или страховыми взносами.
• Компания может выделять суточные, превышающие 700 или 2500 руб., но с превышающей суммы требуется удерживать НДФЛ.
• Процедура расчета оплаты труда работника в командировке имеет схожие моменты с расчетом отпускных.
• Начисляется зарплата для людей, находящихся в командировке, только в рабочие дни, а вот на отдыхе начисляются средства на основании полных календарных дней.

Бухгалтер должен получить точную информацию о том, какое количество дней провел работник в служебной поездке.

Законодательное регулирование

Оплата труда во время командировки должна производиться на основании положений ст. 167 ТК. Здесь указывается, что руководитель компании обязан сохранять за сотрудником его рабочее место, а также покрыть ему все затраты, связанные с поездкой.

Поэтому незаконным считается перечисление исключительно зарплаты без разных надбавок.

Процедура расчета регулируется ст. 139 ТК и ПП №749. Если бухгалтером компании нарушается законодательство, то может фирма и должностные лица привлекаться к административной ответственности.

Какая выплачивается зарплата?

Оплата труда при командировке, согласно ТК РФ, должна начисляться на основании среднего заработка работника в год. Назначаются работнику дополнительные средства кроме непосредственной зарплаты. К ним относятся выплаты:

• возмещение расходов на проживание в другом регионе или стране;
• средства, предназначенные для ведения рабочей деятельности в командировке;
• оплата транспорта.

В некоторых компаниях оплата дней в командировке происходит непосредственно до поездки, но допускается выплачивать предварительно лишь некоторую часть данной суммы, а остальные средства перечисляются после командировки. Не всегда оплата представлена строго определенной суммой, так как на расходы влияют разные факторы, к которым относится курс валюты, стоимость проживания и билетов, а также длительность поездки.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, должен составить специальный отчет. В нем перечисляются все затраченные средства и купленные предметы, причем все расходы должны подтверждаться соответствующими платежными документами. На основании отчета осуществляется окончательная оплата командировки по среднему заработку сотрудника.

Какие оплачиваются дни?

Перед расчетом следует определить, сколько дней будет находиться в служебной поездке работник. Оплата труда в командировке в выходной день не начисляется, поэтому учитываются исключительно те дни, когда работает непосредственно компания, для чего берется в расчет рабочий график предприятия.

Бухгалтер во время расчета должен пользоваться табелем учета рабочего времени. Это особенно актуально в ситуации, если в фирме используется плавающий график работы. Оплата выходных в командировке не производится, но каждая организация может самостоятельно начислять средства при необходимости для работников.

Процедура расчета

Процесс определения зарплаты работника, находящегося в служебной поездке в течение длительного времени, предполагает выполнение бухгалтером нескольких последовательных действий. Желательно во время процедуры пользоваться положением об оплате труда командировок, которое может формироваться непосредственными компаниями и закрепляться соответствующим приказом.

Процесс расчета делится на этапы:

• определяется, какое количество рабочих дней будет проведено сотрудником в командировке;
• рассчитается размер зарплаты, который был бы начислен специалисту, если бы он продолжал работать в компании в расчетный период;
• выявляется, сколько дней включается в расчет;
• рассчитывается средний заработок за период времени, когда специалист будет в командировке.

Во время расчета оплаты труда водителей в командировке учитываются дополнительные расходы, которые придется нести сотруднику в деловой поездке. Сюда относятся траты на бензин, проживание в разных отелях или гостиницах, а также затраты, необходимые для осуществления поручений руководства компании. Все эти траты предусматриваются Положением об оплате труда.

Особенности выплаты средств

Во время расчетов бухгалтеры могут пользоваться разными способами и методами начисления зарплаты людям, которые находятся в командировке. Поэтому к особенностям этого процесса относится:

• При необходимости может начисляться доплата до средней зарплаты гражданина. Нередко возникают такие ситуации, что после командировки оказывается, что сотрудник получил намного меньше средств, чем ему было бы выплачено, если бы он отказался от деловой поездки и работал в офисе. В этом случае им может составляться претензия в трудовую инспекцию. Чтобы не возникало конфликтов с сотрудниками, начисляется доплата. Ее размер может быть разным, так как основным условием выступает необходимость выплаты такого количества средств, которое равно среднему заработку гражданина. Особенно это актуально, если используется сдельная оплата труда в командировке. Так как у гражданина практически отсутствуют результаты деятельности, то при стандартном расчете может оказаться, что ему выплачивается слишком маленькая зарплата, поэтому производится доплата до среднего размера дохода. Сами руководители компаний принимают такое решение, так как они не заинтересованы в том, чтобы ухудшалось материальное положение сотрудников, соглашающихся на служебные поездки.
• Оплата выходных дней. Нередко требуется специалисту организации уехать в командировку буквально на несколько дней. В течение этого периода возникает необходимость выполнить много работы. При этом два дня может выпадать на выходные дни. По закону, оплата труда в командировке в выходной день не требуется, но фактически в этот период гражданин не отдыхал, а занимался работой. В этом случае назначается руководителем предприятия двойная оплата труда. Вместо такой оплаты может руководство предложить возможность в будущем оформить отгул.
• Правила расчета зарплаты для совместителей. Нередко специалисты совмещают сразу несколько работ, поэтому трудятся в компании по совместительству. После того как гражданин переводится на основную должность, возникают сложности с расчетом его среднего заработка, если он отправляется в командировку. В этом случае должны учитываться периоды, когда гражданин работал по совместительству. При таких условиях размер выплаты будет достаточно низким, поэтому руководством может назначаться доплата.

За счет вышеуказанных моментов правильный расчет зарплаты для людей, уезжающих в деловые поездки, считается достаточно специфическим и сложным процессом. Во время его реализации бухгалтер должен учитывать положения российского законодательства. Если им совершаются серьезные ошибки, то работник может написать претензию в трудовую инспекцию. В этом случае компания может привлекаться к административной ответственности.

Как возмещаются выходные дни?

Если в командировке сотрудник компании вынужден трудиться даже в выходные дни, то они должны компенсироваться. Для этого может выбираться один из вариантов:

• в будущем предоставляется возможность работнику оформить отгул в любой день;
• оплачивается работа в выходные дни в двойном размере.

Чтобы перечислить двойную оплату, издается руководством компании соответствующий приказ. В нем указывается должность и Ф. И. О. работника, который был направлен в служебную поездку. Приводится страна и регион, где он находился, период командировки и причина поездки.

Для предотвращения двояких ситуаций, рекомендуется вовсе закрепить в фирме внутренний нормативный акт, на основании которого производится правильный расчет зарплаты для работников, которые вынуждены трудиться в выходные дни в период командировки. Это значительно упростит работу бухгалтера.

Какими способами могут перечисляться средства?

Оплата труда может осуществляться двумя разными методами:

• предоставление средств в виде наличных денег, выдающихся работнику перед поездкой в кассе компании;
• перечисление денег на банковскую карту, являющуюся зарплатной.

Если основная зарплата перечисляется на счет в банке, то и оплата командировки обычно осуществляется этим же способом.

Какие используются проводки?

Бухгалтер должен правильно отражать разные операции, связанные с оплатой труда сотрудника в командировке. Для этого используются проводки:

• Д71 К50 – выдача денег под отчет работнику организации для покрытия расходов, понесенных во время командировки;
• Д71 К50 – выплата компенсации сотруднику, если во время поездки он потратил не только полученные средства, но и собственные деньги, поэтому представляет бухгалтеру отчет со всеми своими тратами;
• Д50 К71 – возвращение денежных средств сотрудником, если после рабочей поездки у него остаются лишние деньги.

Работник должен отчитываться перед организацией за все понесенные расходы, для чего им формируется авансовый отчет. К нему прикладываются различные платежные документы, подтверждающие траты. К ним относятся квитанции, чеки или билеты. Если выявляются нецелесообразные затраты, то организация может отказать в выплате компенсации. Нередко в расходной документации имеются счета-фактуры, в которых выделяется НДС. При таких условиях налог может быть принят к вычету.

Заключение

Командировки требуются в разных компаниях, так как только в рабочих поездках могут решаться разные вопросы, заключаться новые контракты или контролироваться работа филиалов. Специалисты компании, отправляемые в командировку, должны получать суточные и правильно рассчитанную оплату труда.

При расчете зарплаты учитывается средний заработок гражданина за год работы. При этом могут возникать сложности, если сотрудник работает в компании небольшое количество времени или был переведен в штат относительно недавно. В этом случае назначается доплата до среднего заработка. Для этого необходимо грамотно составлять бухгалтерские проводки.