Разработка должностных инструкций и правила оформления

Должностные инструкции, в соответствии с ОКУД, включены в группу документов, предназначенных для обеспечения организационно-нормативного регулирования работы предприятия. Они являются неотъемлемой частью комплекса организационно-распорядительной документации – системы документов, фиксирующих вопросы по управлению, взаимодействию, регулированию деятельности конкретных сотрудников или отдельных категорий работников. Рассмотрим далее основные правила оформления должностной инструкции в соответствии с ГОСТ.

Понятие

Должностная инструкция является письменным организационно-нормативным документом. В ней четко регламентируются вопросы по взаимодействию, управлению, отчетности, регулирования и обеспечения деятельности конкретного сотрудника организации. В должностных инструкциях устанавливается порядок применения положений отраслевого законодательства и локальных актов.

Назначение

Разработанные в соответствии с правилами, согласованные друг с другом, должностные инструкции позволяют достичь:

1. Рационального разделения труда между сотрудниками.
2. Равномерной загрузки работников.
3. Оптимального распределения поручений (заданий) между сотрудниками с учетом уровня квалификации и сложности работы.
4. Понимания служащими ответственности за совершенные ими действия.

Кроме этого, обеспечивается эффективный и своевременный контроль деятельности служащих.

Наличие должностных инструкций ускоряет обучение работников, принятых в штат и перемещенных на новую должность.

Взаимосвязь с другими документами

Должностная инструкция тесно связана с трудовым договором, а также актами, оформляющими дисциплинарные взыскания. В трудовом договоре могут содержаться отдельные ее положения, и многие наниматели считают, что этого документа достаточно для закрепления возложенных на работника полномочий и обязанностей. В Правилах оформления должностных инструкций, однако, указано, что если в договоре присутствует указание на то, что руководитель может поручать сотруднику не только обязанности, включенные в контракт, но и прочие, закрепленные в иных локальных актах, наличие должностной инструкции обязательно.

Особое значение этот документ имеет при урегулировании споров. В таких случаях при определении степени ответственности работника учитывается, насколько полно и точно он исполнял свои обязанности, закрепленные в должностной инструкции.

Особенности составления

Существуют определенные правила составления и оформления должностной инструкции.

Поскольку этот документ относится к группе локальных актов предприятия, его содержание, структура, стиль изложения должны соответствовать ряду специфических требований. Важнейшими из них являются убедительность и информационная емкость. Достичь ясности содержания можно, используя предельно точные формулировки и отдельных предложений, и текста в целом.

Информационная емкость обеспечивается за счет включения в содержание выражений, состоящих из минимума слов, но несущих максимальную смысловую нагрузку. Убедительность текста зависит, в первую очередь, от последовательности расположения смысловых компонентов, логической обоснованности структуры.

В Правилах разработки должностных инструкций и их оформления рекомендовано использовать в качестве основы положения КСДС (Квалификационного справочника должностей служащих). Их можно адаптировать к условиям работы любой организации или структурного ее подразделения.

Правила оформления должностной инструкции: образец

В настоящее время разработаны так называемые типовые инструкции для отдельных должностей. Они формируются с учетом специфики трудовой деятельности конкретных работников. Однако при этом существует определенный перечень вопросов, который должен быть отражен в документе.

Согласно Правилам оформления должностной инструкции (по ГОСТу 6.30-2003), в ней указываются:

1. Название должности сотрудника, ее место в структуре организации.
2. Статус служащего, порядок назначения на должность и снятия с нее.
3. Уровень квалификации, необходимый для выполнения порученной работы.
4. Требования к работнику (например, наличие специальных знаний).
5. Трудовые функции, поручаемые сотруднику.
6. Вид деятельности (конкретные операции), который будет осуществляться работником.
7. Требования по ОТ (охране труда), выполнение которых обязательно для служащего.
8. Перечень полномочий работника, краткое их описание.
9. Порядок взаимодействия с другими сотрудниками.
10. Меры ответственности, предусмотренные в отношении служащего в случае ненадлежащего исполнения или невыполнения возложенных обязанностей.
11. Порядок изменения и правила оформления новой должностной инструкции.

Образец документа может прилагаться к пакету организационно-распорядительных актов предприятия.

Основные реквизиты

Во исполнение Правил оформления должностной инструкции в ГОСТ Р 6.30-2003 закреплен следующий перечень обязательных реквизитов документа:

1. Название организации. Она выступает в качестве разработчика инструкции.
2. Наименование документа.
3. Дата составления.
4. Регистрационный номер.
5. Место составления.
6. Гриф утверждения.
7. Заголовок.
8. Текст (содержание).
9. Отметка о наличии приложений.
10. Гриф (визы) согласования.
11. Отметка о заверении экземпляра.
12. Указание на исполнителя.
13. Идентификатор электронного экземпляра.

Согласно Правилам оформления должностной инструкции по ГОСТ, в образец типового бланка предприятия, относящегося к ведению субъектов РФ, в которых русский является не единственным официальным языком, наименование указывается на всех официальных языках.

Над полным наименованием разработчика документа должно присутствовать сокращенное (или полное) название вышестоящей организации (структуры управления/власти), если она имеется. Краткое наименование предприятия указывается в инструкции, если оно закреплено в учредительной документации.

Название подразделения (обособленного в т. ч.) указывается, если оно выступает в качестве составителя.

Наименование документа

Код и класс инструкции необязательно указывать в образце. В Правилах оформления должностной инструкции сказано только, что наименование документа должно соответствовать видам, установленным в ОКУД. Документ включен в класс "Организационно-распорядительная документация" (0200000). Код инструкции -0253051.

Название вида документа следует располагать с отступом на 2-3 строки вниз от последних слов в реквизите "Название организации". Для написания используются заглавные буквы в полужирном начертании.

Дата документа

Этот реквизит указывает на календарное число, в которое инструкция была утверждена, подписана и пр. Как правило, при оформлении должностных инструкций проставляется дата их утверждения. Этот реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки вниз от названия вида документа.

Регистрационный номер

Он присваивается, согласно порядку регистрации документации, установленному на предприятии. Следует уточнить, что регистрационный код, кроме порядкового номера, установленного в рамках функциональной подгруппы, может содержать и другие цифровые обозначения. Речь, в частности, об:

• индексе дела (в котором предполагается хранение контрольного экземпляра инструкции) по номенклатуре, принятой на предприятии;
• условном буквенном обозначении названия вида документа;
• информации об исполнителе и пр.

Регистрационный номер дополняется обозначением "№" и указывается в той же строке, что и реквизит "Дата документа" после утверждения.

Место составления документа

Как правило, при оформлении должностной инструкции в реквизите "Наименование организации" упоминается и место ее нахождения. Если соответствующих сведений нет, то отдельно указывается место составления документа. К примеру, из названия "Негосударственное образовательное учреждение Кировский центр творчества" следует, что организация расположена в г. Кирове. Соответственно, отдельно указывать место составления инструкции не нужно.

Согласно Правилам оформления, в должностной инструкции адрес составления (издания) приводится в соответствии с установленной системой административно-территориального деления. Для юрлиц местом оформления будет выступать непосредственный адрес нахождения (по юр. адресу). Названия населенных пунктов при необходимости дополняются общепринятыми сокращениями.

Утверждение документа

Его осуществляет должностное лицо, обладающее соответствующими полномочиями. Как правило, разработка должностных инструкций и их оформление возлагаются на начальника кадровой службы или юридического отдела. Утверждение же осуществляется руководителем организации. Обычно на документе указывается слово "Утверждаю" (без кавычек, прописными буквами), после него – название должности уполномоченного лица, подпись и ее расшифровка (фамилия, инициалы), а также дата утверждения. Этот реквизит размещают в верхней части документа справа на титульном листе.

Текст

В соответствии с Правилами оформления должностной инструкции, содержание документа излагается на русском языке и на официальных языках, принятых в тех или иных регионах страны.

Изложение осуществляется в форме связного текста, содержащего логически и грамматически согласованные сведения о полномочиях, ответственности, взаимоотношениях сотрудника (или категории служащих).

Если в текс предполагается включить таблицы, необходимо:

1. Указать в графах и строках заголовки, выраженные существительными в именительном падеже.
2. Согласовывать подзаголовки строк и граф с заголовками.

Ключевыми элементами структуры текста инструкции выступают разделы. У них должна быть нумерация римскими цифрами и наименования. Отображать названия можно прописными буквами. Точки в конце наименований не проставляются.

Если в составе разделов присутствуют пункты и подпункты, то они названий не имеют, а обозначаются арабскими цифрами.

Если инструкция разрабатывается на основании документов иных организаций (структур власти) либо уже изданных актов (например, типовой инструкции), в тексте должно присутствовать указание на это.

Содержание документа начинают излагать с отступом на 1-2 строки вниз от заголовка. Текст выравнивают по ширине.

Страницы нумеруются арабскими цифрами.

Указание на наличие приложений

Оно используется в 2-х случаях.

Первый случай, когда должностная инструкция является основным документом и имеет приложение (одно или несколько). При упоминании его в тексте, отметку о его наличии оформляют с отступом в 1-2 строки от последних слов текста. Выглядит упоминание может так: "Приложение: на 2 л. в 3 экз."

Если приложение в тексте не упоминается, отметку оформляют так: "Приложение: график осмотра объекта на 2 л. в 2 экз."

Если у приложения тоже есть приложение, оформление будет таким: "Приложение: график осмотра объекта и приложение к нему, всего на 3 л."

Второй случай, когда должностная инструкция сама является дополнением к другому документу, к примеру, к приказу, на основании которого она утверждается или вводится в действие. В такой ситуации соответствующую отметку располагают в верхней части титульного листа справа. В ней должно содержаться слово "Приложение", знак "№" с арабской цифрой (проставляется через пробел), указывающей на порядковый номер, название вида документа, к которому инструкция прилагается, его дата и регистрационный код. Можно использовать прописные буквы ("ПРИЛОЖЕНИЕ"), разместить слова по центру.

Подпись

Ее ставит уполномоченное должностное лицо. В состав этого реквизита входит не только собственноручная роспись служащего, но и:

1. Название должности.
2. Расшифровка подписи. Здесь указывается фамилия и инициалы.

Гриф согласования

Этот реквизит проставляется, если необходимо согласие заинтересованных лиц, не являющихся авторами инструкции. Согласование – результат оценки обоснованности содержания документа, его соответствия нормам права, управленческим решениям и пр.

В реквизите должно присутствовать слово "Согласовано" (прописными буквами без кавычек), название должности служащего, с которым это согласование осуществляется, наименование организации, от имени которой действует лицо, его подпись и дата. Если у заинтересованных лиц возникли возражения по содержанию документа, гриф согласования не подписывают. Визирование осуществляется после устранения недочетов и неясностей.

Реквизит следует располагать с отступом на 1-2 строки от реквизита "Подпись". В некоторых случаях допускается его оформление на отдельном листе. К примеру, предприятию необходимо в одно время согласовать большое количество однотипных документов. В таких ситуациях оформляется "Лист согласования". На проекте инструкции перед реквизитом "Подпись" разработчик должен сделать отметку "Лист согласования прилагается".

Правила оформления должностной инструкции в Беларуси

Выше были рассмотрен общий порядок составления документа в России. Действующие в РБ правила оформления должностных инструкций лишь немногим отличаются от российского стандарта. Вместе с тем в отличие от РФ, в Беларуси отсутствует нормативный акт, закрепляющий их. В этой связи каждому предприятию приходится решать этот вопрос самостоятельно. Однако при этом организации должны учитывать требования, закрепленные в Инструкции по делопроизводству, утв. постановлением Минюста РБ в 2009 г. Кроме этого, предприятия должны соблюсти форму документа, включенную в УСОРД (Унифицированную систему организационно-распорядительной документации).

При оформлении должностных инструкций также используются:

1. Единый квалификационный справочник должностей.
2. Госстандарт РБ 6.38-2004.

Заключение

Разработка должностных инструкций может возлагаться на начальников кадровых служб или руководителей подразделений. Выбор зависит от сложности структуры и размера предприятия. Как правило, подготовка инструкций осуществляется при:

1. Создании нового предприятия или его подразделения.
2. Введении в штат новой должности. Такая ситуация может возникнуть, к примеру, при вступлении в силу изменений в штатном расписании.
3. Изменении трудовой функции, возложенной на работника, либо других условий трудового договора. К примеру, это может быть увеличение объема полномочий в связи с расширением производства.

В настоящее время издано достаточно много рекомендаций и пояснений к правилам составления и порядку оформления должностных инструкций. Очень детальное описание, например, можно найти в справочнике Ю. М. Михайлова. Кратко технологию разработки инструкции можно разделить на следующие этапы:

1. Разработка проекта инструкции в соответствии с требованиями работодателя и КСДС.
2. Согласование предварительного варианта документа с начальниками подразделений, с которыми работник будет взаимодействовать.
3. Корректировка и оформление окончательной редакции инструкции.
4. Утверждение документа руководителем организации, регистрация в системе.
5. Передача инструкций работникам, с которыми будет взаимодействовать сотрудник, должность которого описана в документе.
6. Ознакомление с содержанием служащего, приступающего к трудовой деятельности по данной инструкции.

Если осуществляется разработка или изменение документа для сотрудника, уже находящегося на соответствующей должности, эти действия должны согласовываться с ним в обязательном порядке. Если служащий возражает, то работодателю необходимо руководствоваться положениями ТК, закрепляющими порядок изменения существенных условий договора.