Реквизит – это что? Неотъемлемый элемент документа. Если задать кому-то такой вопрос, вряд ли он добавит что-то еще, не вникая в подробности.
Законодательство
Реквизит – это информационный элемент документа согласно ГОСТу делопроизводства и архивного дела. Определение затрагивает бумаги, имеющие официальный статус. Прежде всего, речь идет о документах, изданных государственными органами.
Требования содержатся в нормативных актах разного уровня, начиная от федеральных законов и заканчивая внутренними регламентами организаций.
В системе органов принимается регламент, которым организуется документооборот. Например, принята инструкция по работе с документами в судах. Отдельно приняты акты по районным, краевым и приравненным к ним судам, существует инструкция по работе с документами в Верховном Суде.
И так в каждой организации или системе органов (прокуратуре, министерствах и ведомствах).
Региональные власти опираются на федеральные образцы, нередко разрабатываются рекомендации, которые затем применяют региональные органы, притом что они не находятся в прямом подчинении.
Какие элементы предусмотрены
Реквизит документа - это графические и текстовые элементы. В первую группу входят знаки и изображения, которые должны присутствовать согласно закону или иному нормативному акту.
На бумагах, издаваемых органами власти, присутствуют гербы, изображения. Вторая группа – это надписи буквенного или цифрового характера. Название организации, издавшей документ, или сведения о должностном лице, его фамилия и инициалы.
Все элементы, так или иначе, помогают идентифицировать документ, его принадлежность и несут в себе дополнительную информацию.
Значимость элементов
Законодательство предусматривает две группы реквизитов, составляющих официальные документы:
- обязательные;
- дополнительные элементы.
Обязательные элементы
В них включаются реквизиты, без которых возникают сомнения в законности документа или его действительности. Например, нет печати или подписи должностного лица, или они есть, но повреждены.
В ГОСТе перечисляются все элементы и затем даются пояснения, какие из них обязательные, какие факультативные. Предусмотрены особенности бланков.
В любом случае обязательные реквизиты – это:
- название организации;
- сведения о должностном лице (фамилия, инициалы);
- название документа;
- номер документа;
- дата его принятия или (и) издания;
- печати и подписи.
Набор дополняется в зависимости от обстоятельств или положений законодательства.
Дополнительные элементы
Их источниками служат ведомственные акты. Например, министерства или ведомства согласовывают, каким образом оформлять акты, затрагивающие их совместное поле деятельности.
В качестве дополнительного элемента, в частности, применяется гриф утверждения документа. Часто на бланках заранее проставляется надпись «утверждаю» и оставляется место, где ставится подпись.
Предлагается, чтобы свои подписи ставили другие должностные лица. Так подтверждается, что документ прошел через целый ряд чиновников, к сожалению, подобный подход ничего не дает, кроме дополнительной нагрузки.
Практическая реализация
Присутствие элементов определяется авторством. Даже в одной организации, например районном суде, каждый судья имеет свой взгляд на то, как оформить постановление. Приходится даже советоваться с коллегами. Какие бы попытки унификации ни предпринимались, всегда остается местная специфика.
В практике известны случаи, когда нарушения формальностей в части оформления служат причиной отмены принятого решения вышестоящей инстанцией или в суде. Поэтому стоит изучить практику применения законодательства в конкретной местности.
Таким образом, реквизиты – это неотъемлемая часть официальных документов, без них последние утрачивают значимость.
