Создание отдела продаж: подбор персонала, цели и задачи

Прибыль и развитие – это основные цели каждого предприятия. Для того чтобы удержаться на современном рынке, необходимо прикладывать немало усилий, которые по итогу обязательно должны окупиться. Любое предоставление услуг или реализация товаров – это продажа, от которой зависит общая прибыль. Для того чтобы продажи были на уровне, ими должны заниматься определенные люди, которые смогут делать это правильно, учитывая специфику товара, пожелания клиента и т. п.

Данная статья поможет разобраться в вопросе, как быстро продавать товар или услуги через отдел продаж, какие задачи стоят перед этим подразделением, а также из каких сотрудников оно может состоять. Помимо этого, ниже будет рассказано о том, как правильно создать этот отдел, подобрать нужных сотрудников и организовать их работу для того, чтобы фирма могла иметь постоянный и стабильный доход.

Важность отдела продаж на предприятии

Любое предприятие желает получать достойную прибыль. На сегодняшний день среди предпринимателей, ведущих свою деятельность в рамках отечественного пространства, ходит множество споров на тему правильного продвижения товаров и услуг на рынке. Нередко можно встретить, когда руководитель выстраивает работу организации исключительно в «ручном» режиме, ориентируясь только на интуицию, собственный опыт и случай. Зачастую это приводит к тому, что каждый шаг специалистов по продажам чрезмерно контролируется, а любая инициатива с их стороны не получает одобрения.

Добиться эффективности работы в направлении реализации товаров или услуг возможно лишь тогда, когда прослеживается четкая рабочая система и существует определенный алгоритм действий. При этом структура отдела продаж должна быть формализована, а работники должны понимать, что от их работы зависит как прибыль всего предприятия, так и его заработная плата. Сделать это порой тяжело, так как для правильной реализации этой задачи необходимо иметь некоторые знания.

Создание отдела продаж: основные задачи и цели

Задача любого руководителя – выстроить эффективную работу каждого подразделения таким образом, чтобы они могли выполнять свои функции бесперебойно и без чрезмерного контроля. Такое отношение к построению системы управления позволит директору снять с себя выполнение рутинных обязанностей, а освободившееся время посвятить глобальным проектам, привлечению более крупных клиентов, переговорам и реализации стратегии развития фирмы. Конечно же, каждый руководитель предприятия должен иметь представление о том, как предлагать товар, и уметь его продать, но заниматься этим постоянно он не должен. Для этих целей и существует отдел, через который происходит реализация.

Создание отдела продаж – это шаг к развитию. Работники этого подразделения должны осознанно продвигать, предлагать и продавать.

В целом можно выделить следующие цели и задачи отдела продаж:

1. Поиск и привлечение заказчиков и клиентов. Здесь стоит отметить, что работники должны использовать различные методы и техники привлечения, начиная от работы с «холодными звонками», заканчивая пешими «прогулками» к потенциальным клиентам.
2. Поиск целевой аудитории, которой будет интересен товар или услуга, предлагаемые фирмой.
3. Продажи основной продукции и сопутствующих товаров.

Помимо целей и задач следует подробнее остановиться и на функциях отдела. Из основных функций выделяют такие:

1. Поиск заказчиков.
2. Систематический поиск новых клиентов.
3. Работа с постоянными заказчиками.
4. Продажа основной и сопутствующей продукции.
5. Ведение необходимой документации.
6. Сопровождение сделок.
7. Обработка входящих запросов и информационное сопровождение.

Создание отдела продаж должно основываться на вышеперечисленных задачах, целях и функциях. Постановка задач, находящихся в их рамках, позволит сотрудникам выполнять свою работу осознанно, а понимание системы увеличит доход организации.

Для того чтобы создание отдела продаж имело действительный толк, необходимо подготовить некоторый ряд внутренней документации, а именно:

1. Положение об отделе.
2. Должностные инструкции главного менеджера отдела продаж и рядовых специалистов.

Большая часть компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу, пренебрегают этим правилом. Однако стоит помнить: когда действия работников регламентированы определенными документами, им проще понимать, какие задачи им необходимо выполнять.

Организационная структура подразделения

Определять структуру отдела продаж необходимо заранее, на этапе его создания. Следует помнить, что в разных компаниях такие отделы могут быть больше или меньше по общей численности персонала, однако функции остаются неизменными.

В зависимости от количества общего штата, размера производства и фирмы в целом определяется и то, кто работает в отделе продаж. Должности, как правило, делятся на руководящие и рядовые. К руководящим могут относиться:

• руководитель (начальник) отдела;
• заместитель руководителя;
• главный менеджер.

К рядовым должностям отдела относят:

• менеджеров;
• специалистов;
• помощников (секретарей).

Как уже было сказано ранее, количество сотрудников определяется исходя из объема производства. Таким образом, если продажи в фирме небольшие, на первое время понадобится нанять начальника или менеджера отдела продаж и одного или двух специалистов.

Когда объемы реализуемых товаров или услуг будут увеличиваться, отдел расширяется, в первую очередь нанимается рядовой персонал, который работает с «холодной» и «теплой» базой, а уже после могут привлекаться заместитель начальника, секретарь или главный менеджер. Привлечение последних перечисленных должностей позволит держать работу подразделения в порядке.

Кадровая политика при создании отдела

Кадровая политика – это некоторые нормы, которых придерживается организация при работе со своими сотрудниками, а ее цель заключается в том, чтобы максимально совместить цели фирмы и людей, которые в ней трудятся.

Кадровая политика существует в каждой организации, даже там, где предприятие состоит из двух или трех человек, единственное отличие – это степень ее выраженности. Важность этого вопроса при формировании отдела продаж заключается в выстроении работы при помощи некоторых процессов таким образом, чтобы работники чувствовали на себе ответственность за судьбу фирмы и реализацию товаров, а также понимали общую стратегию фирмы и могли своевременно реагировать на изменения.

При формировании отдела продаж руководитель должен понимать следующее:

1. Стиль руководства полностью отображается на эффективности труда работников. Следует помнить, что продажи – это не всегда легко, поэтому персонал такого подразделения не должен постоянно ощущать на себе «жесткую руку» начальника, но при этом он должен быть заинтересован в своей работе так же, как и сам директор.
2. Материальная составляющая труда является основополагающей при трудоустройстве человеком на любую работу. Часто случается, что сотрудник вносит большой вклад в общее дело, видит прибыль компании, но при этом сам получает заниженную заработную плату. В случае с отделом продаж материальная заинтересованность работника должна быть полностью удовлетворена. Оптимальным решением в вопросе выбора метода оплаты является определение небольшой фиксированной ставки и процента от совершенных продаж. В этом случае специалист по продажам сможет проявить все свои творческие наклонности и найти для себя самый верный и прибыльный путь продаж.
3. Каждый сотрудник нуждается в развитии и продвижении по карьерной лестнице. Периодически следует организовывать семинары под руководством главного директора на тему «Как быстро продавать товар» или просто делиться с сотрудниками своим опытом. Помимо этого, можно направлять персонал на курсы или лекции. Важно помнить, что вклад в свою рабочую силу – это вклад в свой бизнес.
4. Необходимо ввести правильную систему санкций, с которой сотрудники должны быть ознакомлены заранее. Это поможет избежать нарушения дисциплины и «проколов» в работе. Однако в этом вопросе руководитель должен оставаться человеком и стараться применять наказания с точки зрения индивидуального подхода к каждому из работников.

Сформировав определенную кадровую политику внутри фирмы, сотрудники отдела продаж будут понимать, что их труд ценится, а они приходят на свое рабочее место и выполняют задачи абсолютно не зря.

Подбор персонала

При отборе персонала в отдел продаж следует учитывать такие моменты:

1. Образование кандидата.
2. Опыт в продажах.
3. Умение правильно вести деловую переписку, телефонные переговоры.
4. Иметь привлекательную и опрятную внешность.

Как правило, заказчики предпочитают работать с грамотными, вежливыми и приятными людьми. Поэтому образ работника отдела продаж должен соответствовать ожиданиям клиента.

Случается, что среди кандидатов не всегда находятся те, которые бы имели должное образование или опыт в работе. В таком случае руководитель должен понимать, что на подготовку такого специалиста понадобится некоторое время.

Для того чтобы определить, подходит ли человек на вакантную должность в отдел продаж, помимо обычного изучения резюме, анкетирования и тестирования рекомендовано использовать такие методы оценки:

• Интервью, направленное на изучение компетенции. Этот метод включает в себя своеобразную игру, в которой все вопросы соискателю задаются с намерением определить, насколько человек разбирается в работе. Вопросы могут быть такими: «Расскажите, какие техники продаж вы знаете?», «Что такое «холодная база?», «Что вы будете делать, если клиент отказывается покупать?» и т. д. По ответам становится понятно, сможет ли человек проявить себя на должности в отеле продаж. Точность этого метода составляет более 60 %.
• «Ассессмент-центр» или моделирование ситуаций. Здесь целесообразно создать определенные условия соискателю и предложить ему продемонстрировать свои навыки и умения. Моделируемая ситуация не должна быть слишком тяжелой или стрессовой. По поведению человека предоставляется возможность определить его способности и компетентность. Точность метода составляет 70 %.

Целью тщательного подбора персонала в отдел по продажам является формирование слаженной команды, которая четко сможет продвигать и реализовать продукцию. Подобранный персонал должен заранее знать или как минимум иметь представление о том, как научиться продавать любой товар, и помогать руководству в развитии бизнеса. Как правило, отбор сотрудников проводит специалист по кадрам, а если есть такая возможность, то и сам руководитель фирмы.

Разработка системы продаж

При создании отдела важно выстроить определенную систему, благодаря которой будет происходить реализация товаров и услуг. Система поможет достичь трех основных целей:

1. Достижения необходимого уровня сбыта. Для этого важно определить уровень гарантированного сбыта, обозначить план продаж. Этот момент важен для того, чтобы бизнес был рентабельным, имел возможность развиваться.

Основная работа не должна быть зациклена на отдельных сотрудниках, то есть у предприятия не должно быть зависимости от кадров. Каждый сотрудник может заболеть, отправить в отпуск, командировку или уволиться в какой-либо момент по определенным причинам. В этом случае, если этот работник был ключевым, моментально происходит аврал. Поэтому важно добиться такого результата, когда вся нагрузка равномерно распределена по всему персоналу.

2. План по росту сбыта. Помимо гарантированного плана продаж должны быть продуманы и возможности их увеличения. При этом все сотрудники должны быть своевременно осведомлены о таких планах, заранее подготовлены к их выполнению, а также иметь свой интерес.

В случае, если показатели эффективности работы отдела продаж растут, то это говорит о возможности дальнейшего развития. При соблюдении этих правил каждый руководитель сможет укреплять свой бизнес без особых усилий.

CRM-система

При создании отдела продаж стоит уделить внимание вопросу оптимизации работы персонала. В этом отлично поможет такой инструмент, как Customer Relationship Management (система CRM).

Данное программное обеспечение поможет автоматизировать работу персонала по взаимодействию с клиентами. Программа помогает вести учет продаж, составлять отчеты, делать отчеты о работе сотрудников и т. п.

В базе данных хранятся все сделки, и менеджер при общении с клиентом может просматривать историю, что позволяет быстро сориентироваться и понять, что нужно предложить заказчику именно сейчас. Быстрый отклик и понимание помогает клиенту повысить лояльность к фирме, что приводит к увеличению продаж.

Контроль и оптимизация

После того, как отдел был запущен в работу, важно периодически отслеживать его деятельность, корректировать действия персонала, а в случае необходимости прибегать к оптимизации.

Оптимизация включает в себя:

1. Аудит.
2. Доработку необходимых форм отчетности, разработку системы мотивации, анализ качества работы с клиентами, а в случае необходимости - разработку некоторых норм и правил.
3. Внедрение доработок.

После этих трех шагов следует некоторое время отслеживать эффективность работы и определять, что нужно менять, а что дорабатывать.

Совершенствование отдела продаж

Развитие работы отдела является ключевым фактором для достижения высоких показателей продаж. Индикаторами качества работы являются:

1. Входящий поток (новых) клиентов.
2. Средний счет заказа (покупки).
3. Повторяемость продаж.
4. Прибыль.

Используя количественные и качественные показатели и сравнение, можно понять, развивается бизнес или нет, а также насколько эффективно работает отдел продаж.

Заключение

После рассмотрения информации о том, как научиться продавать любой товар при помощи специализированного отдела, важно подчеркнуть, что, делегируя такую важную сферу деятельности фирмы, как продажи, профессионалам, можно приумножить имеющийся доход. Однако крайне важно осознанно выстраивать его работу и следовать правилам, которые были изложены выше.