Внесение записей о награждении в трудовую книжку: образцы и правила

Трудовая книжка должна иметься у каждого официального работающего человека. В нее включаются сведения обо всех местах работы гражданина. Приводятся данные о дате приема или увольнения из какой-либо компании. Дополнительно обязательно включаются сведения о разных наградах, получаемых гражданином на месте работы за различные достижения. Информация вносится работниками кадровой службы. Чтобы не допустить ошибку, они должны пользоваться образцами записей в трудовую книжку о награждении. Сам работник фирмы может проследить, чтобы в его личный документ была вынесена нужная информация. Благодаря таким записям в будущем можно рассчитывать на получение высокооплачиваемой должности в другой компании.

Законодательное регулирование

У каждого человека должна иметься для работы трудовая книжка. Сведения о награждениях, приемах на работу, увольнениях или переводах должны вноситься в этот документ исключительно при учете многочисленных требований законодательства. Для этого сотрудник кадровой службы, занимающийся данным процессом, должен учитывать положения следующих нормативных актов:

• ст. 66 и ст. 191 ТК;
• Постановление Правительства №225, содержащее сведения о правилах ведения и хранения данной документации;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая введена Постановлением Минтруда №69.

Если каким-либо образом сведения о наградах будут внесены в документ некорректно, то они легко признаются недействительными.

Какие вписываются награды?

Каждый работник любой фирмы должен знать, какие награждения вносятся в трудовую книжку. Включается информация о разных трудовых заслугах работника, поэтому обязательно указываются следующие данные:

• выдача гражданину какой-либо государственной награды;
• предоставление награды от имени фирмы, где работает гражданин, причем обычно для этого выдаются почетные грамоты, выносится благодарность или присуждается какое-либо специфическое звание, а также могут выдаваться дипломы или значки;
• иные виды наград, которые устанавливаются на основании правил внутреннего распорядка, поэтому сведения о таких награждениях обязательно должны включаться в коллективный договор и закрепляться внутренним нормативным актом фирмы.

Не включаются сведения о разных премиях или разных финансовых поощрениях. Награда должна выдаваться только по результатам работы, когда работник перевыполняет план или приносит другие преимущества фирме.

Наиболее значимыми для любого сотрудника являются ведомственные награды. При внесении награждения в трудовую книжку можно в будущем рассчитывать на более значимые звания или оформление статуса ветерана труда. Если человек желает получить от какого-либо Министерства почетную грамоту, то предварительно ему должна выноситься благодарность.

Когда вносится информация?

Сведения о награждениях в трудовую книжку вносятся только на основании специального официального документа. Он может быть представлен письмом или приказом. К правилам заполнения трудовой книжки относится:

• запись делается ответственным лицом, являющимся работником отдела кадров;
• для этого на руках у этого специалиста должен иметься документ, содержащий сведения о предоставлении награды работнику предприятия;
• обычно сведения включаются в трудовую книжку уже после того, как сотрудник получит на руки грамоту или какой-либо значок;
• в разных нормативных актах не указывается точный срок, в течение которого должны вноситься записи в книжку.

Стандартно данные включаются в документ в течение одной недели после предоставления награды сотруднику предприятия. Не следует затягивать с этим процессом, так как иначе сотрудник отдела кадров может просто забыть о своих обязанностях. В будущем это может стать причиной начала судебного разбирательства между работником и работодателем.

Основания

Сведения о награждениях в трудовую книжку включаются при наличии веских оснований. Для этого должны иметься официальные документы. К ним относится:

• ходатайство, на основании которого выдвигается кандидат;
• наградной лист, правильно заполненный должностным лицом, обладающим нужными полномочиями;
• приказ руководителя фирмы;
• письмо, полученное от вышестоящего органа.

Как только нужная документация будет получена работником кадровой службы, он вносит соответствующие сведения в личную документацию сотрудника, получившего награду.

Правила заполнения

Если сотрудник отдела кадров не знает о том, как указывать информацию в документации, то желательно воспользоваться образцами записей в трудовую книжку о награждении. Процедура заполнения документа считается простой. Для этого выполняются следующие действия:

• в первой графе приводится порядковый номер записи о поощрении работника;
• вторая графа предназначается для указания даты внесения сведений о награде;
• в третьей графе приводятся достижения специалиста, за которые он получает поощрение, а также указывается, кто именно выдал награду;
• четвертая графа содержит наименование и реквизиты документа, на основании которого было выдано награждение.

На самом деле любой сотрудник отдела кадров может разобраться в том, как заполнять награждения в трудовой книжке. В маленьких компаниях данная процедура выполняется непосредственным директором. Образец сведений о награждении в трудовой книжке можно изучить ниже.

Правила процедуры

Если вносятся данные о награждении в трудовую книжку, то ответственное лицо должно разбираться в правилах данного процесса. К ним относится:

• если выдается награда непосредственным руководителем компании, в которой трудится гражданин, то приводится в третьей графе наименование предприятия;
• если ответственное лицо совершает какие-либо ошибки, то недостоверная информация зачеркивается, а также такое исправление удостоверяется подписью руководителя;
• если работник, которому принадлежит документ, выявит, что в нем содержатся неверные данные, то он может потребовать от руководителя фирмы исправления конкретных сведений.

Образец записи в трудовую книжку о награждении можно изучить ниже.

Зачем нужно указывать сведения в документе?

Информация о награждениях по закону должна приводиться в трудовой книжке. Для каждого работника это может принести определенные преимущества. Сюда относится возможность продвинуться по карьерной лестнице или в будущем найти хорошую и высокооплачиваемую работу.

Дополнительно наличие таких записей выступает в качестве признания заслуг человека во время реализации трудовой деятельности. Поэтому сотрудники обычно тщательно следят за тем, чтобы руководители компаний ответственно относились к своим обязанностям по заполнению книжки.

Что делать, если отсутствует место?

Заполнение трудовой книжки о награждениях является простым процессом. Но иногда специалисты кадровой службы сталкиваются с тем, что в документе просто отсутствует свободное место для внесения обязательной информации.

При таких условиях не разрешается приклеивать дополнительные листы или включать сведения о награде в строках, предназначенных для указания места работы. Поэтому заводится специальный вкладыш.

Указываются ли сведения о почетных грамотах?

Любой работник желает, чтобы его усилия были замечены работодателем, поэтому для него получение даже стандартной грамоты считается прекрасным способом поощрения. Но при этом возникает вопрос, заносился ли награждение грамотой в трудовую книжку. Почетная грамота представлена значимой наградой, поэтому в большинстве случаев она фиксируется в личной документации сотрудника.

Но при решении данного вопроса учитываются некоторые определяющие факторы. Перед заполнением трудовой книжки обязательно должен издаваться приказ руководителем. Именно на основании этого распоряжении вносятся в личную документацию работника какие-либо значимые сведения. Если грамота выдается без издания руководителем приказа, то сведения о таком документе не приводятся в трудовой книжке сотрудника.

Для многих работодателей почетная грамота не является значимой наградой, поэтому они не издают официального распоряжения. Поэтому для многих сотрудников и владельцев компаний данный вопрос является актуальным и спорным. Если работник желает, чтобы его трудовая книжка содержала данные о полученной грамоте, то ему придется самостоятельно обращаться к своему директору с просьбой издать официальный приказ.

Ответственность работодателя

Заполнение личной документации каждого работника считается специфическим и значимым процессом. Поэтому директор любой фирмы должен заботиться о правильном выполнении данного процесса. В ином случае он будет привлечен к административной ответственности. Наказание назначается в следующих ситуациях:

• сведения в трудовой книжке являются недостоверными;
• в установленные сроки работодатель не внес нужные данные в документацию, хоты был издан приказ;
• вносится информация без официального распоряжения;
• запись сделана некорректно.

Если нарушаются правила ведения трудовых книжек, то к ответственному лицу применяются следующие виды наказаний:

• штраф в размере зарплаты специалиста за период от 1 до 2 месяцев;
• исправительные работы на срок до одного года;
• арест на срок до 3 месяцев.

Если вовсе нарушается порядок обращения с трудовыми книжками, то наказание назначается на основании ст. 5.27 КоАП. Организация в этом случае уплачивает штраф от 50 до 70 тыс. руб., а должностные лица уплачивают штраф от 10 до 20 тыс. руб., который может заменяться дисквалификацией на три года.

Именно поэтому назначенное ответственное лицо должно хорошо изучить образцы записей в трудовую книжку о награждении, чтобы не допустить существенные ошибки.

Последствия повторного нарушения

Если специалисты трудовой инспекции выявляют повторные нарушения со стороны руководителя фирмы, то они применяют к нарушителю более строгое наказание. На основании 2 и 3 ч. ст. 5.27 КоАП назначается для фирм штраф от 100 до 200 тыс. руб., а ИП уплачивают от 30 до 40 тыс. руб. Должностные лица дисквалифицируются на срок от 1 до 3 лет.

Поэтому даже неправильное заполнение трудовой книжки может стать причиной применения к фирме или частному предпринимателю жестких мер наказания. Это обусловлено тем, что данный документ является личной документацией сотрудника. На основании сведений, имеющихся в трудовой книжке, человек может рассчитать свою пенсию или оформить звание ветерана труда.

Если работник фирмы выясняет, что работодатель неправильно вносит сведения в его трудовую книжку, то он может написать заявление в трудовую инспекцию. При необходимости вовсе подается исковое заявление в суд для взыскания моральной компенсации.

Заключение

Трудовые книжки являются личными документами сотрудников. В них обязательно вносятся сведения о наградах. В качестве основания для создания любой записи выступают официальные документы, представленные постановлениями или приказами.

Если работодатель неправильно вносит данные в этот документ, то он привлекается к ответственности. Работник может обратиться за помощью в трудовую инспекцию или суд.